Przeczytasz w 5 min.
Delegacje krajowe 2021 - podstawa prawna
Dokumentem stanowiącym podstawę do obliczania delegacji jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Choć nazwa sugeruje, że dokument odnosi się tylko do sfery budżetowej, to w rzeczywistości jego zapisy stosowane są także w firmach działających poza tą sferą. Wyjątki mogą stanowić wewnętrzne regulaminy firm lub indywidualne zapisy w umowach o pracę.
Dieta delegacyjna 2021
Zgodnie z rozporządzeniem, pracownikowi przysługuje dieta delegacyjna w pełnej wysokości, czyli 30 zł za pełną dobę w podróży. Jeśli delegacja trwa od 8 do 12 godzin wypłacana jest połowa stawki, czyli 15 zł, a jeśli krócej niż 8 godzin, dieta nie przysługuje.
Przy czym - jeśli pracodawca zapewni wyżywienie - wypłacaną dietę dzienną pomniejsza się o wartość posiłku według następującego schematu: śniadanie to 25 proc. diety, obiad - 50 proc., a kolacja - 25 proc. Przykładowo, jeśli pracodawca wykupi pracownikowi w hotelu tylko śniadania, to dieta delegacyjna jest pomniejszana w następujący sposób: 100 proc. – 25 proc. = 75 proc.
Ryczałt za dojazdy w podróży służbowej 2021
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na dojazdy w wysokości 20 proc. diety. To 6 zł. Ryczałtu za dojazdy nie stosuje się jeśli w praktyce pracownik nie ponosi kosztów dojazdu lub pracodawca zgodzi się na pokrycie pełnych kosztów poniesionych przez pracownika w podróży (na podstawie przedstawionych biletów lub faktur).
W przypadku, gdy podróż służbowa trwa co najmniej 10 dni, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu także w dniu wolnym od pracy (weekend). Dotyczy to sytuacji, gdy pracownik podróżuje z miejsca, w którym ma delegację do domu i z powrotem. Co ważne, w tym przypadku to pracodawca wskazuje środek transportu, którym będzie poruszał się pracownik. Pracownik może też poprosić pracodawcę o wypłacenie zaliczki na pokrycie kosztów podróży. Musi w takiej sytuacji przedstawić pracodawcy wstępną kalkulację kosztów.
Ryczałt za delegację własnym samochodem
Pracodawca może wyrazić zgodę na podróż prywatnym samochodem lub motocyklem. Wówczas ryczałt za dojazdy oblicza się na podstawie przejechanych kilometrów. Zastosowanie ma tu ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym oraz rozporządzenia wydane na podstawie art. 34a tej ustawy. Zgodnie z przepisami, za każdy przejechany kilometr samochodem o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 przysługuje zwrot w wysokości nie wyższej niż 0,52 zł, a przy pojemności wyższej niż 900 cm3 – nie więcej niż 0,84 zł za kilometr. Dla motocykla stawka ta wynosi nie więcej niż 0,23 zł za kilometr, a dla motoroweru 0,14 zł. Jeśli pracownik podróżuje autem służbowym, to ryczałt za dojazdy mu nie przysługuje.
Ryczałt miesięczny za podróże lokalne
W przypadku dojazdów lokalnych miesięczny ryczałt za dojazdy ustala pracodawca. Przy czym w wyżej wymienionej ustawie i rozporządzeniach zapisano miesięczne limity na dojazdy uzależnione od wielkości gminy, w której znajduje się siedziba pracodawcy. I tak, w gminach do 100 tys. mieszkańców maksymalny limit wynosi 300 km miesięcznie, w gminach od 100 do 500 tys. mieszkańców – 500 km miesięcznie i w gminach powyżej 500 tys. mieszkańców – 700 km miesięcznie. Limity te mogą być wyższe dla pracowników służby leśnej (do 1500 km) i służb ratowniczych (do 3000 km).
Zwrot kosztów następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczanego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu. Pracownik musi złożyć u pracodawcy pisemne oświadczenie, w którym poda dane samochodu: pojemność silnika, markę i numer rejestracyjny. W przypadku ryczałtu za dojazdy lokalne należy też podać ewentualną liczbę dni, kiedy pracownik był nieobecny w pracy. Wówczas kwotę ustalonego ryczałtu za dojazdy zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy dzień nieobecności.
Dieta za delegację zagraniczną
A co w przypadku wyjazdu służbowego? Ile wówczas wynosi dieta delegacyjna?
W 2021 roku stawki także nie ulegają zmianie. Są one szczegółowo opisane w załączniku do rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
