Czy pracodawca może zwolnić pracownika za pośrednictwem maila, czatu lub telefonu?

Kiedy zwolnienie pracownika będzie skuteczne?

Dla skuteczności rozwiązania umowy o pracę wystarczające jest stworzenie przez pracodawcę warunków, w których pracownik może dowiedzieć się o zwolnieniu. Kodeks pracy w art. 30 § 3 stanowi, że rozwiązanie umowy o pracę powinno nastąpić na piśmie. Jednocześnie wymóg tej formy nie został opatrzony rygorem nieważności. W praktyce oznacza to, że na podstawie mających tu zastosowanie art. 61 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy, oświadczenie pracodawcy o zwolnieniu pracownika może nastąpić w dowolnej formie, która umożliwia pracownikowi zapoznanie się z jego treścią. Możliwość zapoznania się nie jest tożsama z faktycznym zapoznaniem się z oświadczeniem, a więc np. nieodebranie poleconej przesyłki pocztowej, w której pracownik spodziewa się zwolnienia, mimo jej dwukrotnego awizowania, nie spowoduje, że oświadczenie o zwolnieniu nie zostanie złożone. Nieodebranie skierowanego w ten sposób oświadczenia i zwrot przesyłki do nadawcy wywoła fikcję prawną w postaci doręczenia oświadczenia. Za datę złożenia oświadczenia uznaje się datę upływu siedmiodniowego terminu od powtórnego awiza (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 3 kwietnia 2019 r., sygn. II PK 326/17).

W związku z powyższym, pracodawca może złożyć oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę także ustnie lub telefonicznie. Takie oświadczenie jest złożone z chwilą jego kierowania do pracownika, który może zapoznać się z treścią oświadczenia w chwili jego artykułowania przez pracodawcę. Pracodawca może zwolnić pracownika także za pośrednictwem maila lub chatu, przy założeniu, że oświadczenie dotrze do konkretnego pracownika.

Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę w formie innej niż pisemna będzie miało skutek, to znaczy, że pracownik zostanie zwolniony z pracy. Jednocześnie, ze względu na to, że zgodne z prawem zwolnienie z pracy powinno jednak nastąpić na piśmie, zwolnionemu w ten sposób pracownikowi będzie przysługiwało odpowiednie roszczenie przewidziane w Kodeksie pracy. W zależności od rodzaju umowy może to być żądanie przywrócenia do pracy na poprzednich warunkach albo/lub odszkodowanie. Naprawienie przez pracodawcę błędu co do formy i doręczenie pracownikowi oświadczenia o rozwiązaniu umowy w formie pisemnej (z własnoręcznym podpisem) już po złożeniu tego oświadczenia w innej formie, może oznaczać, że wspomniane roszczenia nie powstaną.
Zdaniem Sądu Najwyższego wyrażonym w wyroku z dnia 18 stycznia 2007 r., sygn. II PK 178/06, takie podwójne oświadczenie powoduje, iż pracodawca nie narusza art. 30 § 3 Kodeksu pracy i rozwiązuje umowę zgodnie z prawem, to jest niewadliwie. Jednakże zagadnienie skutków następczego złożenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę w prawidłowej formie nie zostało do tej pory rozstrzygnięte, a w różnych wyrokach Sądu Najwyższego takiemu oświadczeniu przypisuje się różne skutki (np. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 18 grudnia 2003 r., I PK 100/03 – oświadczenie w formie pisemnej stanowi potwierdzenie rozwiązania umowy dokonanego skutecznie w innej formie, od którego liczy się termin do odwołania do sądu pracy).

Co ważne, zgodnie z treścią art. 781 § 2 Kodeksu cywilnego, oświadczenie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym złożone w formie elektronicznej, o której mowa w art. 781 § 1 Kodeksu cywilnego, jest równoważne z oświadczeniem złożonym w tradycyjnej formie pisemnej. W konsekwencji, pracodawca, który złoży pracownikowi w formie elektronicznej oświadczenie o rozwiązaniu stosunku pracy podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, tym samym zwolni pracownika z pracy także w sposób skuteczny i niewadliwy. Takie oświadczenie zostaje złożone z chwilą, w której pracodawca wprowadził je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby pracownik mógł się zapoznać się z jego treścią.

Zwolnienie z trybie natychmiastowym

Bez względu też na kwestie związane z formą rozwiązania umowy o pracę, przede wszystkim należy pamiętać o tym, że jednostronne rozwiązanie umowy o pracę przez pracodawcę ze skutkiem natychmiastowym dopuszczalne jest tylko w ramach zwolnienia pracownika bez wypowiedzenia. Inne przypadki natychmiastowego zakończenia stosunku pracy to porozumienie stron lub rozwiązanie umowy wraz z upływem terminu, na jaki została ona zawarta. Zgodne z prawem jednostronne rozwiązanie umowy o pracę przez pracodawcę ze skutkiem natychmiastowym może nastąpić tylko przy zajściu określonych prawem okoliczności i zachowaniu określonych obowiązków pracodawcy. Te okoliczności to zgodnie z art. 52 Kodeksu pracy zwolnienie z winy pracownika w razie:

• ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych,
• popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo to jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem,
• zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku,

albo zgodnie z art. 53 Kodeksu pracy bez winy pracownika ze względu na:

• niezdolność do pracy wskutek choroby pracownika przez określony czas w ustawie,
• usprawiedliwioną nieobecność pracownika w pracy z przyczyny innej, niż wywołana chorobą, trwająca dłużej niż 1 miesiąc.

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia

Poza tym, stosownie do treści art. 52 § 2 Kodeksu pracy, rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z którejkolwiek z wymienionych okoliczności wyżej może nastąpić w terminie miesiąca od dowiedzenia się o jej zajściu przez pracodawcę. Zwolnienie dokonane w trybie natychmiastowym ale z przekroczeniem 1-miesięcznego terminu jest bezskuteczne. W oświadczeniu o rozwiązaniu stosunku pracy bez wypowiedzenia, powinny znaleźć się: przyczyna rozwiązania umowy o pracę (art. 30 § 4 Kodeksu pracy) oraz pouczenie o prawie odwołania się do sądu pracy (art. 30 § 5 Kodeksu pracy). Jeśli żadna z powyższych przesłanek nie zachodzi, wówczas pracodawca nie ma podstaw do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia i musi okres wypowiedzenia zachować, a wynagrodzenie przez ten okres pracownikowi wypłacać.

Przyczyna rozwiązania umowy o pracę musi się znaleźć także w oświadczeniu pracodawcy rozwiązującym umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia, o ile rozwiązanie dotyczy umowy zawartej na czas nieokreślony. Pouczenie pracownika o prawie odwołania do sądu musi się znaleźć także w rozwiązaniu umowy za wypowiedzeniem. Brak podania przyczyny zwolnienia, tam gdzie jest ono wymagane nie powoduje nieskuteczności rozwiązania umowy, ale jest podstawą do domagania się od pracodawcy przywrócenia do pracy na poprzednich warunkach lub/albo odszkodowania. Brak pouczenia o prawie odwołania się do sądu pracy nie rodzi podobnych roszczeń, jednak może stanowić podstawę do przywrócenia 21–dniowego terminu na zaskarżenie rozwiązania umowy do sądu pracy.