Przeczytasz w 5 min.
Co to jest i jak uzyskać podpis elektroniczny kwalifikowany? Praktyczny poradnik
Podpis elektroniczny kwalifikowany to odpłatna usługa dostępna do osób fizycznych oraz przedsiębiorców. Za pomocą takiego podpisu możesz zawrzeć umowę na odległość, skontaktować się z administracją państwową czy przesyłać faktury w formie elektronicznej.
Co to jest podpis elektroniczny?
Zacznijmy od rozróżnienia, że istnieją dwa rodzaje podpisów elektronicznych: bezpłatny Profil zaufany oraz odpłatny podpis kwalifikowany (który kosztuje średnio 300 zł brutto). Ten drugi jest równoważny z podpisem złożonym własnoręcznie, pozwala więc na realizację większej liczby usług. Ważność kwalifikowanego podpisu elektronicznego wynika z Kodeksu cywilnego, w którym – w art. 78(1) – wskazano, że „do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, (zaś) oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.”
Innymi słowy,
Bezpieczny podpis elektroniczny
Należy podkreślić, że oba rodzaje podpisów, czyli Profil zaufany oraz podpis kwalifikowany gwarantują bezpieczeństwo niezbędne w zakresie ich wykorzystywania. To co odróżnia obie formy oświadczania woli to zakres możliwości ich użycia. Gwarancje bezpieczeństwa dotyczące Profilu zaufanego wynikają z Rozporządzenia Ministra Cyfryzacji w sprawie profilu zaufanego z roku 2020, zaś gwarancje bezpieczeństwa dla podpisu kwalifikowanego wynikają z ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej. Istotne jest także Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (eIDAS).
Jak uzyskać podpis elektroniczny kwalifikowany?
Jeśli chcesz otrzymać kwalifikowany podpis elektroniczny musisz podpisać odpowiednią umowę z jednym z certyfikowanych dostawców tzw. usług zaufania. Aktualna lista podmiotów uprawnionych do zawierania takich umów jest dostępna na stronach Narodowego Centrum Certyfikacji. Lista dostępnych podpisów kwalifikowanych obejmuje Sigilium Sign, Szafir 2.0, proCertum SmartSign czy PEM-HEART 3.9 oraz SecureDoc 2 firmy EuroCert.
Podpis elektroniczny kwalifikowany można zakupić albo osobiście w siedzibie firmy, albo w obecności agenta (wtedy jednak potrzebny jest dowód osobisty). Niektóre firmy oferują usługi online. W takim wypadku do podpisania umowy potrzebny jest Profil zaufany, za pomocą którego klient – właściciel podpisu potwierdzi swoją tożsamość.
Pod podpisaniu umowy, otrzymasz specjalną kartę kryptograficzną, na której będzie zapisany twój certyfikat kwalifikowany, czytnik kart, który należy podłączyć do komputera oraz oprogramowanie, które należy zainstalować na komputerze. Do autoryzacji może też być wykorzystywana aplikacja mobilna instalowana na smartfonie użytkownika podpisu kwalifikowanego. Jeśli zawierasz umowę na odległość, czytnik oraz oprogramowanie trafi pod wskazany przez ciebie adres. Upewnij się, że będziesz mógł odebrać przesyłkę osobiście!
Po zakupie kwalifikowanego podpisu elektronicznego należy zainstalować na komputerze dostarczone oprogramowanie. W następnym kroku należy podpiąć do komputera (przez port USB) czytnik kryptograficzny. Po uruchomieniu programu należy wskazać dokument, który chcemy podpisać elektronicznie (np. PDF) i zatwierdzić operację podając PIN. Ministerstwo Rozwoju zaleca, by po podpisaniu dokumentu nie otwierać go już ponownie, bo może to spowodować błędy. Podpisany dokument można następnie wysłać do odpowiedniego urzędu.
Do czego służy podpis elektroniczny kwalifikowany?
Jak wspomnieliśmy, gdy zdecydujesz się na podpis kwalifikowany możesz nim podpis dowolny dokument. Z tej formy oświadczenia woli skorzystać między innymi, gdy chcesz
- podpisywać i składać deklaracje w systemie Płatnik,
- uwierzytelnić swoją tożsamość na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) oraz w kontaktach z innymi urzędami,
- składać deklaracje podatkowe elektronicznie do urzędów skarbowych,
- podpisywać sprawozdania finansowe w KRS,
- podpisywać Jednolity Plik Kontrolny (JPK),
- uwierzytelniać swoją tożsamość w aukcjach lub przetargach,
- zawierać umowy oraz brać udział w aukcjach na elektronicznych platformach przetargowych,
- potwierdzać dokumenty przesyłane do GIIF,
- zdalnie zawierać umowy cywilno-prawne,
- przesyłać faktury elektronicznie,
- przesyłać Jednolite Europejskie Dokumenty Zamówienia (w skrócie JEDZ).
Podpis kwalifikowany a Profil Zaufany
Podkreślmy raz jeszcze: podpis elektroniczny kwalifikowany nie jest tą samą usługą co Profil Zaufany. Ten drugi dostępny jest nieodpłatnie, dla każdego obywatela. Można go założyć za pośrednictwem bankowości internetowej lub w jednym z wskazanych na tej stronie urzędów (osobiście). Profil Zaufany stosowany jest do kontaktów z administracją państwową i składania wniosków. Za jego pomocą można m.in. załatwiać sprawy urzędowe przez PUE ZUS, załatwić sprawy związane z rejestracją firmy lub sprawy w urzędzie skarbowym.
