Na czym polega inwentaryzacja?
Inwentaryzacja polega na sporządzeniu spisu składników majątkowych przedsiębiorstwa oraz wyjaśnieniu różnic między stanem faktycznym, a stanem wynikającym z ewidencji księgowej. Powinna zostać przeprowadzona w ostatnim dniu każdego roku obrotowego, jeszcze przed sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego. Obowiązek taki nakłada na firmy ustawa o rachunkowości.
Metody inwentaryzacji
Ustawa o rachunkowości wyróżnia trzy rodzaje inwentaryzacji:
- spis z natury, który obejmuje: aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papiery wartościowe w postaci materialnej, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe, nieruchomości zaliczone do inwestycji, maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie,
- rozliczanie sald z kontrahentami, które obejmuje: aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielone pożyczki oraz powierzone kontrahentom własne składniki aktywów,
- porównanie ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja wartości tych składników. Obejmuje: środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty oraz prawa zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożone, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywa i pasywa niewymienione w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.
Cel przeprowadzania inwentaryzacji
Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie stanu faktycznego aktywów i pasywów przedsiębiorstwa i porównanie ich ze stanem ewidencyjnym. Różnice te mogą wynikać m.in. ze zmiany naturalnych cech przedmiotów (np. przeterminowanie towaru) oraz błędów i ewentualnych nadużyć popełnionych przez pracowników (np. omyłki w księgowaniu lub wydawaniu towaru, kradzieże). Podczas inwentaryzacji:
- uzgadnia się zapisy księgowe ze stanem rzeczywistym,
- rozlicza się pracowników materialnie za powierzony majątek oraz
- ocenia przydatność składników majątku.
W toku tych czynności można m.in. ustalić nieprawidłowości w gospodarowaniu składnikami majątku, które pomogą w przyszłości zapobiegać ewentualnym stratom.
Etapy inwentaryzacji
Inwentaryzacja składa się z kilku etapów. Na początku przedsiębiorstwo ustala stan rzeczywisty majątku według stanu na określony dzień. Następnie wyjaśnia się różnice między stanem rzeczywistym, a tym wynikającym z ewidencji księgowej. W kolejnym kroku przedsiębiorstwo porządkuje ewidencję towarów i rozlicza osoby odpowiedzialne za aktywa.
Zasady inwentaryzacji
Ustawa o rachunkowości nie opisuje szczegółowo zasad i sposobu przeprowadzania inwentaryzacji. Literatura fachowa wyróżnia jednak kilka zasad, którymi powinno kierować się przedsiębiorstwo dokonujące inwentaryzacji. Przede wszystkim jest to zasada terminowości i częstotliwości, która mówi, że inwentaryzacja powinna być przeprowadzana w terminach wymaganych ustawą o rachunkowości. Wymienia się także zasadę podwójnej kontroli, zgodnie z którą każda pozycja przed wpisaniem jej do arkusza inwentaryzacyjnego powinna być dwukrotnie sprawdzana. Inwentaryzacja powinna być też przeprowadzana zgodnie z zasadą „zamkniętych drzwi”, czyli w czasie gdy przedsiębiorstwo nie obsługuje klientów i kontrahentów.
Inwentaryzację można przeprowadzać ręcznie lub za pomocą narzędzi informatycznych. W tym celu wykorzystuje się m.in. odczyt za pomocą kodów kreskowych oraz oprogramowanie współpracujące z bazami danych.
