Na jakiej zasadzie działają paragony?

Pokaż więcej

Paragon powinien być wręczony klientowi bez żądania, niezależnie od tego czy klient chce paragon, czy nie. Paragony fiskalne wystawiane są przez przedsiębiorców posiadających kasy fiskalne rejestrujące sprzedaż – po każdej transakcji. Można spotkać się też z terminem „paragon niefiskalny”. Taki dokument drukuje kasa przed jej fiskalizacją, czyli przed przestawieniem urządzenia na trwały i nieodwracalny zapis. Z terminem tym można się spotkać także w gastronomii. Jeśli jednak sprzedawca posiada kasę fiskalną, to dokument taki nie powinien być przekazywany klientowi.

Jak powinien wyglądać paragon?

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania określa szczegółowo parametry techniczne paragonów. Zgodnie z nim, wysokość znaków na paragonie fiskalnym nie może być mniejsza niż 2,5 mm, ilość znaków w linii – nie mniejsza niż 17, a dla nazwy towaru lub usługi – nie mniejsza niż 12. Taśma paragonowa nie może być mniejsza niż 28 mm. Paragon musi być czytelny i zawierać wszelkie niezbędne informacje (patrz niżej). Dla uwidocznienia kwoty transakcji powinno się stosować druk wytłuszczony o wysokości stanowiącej co najmniej 150 proc. wysokości znaków stosowanych w części fiskalnej. Dla kas z drukarkami igłowymi dopuszcza się zastosowanie druku wytłuszczonego o szerokości wynoszącej co najmniej 150 proc. szerokości znaków.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas rejestrujących wymienia szczegółowo elementy, które powinien zawierać paragon. Dane zawarte na paragonie fiskalnym powinny znajdować się w kolejności określonej poniżej, z wyjątkiem danych o dacie oraz godzinie i minucie sprzedaży, a logo fiskalne i numer unikatowy powinny być umieszczone centralnie w ostatniej linii paragonu fiskalnego.

Co powinien zawierać paragon?

Paragon powinien zawierać:

• imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a w przypadku sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika,
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika,
• numer kolejny wydruku,
• datę oraz godzinę i minutę sprzedaży,
• oznaczenie „PARAGON FISKALNY”,
• nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację,
• cenę jednostkową towaru lub usługi,
• ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku,
• wartość opustów, obniżek lub narzutów, o ile występują,
• wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku według poszczególnych stawek podatku z oznaczeniem literowym po uwzględnieniu opustów, obniżek lub narzutów,
• wartość sprzedaży zwolnionej od podatku z oznaczeniem literowym,
• łączną wysokość podatku,
• łączną wartość sprzedaży brutto,
• oznaczenie waluty, w której jest zapisywana sprzedaż, przynajmniej przy łącznej wartości sprzedaży brutto,
• kolejny numer paragonu fiskalnego,
• numer kasy i oznaczenie kasjera – przy więcej niż jednym stanowisku kasowym,
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy – na żądanie nabywcy,
• logo fiskalne i numer unikatowy.

W przypadku kas przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, paragon fiskalny powinien zawierać:

• imię i nazwisko lub nazwę podatnika oraz adres jego zamieszkania lub siedziby,
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika,
• numer kolejny wydruku,
• numer rejestracyjny i numer boczny taksówki,
• datę wykonania usługi, z określeniem w godzinach i minutach czasu rozpoczęcia i zakończenia kursu,
• oznaczenie „PARAGON FISKALNY”,
• długość drogi przejechanej w czasie kursu,
• jednostkowe opłaty taryfowe wykorzystywane do wyceny kursu łącznie z opłatą za impuls,
• liczbę impulsów i wartość usługi odnoszące się do poszczególnych taryf,
• wartość poszczególnych innych opłat taryfowych, o ile występują,
• wartość opustów, obniżek lub narzutów, o ile występują,
• wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku według poszczególnych stawek podatku z oznaczeniem literowym po uwzględnieniu opustów, obniżek lub narzutów,
• wartość sprzedaży zwolnionej od podatku z oznaczeniem literowym,
• łączną wysokość podatku,
• łączną wartość sprzedaży brutto,
• oznaczenie waluty, w której jest zapisywana sprzedaż, przynajmniej przy łącznej wartości sprzedaży brutto,
• kolejny numer paragonu fiskalnego,
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy – na żądanie nabywcy,
• logo fiskalne i numer unikatowy.

Z kolei w przypadku kasy wyposażonej również w funkcję związaną ze stosowaniem cen umownych indywidualnie negocjowanych, paragon fiskalny, oprócz danych wymienionych wyżej musi zawierać:

• cenę uzgodnioną do zapłaty i wysokość podatku podlegające zapisowi w pamięci fiskalnej,

• w przypadku gdy usługa jest wykonywana na rzecz nabywcy prowadzącego działalność gospodarczą, imię i nazwisko lub nazwę albo nazwę skróconą nabywcy usługi oraz jego adres,
• miejsce rozpoczęcia i zakończenia kursu, z tym że w przypadku gdy kurs skończył się w miejscu jego rozpoczęcia, należy podać nazwę głównych miejscowości objętych trasą kursu.

Nie mniej istotne od parametrów technicznych jest także prawidłowe opisanie sprzedawanego towaru na paragonie. Nazwa towaru lub usługi powinna być tak określona, by nie budziła wątpliwości co do przedmiotu sprzedaży i pozwalała na przypisanie odpowiedniej stawki podatku. Przedsiębiorca nie powinien więc używać ogólnych nazw grup towarowych (np. warzywa), a podawać konkretnie nazwę sprzedawanego towaru (np. pomidory). Konsument po otrzymaniu paragonu nie powinien mieć wątpliwości co do zakresu zakupionego towaru wymienionego w dokumencie fiskalnym.

Ewidencja zwrotów i reklamacji oraz ewidencja oczywistych pomyłek – do czego służą?

Może się zdarzyć, że przedsiębiorca błędnie wypisze paragon lub klient będzie chciał zwrócić towar. Dlatego posiadacz kasy fiskalnej prowadzić dwa dodatkowe rejestry: ewidencję zwrotów i reklamacji oraz ewidencję oczywistych pomyłek. Prowadzone są one najczęściej w formie zeszytu, gdzie do każdej pozycji zwracanego towaru dołączany jest paragon i protokół przyjęcia zwrotu. Z kolei w przypadku oczywistych pomyłek (np. o jedno zero za dużo) należy wydrukować prawidłowy paragon, a przy omyłkowo wystawionym w ewidencji opisać szczegóły zdarzenia.

Może się też zdarzyć, że konsument będzie chciał zwrócić towar nie posiadając wydanego paragonu. Zgodnie z obowiązującymi przepisami ma taką możliwość, ale musi udokumentować zakup w inny sposób, np. wydrukiem z terminala POS czy wyciągiem z konta bankowego (sprzedaż online). W takiej sytuacji sprzedawca powinien sporządzić protokół zwrotu/reklamacji, który będzie posiadał podpisy obu stron transakcji.