Co to jest inwentaryzacja i jak ją przeprowadzić?

Pokaż więcej

Inwentaryzacja definicja

Inwentaryzacja to działania rachunkowe, które mają precyzyjnie ustalić faktyczny stan liczbowy i wartość majątku firmy na określony dzień, z reguły przypada on ostatniego dnia roku obrotowego, np. kalendarzowego.

Na czym polega inwentaryzacja? Technicznie polega to na tym, że sporządza się spis składników majątkowych przedsiębiorstwa oraz wyjaśnia różnice między stanem faktycznym a tym, który wynika z ewidencji księgowej.

Kto musi przeprowadzić inwentaryzację?

Przynajmniej raz do roku inwentaryzację muszą przeprowadzać wszystkie firmy handlowe i produkcyjne, bo dzięki temu znają, ile mają towaru na sklepowych półkach i w magazynach oraz jaka jest jego wartość.

Taki obowiązek spoczywa także na niektórych przedsiębiorstwach typowo usługowych. Chodzi głównie o takie firmy, które, aby stworzyć usługę, muszą kupić materiały pomocnicze. Jeśli właściwości takich materiałów wpływają na ostateczny kształt usługi, to firma przeprowadza inwentaryzację roczną. Przykładowo, aby krawcowa uszyła klientce sukienkę, musi mieć do tego maszynę do szycia, centymetr krawiecki, szpilki, igły, nici, różne elementy do wykończenia kreacji, np. taśmy podszywające, podszewki, ozdoby do jej przybrania, np. napy, koraliki, koronki.

Terminy inwentaryzacji

Inwentaryzację roczną należy przeprowadzić w ostatnim dniu każdego roku obrotowego, zanim sporządzi się roczne sprawozdanie finansowe. Taki obowiązek na firmy nakłada ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r., poz. 217). Najwcześniej można ją rozpocząć na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15. dnia następnego roku (art. 26 ust. pkt 1 ustawy o rachunkowości).

Różne rodzaje inwentaryzacji

Inwentaryzacja roczna

W trakcie inwentaryzacji firma podsumowuje i zlicza cały funkcjonujący przez rok obrotowy stan majątkowy. Uwzględnia w nim wyprodukowane dobra, materiały pomocnicze, nieruchomości, pojazdy, urządzenia i maszyny potrzebne przy produkcji.

Inwentaryzacja doraźna i nadzwyczajna

Inwentaryzację doraźną przeprowadza się, gdy pojawi się nagła potrzeba. Najczęściej dzieje się to, gdy zmienia się w firmie osoba odpowiedzialna materialnie lub gdy dochodzi do kradzieży, włamania.

O nadzwyczajną inwentaryzację upomną się np. organy kontrolujące przedsiębiorstwo handlowe czy produkcyjne. Niewykluczone, że będzie ona także potrzebna po klęskach żywiołowych (pożarze, powodzi).

Metody inwentaryzacji

Ustawa o rachunkowości wyróżnia trzy rodzaje inwentaryzacji:

• spis z natury, który obejmuje: aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papiery wartościowe w postaci materialnej, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe, nieruchomości zaliczone do inwestycji, maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie,
• rozliczanie sald z kontrahentami, które obejmuje: aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielone pożyczki oraz powierzone kontrahentom własne składniki aktywów,
• porównanie ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja wartości tych składników. Obejmuje to: środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty oraz prawa zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożone, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych z tytułów publicznoprawnych, a także aktywa i pasywa niewymienione w dwóch poprzednich punktach oraz wymienione w nich, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych było niemożliwe.

Cele inwentaryzacji

Główną funkcją inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów przedsiębiorstwa, porównanie ich ze stanem ewidencyjnym i wyjaśnienie różnic. Różnice te mogą wynikać m.in. z tego, że zmieniły się naturalne cechy przedmiotów (np. towar przeterminował się). Odmienności w stanach będą także skutkiem błędów i ewentualnych nadużyć, które popełnili pracownicy (np. omyłki w księgowaniu lub wydawaniu towaru, kradzieże).

Etapy inwentaryzacji

Inwentaryzacja składa się z kilku etapów. Na początku przedsiębiorstwo ustala stan rzeczywisty majątku na określony dzień. Następnie wyjaśnia się różnice między stanem rzeczywistym a tym, który wynika z ewidencji księgowej. W kolejnym kroku przedsiębiorstwo porządkuje ewidencję towarów i rozlicza osoby odpowiedzialne za aktywa.

Harmonogram inwentaryzacji

Najczęściej w dużych firmach przygotowuje się harmonogram inwentaryzacji. Jest to dokument uzupełniający do zarządzania tą operacją, gdy trzeba przeprowadzić dużo czynności inwentaryzacyjnych. Określa go kierownik firmy, jednostki. W dużych firmach, które mają ogromny majątek, np. gotowe wyroby, półprodukty, zapasy, nieruchomości harmonogram inwentaryzacji tworzy się na lata, bo nie da rady jej zrealizować w ciągu jednego roku.

Taki plan pozwala dobrze i skutecznie przeprowadzić zakres czynności w ustalonych z góry terminach i dzięki temu na czas można sporządzić sprawozdanie finansowe rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.

Rozliczenie inwentaryzacji

Podczas inwentaryzacji:

• uzgadnia się zapisy księgowe ze stanem rzeczywistym,
• rozlicza się pracowników materialnie za powierzony majątek oraz
• ocenia przydatność składników majątku.

Podczas tych czynności można m.in. ustalić nieprawidłowości w gospodarowaniu składnikami majątku. W przyszłości pozwoli to zapobiegać ewentualnym stratom.

Zasady inwentaryzacji

Zgodnie z ustawą o rachunkowości nie wskazano szczegółowych zasad i sposobu przeprowadzania inwentaryzacji. Literatura fachowa wyróżnia jednak kilka reguł, którymi powinno kierować się przedsiębiorstwo, gdy należy przeprowadzić inwentaryzację w magazynie.

Przede wszystkim jest to zasada terminowości i częstotliwości, która stanowi, że inwentaryzacja ma przypadać w okresach wymaganych przepisami ustawy o rachunkowości. Wymienia się także zasadę podwójnej kontroli. Zgodnie z nią, zanim wpisze się każdą pozycję do arkusza spisowego, należy ją dwukrotnie sprawdzić. Ponadto inwentaryzację przeprowadza się zgodnie z zasadą „zamkniętych drzwi”, czyli w czasie, gdy przedsiębiorstwo nie obsługuje klientów i kontrahentów.

Inwentaryzację można przeprowadzać ręcznie lub za pomocą narzędzi informatycznych. Wykorzystuje się do tego m.in. odczyt za pomocą kodów kreskowych oraz oprogramowanie, które współpracuje z bazami danych.