Jeśli pracownik wypoczywa, pracodawca wypłaca mu tzw. wynagrodzenie urlopowe. Kodeks pracy gwarantuje zatrudnionym, że ma być ono takie, jakie otrzymaliby, gdyby w tym czasie pracowali. Nawet jeśli pracownik nie wykorzysta w naturze urlopu wypoczynkowego w całości lub w części, bo firma rozwiązała z nim umowę albo stosunek pracy wygasł, pieniądze nie przepadają. Zatrudniający reguluje tzw. ekwiwalent za niewykorzystany urlop. To generalna zasada kodeksowa. Pracodawca nie może więc legalnie wypłacić ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, jeśli strony nie rozstają się, a pracownicy nie mogą się go domagać.

Czym jest ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Jest to jednorazowe świadczenie finansowe, które pracodawca reguluje w ostatnim dniu zatrudnienia. Tak stanowi art. 171 kodeksu pracy. Ekwiwalent za urlop jest tak samo chroniony jak wynagrodzenie za pracę. Dlatego można z niego potrącić dopuszczalne kwoty tylko według zasad i w granicach, które przewiduje kodeks pracy.

Zasady obliczania i wypłacania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz.14 ze zm., dalej rozporządzenie urlopowe).

Oznacza to, że stosuje się reguły jak przy wynagrodzeniu za urlop, ale uwzględnia się modyfikacje, które wynikają z § 15-19 rozporządzenia urlopowego. Podstawą obliczenia ekwiwalentu są:

  • składniki wynagrodzenia określone w stałej stawce miesięcznej w wysokości należnej w miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do tego ekwiwalentu,
  • wynagrodzenie zmienne wypłacone pracownikowi w ciągu trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (dotyczy to składników przysługujących za okresy nie dłuższe niż miesiąc),
  • wynagrodzenie zmienne wypłacone w ciągu 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (chodzi o składniki, które przysługują za okresy dłuższe niż miesiąc).

Co to jest współczynnik ekwiwalentu?

Aby ustalić ekwiwalent pieniężny, który przysługuje pracownikowi za jeden dzień wypoczynku, stosuje się tzw. współczynnik urlopowy.

W 2019 r. jest to 20,92 dla osoby zatrudnionej w pełnym wymiarze czasu pracy (na cały etat).

Jak wyliczyć współczynnik urlopowy?

Współczynnik urlopowy (zwany także współczynnikiem ekwiwalentu) ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym. Jeśli więc pracownik odchodzi z firmy w 2019 r., odnosi się on zarówno do niewykorzystanego urlopu za ten rok, jak i za niewykorzystany urlop z minionych lat, np. 2016-2018. Nie trzeba go więc inaczej wyznaczać dla tych zaległości, przyjmuje się wówczas jedną wartość dla wszystkich urlopów.

Przy wyliczeniu współczynnika ekwiwalentu uwzględnia się cztery wartości:

  • liczbę dni roku kalendarzowego,
  • dni świąteczne,
  • dni wolne od pracy z racji pięciodniowego tygodnia pracy (na ogół są to soboty) oraz
  • niedziele w całym roku.

Trzeba także przeprowadzić trzy działania matematyczne.

Najpierw sumuje się dni wolne, niedziele i święta (w 2019 r. jest ich 114), potem ten wynik odejmuje się od dni roku kalendarzowego (365), a następnie otrzymany rezultat (251) dzieli się przez 12.

W 2019 r. chodzi o:

  • 52 niedziele,
  • 52 dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
  • 10 świąt przypadających w inne dni niż niedziele.

Stąd współczynnik urlopowy w 2019 r. oblicza się tak:

[365 dni – (52 niedziele + 10 dni świątecznych wypadających w inne dni niż niedziela + 52 dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy)] : 12 = 20,92.

Ile razy policzyć świąteczną niedzielę?

Przy wyliczeniu tego współczynnika pojawia się jednak wątpliwość, ile razy uwzględniać w nim świąteczne niedziele: dwa razy – oddzielnie jako święto i niedzielę, czy tylko raz. W 2019 r. takie uroczystości pokryły się w 3 niedziele (6 stycznia – Święto Trzech Króli, 21 kwietnia – pierwszy dzień Wielkanocy, 9 czerwca – Zielone Świątki).

Wątpliwości tej nie wyjaśnia żaden przepis. Gdyby jednak każdą niedzielę świąteczną uwzględnić podwójnie - jako niedzielę i święto, obniży to współczynnik.

Współczynnik ekwiwalentu w latach 2010–2019

Rok/Lata

Wartość współczynnika

2019; do 7 listopada 2018;

2013

20,92

od 8 listopada 2018;

2014 i 2017

20,83

2016, 2015, 2012, 2011

21

2010

21,08


Jak obliczyć ekwiwalent za urlop?

Skoro pracodawca zna już wszystkie reguły, może obliczyć, jak pracownikowi powinien zrekompensować to, że nie miał urlopu wypoczynkowego w naturze. Robi to w 4 działaniach (krokach).

Krok 1
Ustala wynagrodzenie miesięczne, od którego nalicza ekwiwalent.

Krok 2
Ustala ekwiwalent za jeden dzień urlopu, a sumę miesięcznych wynagrodzeń dzieli przez tzw. współczynnik ekwiwalentowy (czyli 20,92 w 2019 r.).

Krok 3
Ustala ekwiwalent za godzinę urlopu. Wynik z kroku drugiego dzieli przez liczbę, która odpowiada dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika. Jeśli np. pracuje on osiem godzin dziennie, to przez tyle dzieli. Standardowo jest to 8 godzin, ale w niektórych grupach zawodowych, np. w służbie zdrowia lub u pracowników niepełnosprawnych jest to niższa norma.

Krok 4
Ustala ostateczną kwotę do zapłaty za brak urlopu w naturze.
Ekwiwalent za jedną godzinę urlopu mnoży przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika wypoczynku.

Przykład 1
Pracownikowi zatrudnionemu na cały etat umowa o pracę rozwiąże się 31 grudnia 2019 r. Nie wykorzysta 7 dni bieżącego urlopu oraz ma urlopy zaległe za minione lata:

  • z 2018 r. - 13 dni,
  • z 2017 r. - 3 dni.


Do rozliczenia będą zatem 23 dni urlopowe, co stanowi 184 godziny (23 x 8 h).

Pracownik otrzymuje:

  • pensję zasadniczą: 3000 zł, 
  • dodatek funkcyjny: 200 zł,
  • prowizję, która w trzech miesiącach przed ustaniem pracy wynosiła:


  • grudzień 2019 r. - 500 zł, 
  • listopad 2019 r. - 150 zł,
  • październik 2019 r. - 450 zł.

Krok 1

Wynagrodzenie miesięczne, które służy do ustalenia ekwiwalentu, wyniesie:

3000 zł + 200 zł + [(500 zł + 150 zł + 450 zł) : 3] = 3200 zł + 366,67 zł = 3566,67 zł

Krok 2

3566,67 zł : 20,92 (współczynnik ekwiwalentowy) = 170,49 zł

Krok 3

170,49 zł : 8 (norma dobowa pracy) = 21,31 zł

Krok 4

21,31 zł x 184 (godziny niewykorzystanego urlopu) = 3921,04 zł

Tyle pracodawca będzie musiał wypłacić 31 grudnia 2019 r. ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy dla niepełnoetatowców

Jeśli pracownik pracuje na część etatu, współczynnik ekwiwalentowy obniża się proporcjonalnie do wymiaru zaangażowania tej osoby (patrz tabelka powyżej).

Taki sposób obliczenia określa § 19 ust. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.).

Przykład 2

Firma zatrudnia pracownika za 3/4 etatu. Zarabia 1700 zł pensji zasadniczej i 20 proc. premii miesięcznej (340 zł). Jego umowa na czas określony rozwiąże się z końcem grudnia 2019 r. i przysługuje mu ekwiwalent za 20 godzin niewybranego urlopu wypoczynkowego.

U zatrudnionego na 3/4 etatu współczynnik ekwiwalentowy w 2019 r. wynosi 15,69 (20,92 x 3/4). Jak obliczyć jego ekwiwalent?

Krok 1

Składniki w stałej stawce uwzględnia się z miesiąca ustania zatrudnienia.

1700 zł + 340 zł = 2040 zł

Krok 2

Średnią miesięczną pensję dzieli się przez współczynnik dla 3/4 etatu (15,69).

2040 zł : 15,69 = 130,02 zł

Krok 3

Wartość dzienną ekwiwalentu dzieli się przez osiem godzin.

130,02 zł : 8 godzin = 16,25 zł

Krok 4

Stawkę dzienną ekwiwalentu mnoży się przez 20 godzin niewykorzystanego urlopu.

16,25 zł x 20 = 325 zł.

Współczynnik ekwiwalentowy za urlop w 2019 r. dla niepełnoetatowców

Wielkość etatu

Współczynnik ekwiwalentowy

Obliczenia

3/4 

15,69

20,92 x 3/4

2/3

13,95

20,92 x 2/3

3/5

12,55

20,92 x 3/5

½

10,46

20,92 x 1/2

1/3

6,97

20,92 x 1/3

¼

5,23

20,92 x 1/4

1/5

4,18

20,92 x 1/5


Jak zapisać dni urlopu w świadectwie pracy?

W świadectwie pracy pracodawca zamieszcza informację o liczbie dni i godzin urlopu wypoczynkowego, który pracownik wykorzystał w tym roku kalendarzowym, kiedy ustał stosunek pracy. Dzięki temu kolejny szef wie, jak długo pracownik już wypoczywał.
Nie podaje się tam jednak, że za część dni firma wypłaciła ekwiwalent pieniężny. We wzorze świadectwa pracy nie ma takiego punktu. Dlatego ujawnia się tylko liczbę dni i godzin urlopu i nie rozbija się go na ten wykorzystany w naturze i rozliczony finansowo.

Do czego jeszcze służy ekwiwalent?

Jest on także istotny przy obliczaniu innych świadczeń, gdy wynika tak z przepisów szczególnych.
Zgodnie z § 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2017 r., poz. 927) zasady przewidziane dla obliczania ekwiwalentu stosuje się do ustalania wynagrodzenia za:

  • czas pozostawania bez pracy, przysługującego pracownikowi przywróconemu do pracy (art. 47 i 57 § 1 i § 2 k.p.),
  • czas do rozwiązania umowy o pracę, jeżeli zastosowano okres wypowiedzenia krótszy od wymaganego (art. 49 k.p.),
  • okres wypowiedzenia lub za okres równy okresowi wypowiedzenia, przysługującego pracownikowi odwołanemu ze stanowiska (art. 70 § 2 i art. 72 § 2 k.p.).



5
/ 5
(liczba głosów: 
4
)
Twoja ocena

Nasi Partnerzy

logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo

Ta strona używa ciasteczek (cookies), dzięki którym nasz serwis może działać lepiej. Więcej informacji znajdziesz w naszej Polityce cookies

Ok, rozumiem.