Bezpłatny urlop w pracy - co warto wiedzieć?

Pokaż więcej

Bezpłatny urlop w pracy

To szczególny rodzaj urlopu, za który pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie. Oznacza to, że choć zatrudniony będzie miał wolne w macierzystej firmie, nie dostanie za ten czas pensji. Ten okres będzie także pomijany przy okresie uprawniającym do nabycia prawa do nagrody jubileuszowej czy nagrody rocznej (jednakże powinno to wprost wynikać z regulaminu wynagradzania lub regulaminu przyznawania takich bonusów).

Wniosek o urlop bezpłatny

Procedura udzielenia urlopu bezpłatnego musi być dokładnie taka, jaka została ustalona w kodeksie pracy. Potrzebny jest wniosek zatrudnionego i to w formie pisemnej, o czym przesądza art. 174 § 1 kodeksu pracy, a także zgoda pracodawcy. To oznacza, że szef nie wyśle pracownika na urlop bezpłatny bez jego wniosku. Byłoby to bezskuteczne w świetle prawa.

Potwierdzają to wyroki sądów. Bez takiego wniosku wysłanie pracownika na urlop bezpłatny (np. po to, aby ciąć koszty zatrudnienia) będzie bezskuteczne. Tak orzekł m.in. Sąd Apelacyjny w Łodzi 15 października 1996 r. (III AUa 34/96). Uznał wówczas, że udzielenie pracownikowi urlopu bezpłatnego - niezgodnie z art. 174 § 1 k.p. - z inicjatywy zakładu pracy i bez pisemnego wniosku o udzielenie mu takiego urlopu - jest w świetle prawa bezskuteczne.

Co powinno znaleźć się we wniosku pracownika o urlop bezpłatny?

Przepisy nie precyzują, jak ma wyglądać wniosek o urlop bezpłatny, ale powinien wskazywać przynajmniej takie elementy jak:

• dane wnioskodawcy,
• dane pracodawcy,
• miejscowość i datę sporządzenia wniosku,
• precyzyjną prośbę o urlop bezpłatny,
• daty rozpoczęcia i zakończenia urlopu,
• uzasadnienie,
• podpis pracownika.

Czy pracodawca musi wyrazić zgodę na bezpłatny urlop?

W wyroku z 12 sierpnia 2004 r. (III PK 42/04) Sąd Najwyższy uznał, że wniosek pracownika o urlop bezpłatny oraz jego udzielenie przez pracodawcę są oświadczeniami woli, co oznacza że to zatrudniający godzi się na urlop bezpłatny pracownika, ale nie ma żadnego obowiązku, aby przystać na taką jego prośbę. Może mu np. dać urlop bezpłatny, ale w krótszym okresie.

Ich wykładni należy dokonywać na podstawie art. 65 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kodeksu pracy. Trzeba więc raczej badać, jaki był zgodny zamiar stron i cel umowy, niż opierać się na jej dosłownym brzmieniu.

Dlatego w tym samym wyroku SN stwierdził, że nie dochodzi do zawarcia umowy o urlop bezpłatny, jeżeli zgodnym zamiarem stron jest dalsze wykonywanie przez pracownika na rzecz pracodawcy tej samej pracy, ale w ograniczonym zakresie.

Ile można wziąć urlopu bezpłatnego?

W zasadzie to od porozumienia, które zawierają pracownik i pracodawca, zależy, jak długo będzie trwał urlop bezpłatny. Przepisy tego nie ograniczają. Jeśli jednak ma on trwać dłużej niż 3 miesiące, strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania z niego zatrudnionego z ważnych przyczyn (strony powinni też określić, jakie to mogą być powody). Tak stanowi art. 174 § 3 k.p.

W wyroku z 21 października 2003 r. (I PK 559/02) Sąd Najwyższy podkreślił, że wniosek pracownika o urlop bezpłatny powinien wskazywać czas trwania urlopu. Z jednej strony oznacza to, że pracodawca bez uzgodnienia z zatrudnionym nie może mu udzielić urlopu w innym czasie, niż określa jego pisemny wniosek, z drugiej jednak - to do pracodawcy należy decyzja, czy udzieli urlopu w wymiarze, który oznaczył pracownik, czy na krócej.

Urlop bezpłatny a kodeks pracy

Istotą urlopu bezpłatnego udzielonego na podstawie art. 174 k.p. jest zwolnienie pracownika z obowiązku wykonywania pracy i zwolnienie pracodawcy z wypłacania wynagrodzenia. Zgodnie z art. 174 § 2 k.p. okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Oznacza to przerwę w zatrudnieniu ze wszystkimi tego konsekwencjami.

Sąd Najwyższy kilkakrotnie analizował tę sytuację w powiązaniu z innymi przepisami. Przyznał w m.in. w wyroku z 9 maja 2008 r. (II PK 318/07), że z art. 2 k.p. nie wynika, aby warunkiem koniecznym zachowania statusu pracownika było faktyczne wykonywanie pracy (ze strony pracownika) i wypłacanie wynagrodzenia (ze strony pracodawcy). Stąd faktyczne wykonywanie obowiązków wynikających z łączącego strony stosunku pracy wystarczy , aby stosunek ten trwał.

Dlatego osoba, która pozostaje w dniu wykreślenia z rejestru komercjalizowanego przedsiębiorstwa państwowego na urlopie bezpłatnym, udzielonym czy to na podstawie art. 174 k.p., czy art. 174 [1] k.p., nadal jest pracownikiem zatrudnionym u pracodawcy podlegającego komercjalizacji i prywatyzacji, który urlopu tego jej udzielił. Ma więc prawo do nieodpłatnego nabycia akcji na podstawie art. 36 ust. 1 ustawy o komercjalizacji i prywatyzacji.

Urlop bezpłatny a wypowiedzenie umowy o pracę

Jeśli pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym, pracodawca nie może mu wręczyć wypowiedzenia umowy o pracę. Zabrania tego art. 41 kodeksu pracy w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. To szczególna ochrona stosunku pracy.

Można jednak dyscyplinarnie zwolnić pracownika w tym czasie, gdyby np. dopuścił się ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych.

Kiedy można zwolnić pracownika przebywającego na urlopie bezpłatnym?

Z utratą pracy musi się liczyć pracownik, który przebywa na urlopie bezpłatnym, jeśli firma ogłasza upadłość lub likwidację. W zakładzie, który zatrudnia przynajmniej 20 osób, można zwolnić w procedurze zwolnień grupowych tego, kto ma urlop trwający co najmniej 3 miesiące (i dłużej).

Powrót do pracy po bezpłatnym urlopie

Jeśli nie ma takich niespodzianek, po urlopie bezpłatnym pracownik wraca do firmy na stanowisko, które zajmował przed urlopem. Sąd Najwyższy uznał, że skoro pracownik zgłasza gotowość do pracy po tym urlopie, nawet jeśli chodzi o terminowe zatrudnienie, to znaczy, że chce kontynuować stosunek pracy (wyrok SN z 7 sierpnia 2001 r., l PKN 577/00).

Niekoniecznie jednak wróci z tego urlopu wcześniej, bo musi się na to zgodzić pracodawca.

Urlop bezpłatny a wypoczynkowy

Jeśli urlop bezpłatny trwał dłużej niż miesiąc, pracodawca odpowiednio zmniejsza pracownikowi urlop wypoczynkowy w tym roku kalendarzowym, w którym wraca on z urlopu bezpłatnego do firmy (art. 155 [2] § 1 pkt 1 k.p.).

To zaś wymaga skrupulatnego policzenia. Jeżeli okres, kiedy pracownik nie pracował, bo miał urlop bezpłatny, obejmuje części miesięcy kalendarzowych, za miesiąc uważa się łącznie 30 dni. Tak stanowi § 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.).

Okresy nieobecności, za które pracownik nie nabywa prawa do urlopu wypoczynkowego, sumuje się. Jeśli więc kilka razy w roku przebywał na urlopach bezpłatnych, z których każdy był krótszy niż miesiąc, to ustalając należny wymiar urlopu wypoczynkowego, należy zliczyć wszystkie dni urlopu bezpłatnego z roku i obniżyć mu urlop wypoczynkowy o 1/12 za każde 30 dni urlopu bezpłatnego.

Nie ma natomiast proporcjonalnej obniżki, gdy pracownik przed urlopem bezpłatnym wybrał w całości urlop wypoczynkowy (art. 155 [2] § 2 k.p.).

Przykład

Długoletni pracownik ma trzymiesięczny urlop bezpłatny od 15 stycznia do 15 kwietnia 2020 r. Nie brał wcześniej urlopu wypoczynkowego. Po powrocie do firmy będzie miał prawo do 9/12 urlopu wypoczynkowego liczonych z 26 dni, czyli w 2020 r. jego wakacje będą liczyły 20 dni.

Urlop bezpłatny u innego pracodawcy

Inaczej jest natomiast przy urlopie bezpłatnym, którego udziela się na pracę u innego pracodawcy (art. 174 [1] kodeksu pracy). Wówczas okres tego urlopu wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia u dotychczasowego pracodawcy.

To trójstronne porozumienie o urlopie bezpłatnym. Za pisemną zgodą pracownika pracodawca udziela mu urlopu bezpłatnego, aby pracował u innego pracodawcy. Potrwa to tyle czasu, ile firmy ustaliły w zawartej w tej sprawie umowie. To rodzaj wypożyczenia pracownika, gdy w kooperującym zakładzie brakuje fachowca z jakiejś dziedziny, np. technologa produkcji.

Ślad w świadectwie pracy

Wśród informacji zawartych w świadectwie pracy muszą się znaleźć opisy okresów korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawie prawnej jego udzielenia. Są tam także okresy nieskładkowe przypadające w czasie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty. Tak określa rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2018 r., poz. 1289 t.j.).

Posługując się wzorem świadectwa pracy, który stanowi załącznik do tego rozporządzenia, informację o urlopie bezpłatnym pracodawca zamieszcza w ust. 6 pkt 2 świadectwa. Natomiast dane o okresach nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub rent podaje w ust. 6 pkt 13 świadectwa. Zgodnie z art. 7 pkt 8 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS tylko urlop bezpłatny oraz przerwy w zatrudnieniu w razie nieudzielenia urlopu bezpłatnego małżonkom pracowników skierowanych do pracy w przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, w stałych przedstawicielstwach przy Organizacji Narodów Zjednoczonych i w innych misjach specjalnych za granicą, w instytutach, ośrodkach informacji i kultury za granicą są okresami nieskładkowymi. Tylko taki urlop należy wymienić w tym punkcie świadectwa pracy.

Urlopy bezpłatne pracodawca wykazuje z całego okresu, dla którego wystawia świadectwo pracy, a nie tylko z roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

Urlop bezpłatny a składki ZUS

W czasie urlopu pracodawca przestaje płacić za pracownika składki ZUS. Po 30 dniach pracownik traci ubezpieczenie zdrowotne, społeczne i emerytalne.

Informację o tym, że pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym, pracodawca podaje w raporcie ZUS RSA, który sporządza za miesiąc, kiedy podwładny z niego korzystał. Jako kod przerwy podaje w nim 111. Wypełniając w tym raporcie pozycje o okresie urlopu bezpłatnego, należy zachować szczególną uwagę - data „od” i „do” nie może wykraczać poza pierwszy i ostatni dzień kalendarzowy tego miesiąca.

Inne przerwy bezpłatne w prawie pracy

Urlop bezpłatny dla pracownika to niejedyna podstawa czasowego zawieszenia obowiązków zawodowych. W prawie pracy można jeszcze wyróżnić urlopy m.in.:

• dla pracownika młodocianego w okresie ferii szkolnych (art. 205 § 4 k.p.),
• dla członków związku zawodowego do pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy (art. 25 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych; Dz.U. z 2019 r., poz. 263 t.j.),
• dla członka zarządu komisarycznego (art. 146 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe; Dz.U. z 2019 r., poz. 2357 t.j.),
• w celu odbycia ćwiczeń wojskowych, pełnienia okresowej służby wojskowej lub terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie (art. 124 ustawy z 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej; Dz.U. z 2019 r., poz. 1541 t.j.),
• dla małżonków pracowników skierowanych do pracy w przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, w stałych przedstawicielstwach przy Organizacji Narodów Zjednoczonych i w innych misjach specjalnych za granicą, w instytutach, ośrodkach informacji i kultury za granicą (art. 7 pkt 8 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS; Dz.U. z 2020 r., poz. 53 t.j.).

W niektórych przypadkach ci pracownicy zachowują wszystkie uprawnienia wynikające ze stosunku pracy, z wyjątkiem prawa do wynagrodzenia lub wlicza się im ten okres do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Wzór wniosku pracownika o urlop bezpłatny

……………………………….

(miejscowość, data)

………………………………

(dane pracownika)

………………………………..

………………………………..

(dane pracodawcy)

Wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego

Na podstawie art. 174 § 1 kodeksu pracy wnoszę o udzielenie mi urlopu bezpłatnego

od ………………………. do …………………………. .

Uzasadnienie:

…………………………………………………………………………………………………....

(podpis pracownika)