Przeczytasz w 6 min.
Kilometrówka - czym jest?
Jeśli wykorzystujesz prywatny pojazd (nie tylko samochód, ale też motocykl czy nawet motorower), aby wykonać swoje obowiązki zawodowe masz prawo do zwrotu kosztów z tego tytułu. Jest to uregulowane w art.34a ustawy o transporcie drogowym. Aby kilometrówka trafiła na twoje konto musisz jednak zadbać o prawidłowo przygotowaną ewidencję. Musi w niej być wskazany cel twojego wyjazdu, odległość jaką pokonałeś twoim pojazdem, by ten cel móc zrealizować oraz kiedy miało to miejsce. W dalszej części artykułu znajdziesz wzór prawidłowo przygotowanej ewidencji przebiegu pojazdu.
Komu należy się kilometrówka?
Kilometrówka wiąże się ściśle z wykonywaniem obowiązków zawodowych poza miejscem pracy, czyli poza stałą siedzibą pracodawcy. Innymi słowy odpowiedź na pytania, jak obliczyć kilometrówkę albo jakie są nowe stawki kilometrówki – będzie dla ciebie istotna, jeśli planujesz podróż służbową.
Kolejny warunek, który uprawnia cię do zastosowania kilometrówki to fakt, że wyjazd w celach zawodowych odbywasz prywatnym środkiem transportu. To przełożony decyduje czy podróż służbowa ma odbyć się pociągiem, autobusem, autem firmowym, czy też twoim prywatnym pojazdem.
Kilometrówka ma zastosowanie zarówno, gdy chodzi o podróż po kraju, jak też zagraniczną.
Stawka za kilometr przebiegu pojazdu
Stawki kilometrówki zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: Rozporządzanie). Zostało ono zaktualizowane z końcem roku 2022. W efekcie nowelizacji stawka kilometrowa uległa podwyższeniu, pierwszy raz od 16 lat. Oto jak wyglądają aktualne stawki kilometrówki.
Stawka za 1 km przebiegu pojazdu samochodu osobowego
Stawka kilometrowa dla samochodu uzależniona jest od pojemności skokowej pojazdu i wynosi odpowiednio 0,89 zł za 1 km – dla auta z silnikiem do 900 cm3 oraz 1,15 zł za 1km – dla auta z silnikiem powyżej tej wartości. Wcześniej było to odpowiednio 0,52 zł i 0,84 zł.
Stawka za 1 km przebiegu motocykla
Stawka kilometrowa dla motocykli jest jedna niezależnie od pojemności skokowej silnika maszyny i równa 0,69 zł za 1km. Przed zmianą kilometrówka była obliczana zgodnie ze stawką 0,23 zł za 1 km.
Stawka za 1 km przebiegu motoroweru
Stawka kilometrowa, gdy podróż służbowa odbywa się z wykorzystaniem motoroweru jest równa 0,42 zł za 1km. Poprzednio obowiązująca stawka wynosiła 0,14 zł za 1km.
Kilometrówka 2024
Aktualnie obowiązujące przepisy to ten z grudnia 2022 roku. Wprowadziły one nowe stawki za 1km od 17 stycznia 2023 roku i to właśnie one są cały czas obowiązujące.
Limity kilometrówki
Kilometrówka jako sposób zwrotu kosztów poniesionych na wydatki służbowe obowiązuje do konkretnego progu ilościowego. W myśl par. 3 Rozporządzenia, miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca. Limit ten, ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może być wyższy niż:
- 300 km - do 100 tys. mieszkańców,
- 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
- 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.
W Rozporządzeniu przewidziano wyjątki. Powyżej podane limity nie mają zastosowania dla pojazdów wykorzystywanych w służbie leśnej. Wówczas limit kilometrówki wzrasta do 1500km. Podobny wzrost, tyle że do 3000km miesięcznie ma zastosowanie, gdy prywatne auto jest wykorzystywane w celach służbowych w służbach ratowniczych.
Nowa kilometrówka, czyli rozporządzenie o zmianie stawek nie wpłynęło na zmianę wartości limitów dla zastosowania kilometrówki.
Rozliczenie kilometrówki - jak wygląda?
Prawidłowo przygotowana kilometrówka musi zawierać dane takie jak numer rejestracyjny pojazdu samochodowego wykorzystywanego w podróżach służbowych, dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji na potrzeby wyliczenia kilometrówki, a także stan licznika przebiegu pojazdu na dzień rozpoczęcia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia ewidencji.
Kilometrówka musi być wyliczana w sposób uporządkowany. Dlatego każdorazowo prowadzona ewidencja powinna być oznaczana kolejny numer wpisu, zawierać datę i cel wyjazdu służbowego, informacje o odbytej trasie, liczbę pokonanych kilometrów,
liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji. Dodatkowo ewidencja musi zawierać imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem w ramach danej podróży służbowej.
Jak obliczyć kilometrówkę – wzór
Chociaż na stawkę kilometrówki składa się wiele czynników innych niż koszt paliwa – takich jak średnie koszty serwisowania czy wydatki ubezpieczeniowe – obliczenie kilometrówki jest prostym rachunkiem.
Kilometrówka to ilość kilometrów przejechanych w ramach wyjazdów służbowych pomnożona przez stawkę kilometrówki dla danego typu pojazdu.
Kilometrówka a samochód elektryczny
Kwestia rozliczania wyjazdów służbowych prywatnym autem, czyli kilometrówka dla samochodów elektrycznych lub napędzanym paliwem alternatywnym jest aktualnie przedmiotem dyskusji. Wydaje się, że warunkiem koniecznym do umożliwienia wyliczenia kilometrówki w takim przypadku jest rezygnacja z obowiązującego kryterium pojemności silnika – niemożliwego do zastosowania, gdy chodzi o samochód elektryczny.
Kilometrówka – podstawa prawna
- Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. 2001 Nr 125 poz. 1371) – link
- Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. poz. 271, z 2004 r. poz. 2376, z 2007 r. poz. 1462 oraz z 2011 r. poz. 308) – link
- Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – link
