Przeczytasz w 6 min.
Ryczałt za pracę zdalną 2023 - od kiedy?
Od 7 kwietnia 2023 roku obowiązuje nowelizacja Kodeksu pracy, w myśl której została uregulowana praca zdalna, czyli świadczona na odległość (poza siedzibą pracodawcy). Szczegółowe zapisy można znaleźć od art. 67(18) do 67(34) Ustawy.
Warto przypomnieć, że zależnie od okoliczności praca zdalna może być przyznana na wniosek pracownika, musi być przyznana na wniosek pracownika (m.in. ciężarnym lub pracownikom wychowującym dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia) lub zlecona decyzją pracodawcy (m.in. w trakcie epidemii lub w przypadku pożaru w siedzibie firmy).
Praca zdalna niesienie jednak ze sobą konkretne wymagania formalne względem szefa. W myśl Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, zapewnić mu instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy (art. 67(24)).
Pokrycie opisanych powyżej kosztów może przyjąć formę ekwiwalentu pieniężnego albo ryczałtu za pracę zdalną, którego wysokość ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej (art. 67(20), par. 6 oraz art. 67(24), par. 4)
Ile wynosi ryczałt za pracę zdalną?
W Kodeksie pracy wskazano, że gdy ustalany jest ekwiwalent albo ryczałt za pracę zdalną pracodawca musi wziąć pod uwagę normy zużycia materiałów oraz narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
W praktyce kwestie operacyjne związane z ustalaniem faktycznej wysokości tych świadczeń oddano więc w ręce stron umawiających się na ryczałt. Należy spodziewać się, że konkretne kwoty będą stanowić istotny punkt porozumienia wewnątrzzakładowego, firmowego regulaminu albo porozumienia zawieranego indywidualnie z pracownikiem, jeśli taki regulamin nie istnieje.
Warto podkreślić, że w przypadku firm, które zatrudniają osoby z różnych części Polski dane dotyczące faktycznie ponoszonych kosztów mogą różnić się zależnie od regionu. O konkretną wysokość ryczałtu za pracę zdalną należy pytać więc obecnego lub przyszłego pracodawcę.
Zwrot za energię elektryczną
Pracodawcy zastanawiający się, jak ustalić ryczałt za pracę zdalną w zakresie wykorzystania energii elektrycznej muszą dokonać obliczeń szacunkowych. Praca zdalna wiąże się często z wykorzystywaniem do niej służbowego komputera oraz oświetlenia. Można spodziewać się, że kwota zwrotu za energię elektryczną ze względu na świadczenie pracy zdalnej będzie liczona jako suma stawki za pobór prądu przez dane urządzenia w czasie jednej godziny, następnie mnożona przez ilość godzin pracy świadczonej dziennie oraz miesięcznie. Zazwyczaj koszty te sięgają kilkudziesięciu złotych miesięcznie.
Zwrot za używanie łączy telekomunikacyjnych
Kodeks pracy nie definiuje konkretnych kwot zwracanych pracownikowi z powodu pracy zdalnej. To w rękach pracodawcy leży kalkulacja kosztów, również za łącza telekomunikacyjne, takie jak dostęp do internetu czy telefonii komórkowej. W tym wypadku stosowaną praktyką może być wyliczenie ryczałtu poprzez podzielenie kosztu miesięcznego abonamentu za dostęp do danej usługi przez ilość godzin w miesiącu, a następnie pomnożenie otrzymanej liczby przez ilość godzin świadczonej pracy zdalnej. Przykładowo, jeśli pracownik zatrudniony na cały etat ponosi koszty 150 zł za dostęp do sieci i telefonu, ryczałt za pracę zdalną (przez 160 godzin miesięcznie) wyniesie nieco ponad 32 złote.
Zwrot za narzędzia pracy
Standardowym rozwiązaniem wykorzystywanym przez pracodawców jest wyposażenie zatrudnianych osób w sprzęt służbowy. W praktyce może się jednak zdarzyć, że będziesz świadczyć pracę zdalną na urządzeniu prywatnym. Warto pamiętać, że ryczałt proponowany przez szefa powinien mieć uzasadnienie w udokumentowanych stawkach rynkowych. Zwrot za narzędzia pracy może być wtedy wyliczony w oparciu o średnią stawkę za wypożyczenie sprzętu, jaki pracodawca musiałby ponieść, gdybyś nie korzystał ze swojego narzędzia.
Praca hybrydowa a ryczałt
Jedną z form pracy zdalnej jest jej hybryda polegająca na spędzaniu części etatu w biurze, części zaś w domu (lub innym miejscu, zaakceptowanym przez strony umowy). Ryczałt za pracę zdalną powinien być wyliczany do faktycznie poniesionych przez pracownika kosztów. Jego wysokość nie powinna odbiegać od średnich stawek rynkowych. Jeśli pracujesz zdalnie w 30 procent etatu, spodziewaj się zwrotu kosztów na poziomie 1/3 godzin, przez które świadczysz pracę z domu.
Czy ryczałt za pracę zdalną jest opodatkowany?
Zgodnie z Kodeksem pracy ryczałt za pracę zdalną nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie trzeba więc odprowadzać od niego podatku ani składek ZUS.
Czym się różni ryczałt od ekwiwalentu za pracę zdalną?
Na koniec ważne rozróżnienie. Ryczałt za pracę zdalną i ekwiwalent to nie to samo, chociaż obie formy zwrotu kosztów są dopuszczone ustawą Kodeks pracy. Ryczałt stanowi uśrednioną kwotę, na której wypłatę zgadzają się i szef, i pracownik. Tego typu rozwiązanie pozwala uniknąć częstych, szczegółowych obliczeń zużytych mediów; nie wymaga też dokładnego raportowania zużycia. Ważne, by ryczałt za pracę zdalną był wyliczony na solidnej podbudowie - średnich stawkach rynkowych dla rynku, na którym obowiązuje. Powinien być też cyklicznie aktualizowany.
Ekwiwalent to rodzaj świadczenia, które wymaga dokładnego monitorowania zużycia mediów czy sprzętu. Może być wykorzystywany w sytuacji, gdy okresowe zużycie mediów lub narzędzi pracy jest bardzo różne (sezonowość).
