Rejestry notarialne – do czego służą i jak korzystać

Pokaż więcej

Rejestry notarialne – co to 

Rejestry notarialne to umowne określenie systemu teleinformatycznego prowadzonego od roku 2009. W ramach jego działania obywatele mają bezpośredni (publiczny) lub pośredni (przez notariuszy) dostęp do informacji wskazanej w nazwie danego systemu. 

Rejestry notarialne – kto prowadzi 

Za utrzymanie systemu rejestry notarialne odpowiada Krajowa Rada Notarialna. Stanowi ona organ reprezentujący korporację notariuszy na szczeblu krajowym. Zgromadzenie to składa się z notariuszy - przedstawicieli wybranych przez walne zgromadzenia notariuszy poszczególnych izb notarialnych. 

Rejestr notariuszy 

Przydatnym i chyba najpopularniejszym zbiorem danych jest Rejestr Notariuszy. Wyszukiwarka umożliwia lokalizację notariusza po imieniu oraz nazwisku. Gdy nie masz jeszcze wybranego notariusza, którego danych kontaktowych poszukujesz, możesz skorzystać ze spisu według lokalizacji. Wystarczy wtedy wpisać w wyszukiwarce miejscowość, by zobaczyć wszystkich znajdujących się w wykazie urzędników w obrębie miejscowości. Wyszukiwarka jest dostępna w Internecie pod hasłem: rejestr notariuszy. 

Rejestry notarialne – Rejestr Spadkowy 

Rejestr dotyczący spadków działa od roku 2009. Najpierw był dostępny jako Rejestr Aktów Poświadczenia Dziedziczenia, a we wrześniu 2016 roku został przekształcony w Rejestr Spadkowy. Wykaz ten ma charakter publiczny, a zainteresowana rejestrem osoba może uzyskać za jego pomocą informacje o dokumentach potwierdzających prawa do spadku. Są to odpowiednio: 

• akty poświadczenia dziedziczenia (APD) sporządzone przez notariuszy 
• postanowienia o stwierdzeniu nabyciu spadku wydawane przez sądy 
• europejskie poświadczenia spadkowe (EPS) sporządzane zarówno przez sądy, jak i przez notariuszy 

Uwaga. W Rejestrze Spadkowym NIE są umieszczane dokumenty stwierdzające prawo do spadku, a jedynie informacje o tym, gdzie te dokumenty można odnaleźć, i potwierdzające, że po danym zmarłym zostało przeprowadzone postępowanie spadkowe.

Korzystanie z Rejestru Spadkowego w celu pobrania informacji jest bezpłatne. Z kolei za wpisy postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, aktu poświadczenia dziedziczenia i europejskiego poświadczenia spadkowego do Rejestru Spadkowego wpisujący pobierze opłatę w wysokości 5 zł   

Wpisu do Rejestru Spadkowego dokona na twój wniosek notariusz albo sąd. Jednak pamiętaj, że wnioskując o sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia, spotkasz się z odmową, jeżeli: 

• w stosunku do spadku został już uprzednio sporządzony taki akt lub zostało wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, 
• w toku sporządzania protokołu dziedziczenia ujawnią się okoliczności wskazujące, że przy jego sporządzeniu nie były obecne wszystkie osoby, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi lub testamentowi, lub też osoby, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne, albo istnieją lub istniały testamenty, które nie zostały otwarte lub ogłoszone,  
• w sprawie brak jurysdykcji krajowej. 

Dane zbierane w Rejestrze Spadkowym mają za zadanie uniemożliwić przypadki wielokrotnego stwierdzania nabycia spadku po tym samym zmarłym oraz usprawnić poszukiwanie informacji na temat lokalizacji dokumentu stwierdzającego, kto jest spadkobiercą. 

Rejestry notarialne – Notarialny Rejestr Testamentów (NORT) 

NORT jest dostępny od roku 2011, jednak inaczej niż w przypadku rejestru spadkowego dostęp do niego mają jedynie notariusze. Tylko oni mogą rejestrować testamenty i tylko za ich pośrednictwem po przedstawieniu aktu zgonu zmarłego można uzyskać informację na temat zarejestrowanych przez niego testamentów lub stwierdzenie, że żaden testament nie został zarejestrowany przez danego spadkodawcę.   

Czy warto korzystać z takiej usługi? Zarejestrowanie testamentu w Notarialnym Rejestrze Testamentów jest bezpłatne a zmniejsza ryzyko nieodnalezienia testamentu czy też jego ujawnienia z opóźnieniem. Dodatkową zaletą dokonania wpisu jest ułatwienie ujawnienia wszystkich testamentów zmarłego za pomocą jednej czynności dokonywanej w kancelarii notarialnej. 

Uwaga. Notarialny Rejestr Testamentów NIE zawiera informacji o treści testamentu ani danych osobowych spadkobierców. Potwierdza on jedynie fakt, że określona osoba sporządziła testament i złożyła dyspozycję jego rejestracji, oraz wskazuje, w której kancelarii notarialnej można otrzymać wypis tego dokumentu.

Warto wiedzieć, że NORT stanowi element międzynarodowego porozumienia o dostępie do informacji w zakresie testamentów. Podobne rejestry prowadzą także notariaty Austrii, Belgii, Bułgarii, Francji, Grecji, Holandii, Luksemburga, Łotwy, Niemiec, Polski, Rumunii, Słowacji i Węgier. 

Opisane powyżej zbiory danych to część rozbudowywanego przez lata systemu informacji. Rejestry notarialne to poza Rejestrem Spadkowym oraz NORT-em również: 

• Rejestr Użytkowników (a w nim między innymi ustawowe listy notariuszy i zastępców notarialnych) 
• Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych 
• Rejestr Zarządców Sukcesyjnych przedsiębiorstw osób fizycznych 
• Rejestr Akcjonariuszy Prostych Spółek Akcyjnych 
• Notarialne Rejestry Statystyczne 

Rejestry notarialne a RODO 

Warto wiedzieć, że dane osobowe użytkowników rejestrów przetwarzają Minister Przedsiębiorczości i Technologii – dla Rejestru Zarządców Sukcesyjnych oraz Krajowa Rada Notarialna – dla pozostałych części systemu. Każda osoba, której dane są przetwarzane mają prawo do wglądu w nie oraz sprostowania, gdy zachodzi taka konieczność.  

Rejestry notarialne - podstawa prawna 

• Kodeks postępowania cywilnego 
• Ustawa Prawo o notariacie 
• Uchwała KRN nr VII/46/2011 z dn. 4 czerwca 2011 r. w sprawie utworzenia rejestru testamentów i zasad jego funkcjonowania (dla NORT)