e-Doręczenia - co to jest i od kiedy obowiązuje przedsiębiorców?

Pokaż więcej

Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia, czyli innymi słowy doręczenia elektroniczne to nowy odpowiednik tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki wprowadzeniu systemu firmy i obywatele będą mogły korzystać z dogodnej formy wymiany szczególnie ważnej korespondencji. Wdrożenie e-Doręczeń następuje etapami. Obowiązek korzystania z usługi ma dotyczyć wszystkich podmiotów publicznych oraz firm rejestrowanych w KRS i CEiDG. Będzie jednak dostępny również dla osób fizycznych.

Zagadnienie e-poleconego klasyfikuje ustawa o doręczeniach elektronicznych, jednak lista powiązanych dokumentów jest znacznie dłuższa. Obejmuje rozporządzenie na szczeblu unijnym a także ustawy i rozporządzenia przyjęte w Polsce. Potrzebne nazwy dokumentów znajdziesz na końcu tego artykułu.

Od kiedy e-Doręczenia wchodzą w życie? Terminy

Doręczenia elektroniczne częściowo weszły w życie 5 października 2021 roku. Od tego dnia można zakładać tzw. adres do doręczeń elektronicznych (ADE). To niezbędny komponent służący do skutecznego e-doręczania. Jeśli jesteś zainteresowany tą nową formą komunikacji musisz zawnioskować o ADE do ministra właściwego do spraw informatyzacji. Jako osoba fizyczna (obywatel) zrobisz to przez stronę gov.pl

Uwaga! Jeśli jesteś przedsiębiorcą wniosek o ADE składasz przez biznes.gov.pl

Poprawnie przetworzone zamówienie to jednak część formalności, bowiem skutecznie korzystanie z systemu e-Doręczenia wymaga, by niezbędne uprawnienia miały obie korespondujące ze sobą strony. Po jednej stronie obywatele lub firmy, po drugiej – instytucje publiczne, takie jak urzędy, ZUS, KRUS czy sądy. Te zaś będą przyłączać się do usługi stopniowo – konkretne terminy zawiera poniższy harmonogram.

e-Doręczenia - od kiedy, jakie urzędy

Pierwszy obowiązkowy termin przyłączenia do systemu e-Doręczeń został wyznaczony na 10 grudnia 2023 roku. Jest wskazany w komunikacie Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 roku. W pierwszej turze instytucji znalazły się

• organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy
• organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy
• ZUS i zarządzane przez niego fundusze oraz KRUS i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy
• NFZ
• agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych
• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego
• osoby wykonujące zawody zaufania publicznego: adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego oraz notariusza,
• podmioty niepubliczne wpisywane do (KRS) od 10 grudnia 2023 roku.

Uwaga! Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do CEIDG po 31 grudnia 2023 roku albo wpisane do tego rejestru do 31 stycznia 2023 roku, o ile dokonają zmian w rejestrze między 30 września 2025 roku, a 30 września 2026 roku - będą podlegać obowiązkowi e-Doręczeń od 1 stycznia 2024 roku.

Podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 10 grudnia 2023 roku muszą korzystać z e-Doręczeń od 10 marca 2024 roku.

Podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG przed 31 grudnia 2023 roku, które nie dokonają zmian w rejestrze między 30 września 2025 roku, a 30 września 2026 roku, z doręczeń elektronicznych będą obowiązkowo korzystać od początku października 2026 roku.

Podmioty publiczne niewskazane powyżej w tym akapicie będą objęte systemem od początku roku 2025.

e-Doręczenia - kto musi wdrożyć system najpóźniej?

Najwięcej czasu na dostosowanie się do nowych przepisów mają jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej. W tej samej grupie są ujęte sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna. Wszystkie te podmioty będą używać e-Doręczeń od 1 października 2029 roku.  

Kogo obowiązuje korzystanie z e-Doręczeń?

e-Doręczenia powiążą w cyfrowym świecie podmioty publiczne oraz firmy. Ustawa o e-Doręczeniach reguluje, że instytucje publiczne będą musiały nadawać oraz odbierać korespondencję wykorzystując dręczenia elektroniczne. Z kolei prowadzący firmy (w jednoosobowe działalności gospodarcze) oraz wykonujący zawody zaufania publicznego (m.in. radcowie prawni czy notariusze) będą musieli posiadać skrzynkę do doręczeń i odbierać korespondencję wysłaną przez podmioty publiczne.

Taki obowiązek nie jest nakładany na osoby fizyczne (obywateli). Mają oni dowolność posiadania ADE. Gdy zdecydują by nie zakładać skrzynki e-Doręczeń lub po pewnym czasie od założenia będą chcieli z niej zrezygnować - korespondencja urzędowa będzie do nich trafiać w tzw. formie hybrydowej. Urząd prześle cyfrowy list na skrzynkę Poczty Polskie, ta zaś wydrukuje przesyłkę i dostarczy w tradycyjnej, papierowej formie.

e-Doręczenia - czy warto? Zalety nowego sposobu komunikacji

Coraz więcej osób zastanawia się czy warto korzystać z doręczeń elektronicznych. Ustawodawca przekonuje, że cyfrowa usługa jest bezpieczna i przekłada się na oszczędność czasu. Ponadto, jeśli e-korespondencja będzie odbywać się z udziałem podmiotu publicznego – jest bezpłatna dla osób fizycznych. Warto wspomnieć, że z e-Doręczeń można zrezygnować w dowolnym momencie - składając odpowiedni wniosek o wykreślenie z rejestru doręczeń elektronicznych. Tego rodzaju skrzynka może być jednak pomocna w trakcie dłuższego pobytu za granicą czy poza miejscem stałego pobytu (bo tym zazwyczaj adresem dysponują urzędy wysyłając tradycyjny list polecony). Lista korzyści, jakie niosą ze sobą e-Doręczenia jest z pewnością interesująca. Warto pamiętać, że otrzymanie szczególnie ważnej przesyłki może uchronić nas od niepotrzebnych kłopotów finansowych – na przykład wezwanie do zapłaty zapomnianego zobowiązania. Im szybciej dowiesz się o potencjalnej zaległości, tym mniej bolesne mogą być przyszłe konsekwencje.

e-Doręczenia - podsumowanie

Kończąc niniejszy artykuł na Kapitalni.org warto podkreślić, że jeśli prowadzisz firmę wpisaną do CEIDG masz obowiązek posiadania skrzynki umożliwiającej otrzymywanie korespondencji urzędowej. Pierwszy termin mija 10 grudnia 2024 roku! Usługa opisana jako e-Doręczenia jest wygodną możliwością dla osób fizycznych, która może pośrednio zabezpieczyć domowe finanse. Zakładając tak skrzynkę warto pamiętać o bliskich starszych, którym może być potrzebna asysta w zakładaniu oraz bieżącej obsłudze nowego systemu.

Wniosek o utworzenie e-Doręczeń

Aby skorzystać z usługi e-Doręczeń należy zacząć od ADE, czyli adresu do doręczeń elektronicznych. Wniosek składa się do jednej z poniższych instytucji

• Gdy jesteś osobą fizyczną - TUTAJ
• Gdy jesteś przedsiębiorcą - TUTAJ

e-Doręczenia - podstawa prawna

• Ustawa z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem publicznych systemów teleinformatycznych
• Ustawa z dnia 15 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych
• Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (eIDAS)
• Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym
• Rozporządzenie Ministra Aktywów Państwowych i Ministra Cyfryzacji z dnia 31 sierpnia 2021 r. w sprawie metodologii ustalania opłat za przekazywanie korespondencji przy użyciu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej
• Rozporządzenie Ministra Aktywów Państwowych z dnia 9 sierpnia 2021 r. w sprawie realizacji publicznej usługi hybrydowej w obrocie krajowym
• Rozporządzenie Ministra Aktywów Państwowych i Ministra Cyfryzacji z dnia 9 sierpnia 2021 r. w sprawie reklamacji za niewykonanie lub nienależyte wykonanie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej
• Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 1 lipca 2021 r. w sprawie dotacji przedmiotowej do świadczonej publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego
• Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 24 czerwca 2021 r. w sprawie gwarantowanej dostępności oraz pojemności skrzynek doręczeń dla podmiotów publicznych oraz podmiotów niepublicznych