Raz do roku przedsiębiorcy prowadzący księgi handlowe powinni dokonać inwentaryzacji. Polega ona na sporządzeniu spisu składników majątkowych i wyjaśnieniu różnic między stanem faktycznym, a tym wynikającym z ewidencji księgowej. W toku inwentaryzacji wyjaśnia się błędy i rozlicza osoby odpowiadające za firmowe mienie.

Na czym polega inwentaryzacja?

Inwentaryzacja polega na sporządzeniu spisu składników majątkowych przedsiębiorstwa oraz wyjaśnieniu różnic między stanem faktycznym, a stanem wynikającym z ewidencji księgowej. Powinna zostać przeprowadzona w ostatnim dniu każdego roku obrotowego, jeszcze przed sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego. Obowiązek taki nakłada na firmy ustawa o rachunkowości.

Metody inwentaryzacji

Ustawa o rachunkowości wyróżnia trzy rodzaje inwentaryzacji:

  • spis z natury, który obejmuje: aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papiery wartościowe w postaci materialnej, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe, nieruchomości zaliczone do inwestycji, maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie,
  • rozliczanie sald z kontrahentami, które obejmuje: aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielone pożyczki oraz powierzone kontrahentom własne składniki aktywów,
  • porównanie ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja wartości tych składników. Obejmuje: środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty oraz prawa zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożone, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywa i pasywa niewymienione w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.

Cel przeprowadzania inwentaryzacji

Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie stanu faktycznego aktywów i pasywów przedsiębiorstwa i porównanie ich ze stanem ewidencyjnym. Różnice te mogą wynikać m.in. ze zmiany naturalnych cech przedmiotów (np. przeterminowanie towaru) oraz błędów i ewentualnych nadużyć popełnionych przez pracowników (np. omyłki w księgowaniu lub wydawaniu towaru, kradzieże). Podczas inwentaryzacji:

  • uzgadnia się zapisy księgowe ze stanem rzeczywistym,
  • rozlicza się pracowników materialnie za powierzony majątek oraz
  • ocenia przydatność składników majątku.

W toku tych czynności można m.in. ustalić nieprawidłowości w gospodarowaniu składnikami majątku, które pomogą w przyszłości zapobiegać ewentualnym stratom.

Etapy inwentaryzacji

Inwentaryzacja składa się z kilku etapów. Na początku przedsiębiorstwo ustala stan rzeczywisty majątku według stanu na określony dzień. Następnie wyjaśnia się różnice między stanem rzeczywistym, a tym wynikającym z ewidencji księgowej. W kolejnym kroku przedsiębiorstwo porządkuje ewidencję towarów i rozlicza osoby odpowiedzialne za aktywa.

Zasady inwentaryzacji

Ustawa o rachunkowości nie opisuje szczegółowo zasad i sposobu przeprowadzania inwentaryzacji. Literatura fachowa wyróżnia jednak kilka zasad, którymi powinno kierować się przedsiębiorstwo dokonujące inwentaryzacji. Przede wszystkim jest to zasada terminowości i częstotliwości, która mówi, że inwentaryzacja powinna być przeprowadzana w terminach wymaganych ustawą o rachunkowości. Wymienia się także zasadę podwójnej kontroli, zgodnie z którą każda pozycja przed wpisaniem jej do arkusza inwentaryzacyjnego powinna być dwukrotnie sprawdzana. Inwentaryzacja powinna być też przeprowadzana zgodnie z zasadą „zamkniętych drzwi”, czyli w czasie gdy przedsiębiorstwo nie obsługuje klientów i kontrahentów.

Inwentaryzację można przeprowadzać ręcznie lub za pomocą narzędzi informatycznych. W tym celu wykorzystuje się m.in. odczyt za pomocą kodów kreskowych oraz oprogramowanie współpracujące z bazami danych.

5
/ 5
(liczba głosów: 
2
)
Twoja ocena

Nasi Partnerzy

logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo

Ta strona używa ciasteczek (cookies), dzięki którym nasz serwis może działać lepiej. Więcej informacji znajdziesz w naszej Polityce cookies

Ok, rozumiem.