Przeczytasz w 10 min.
Kwestionariusz osobowy a RODO
Z uwagi na wdrożenie przepisów związanych z ochroną danych osobowych wprowadzonych Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej: RODO, polski ustawodawca wprowadził zmiany w przepisach z różnych dziedzin prawa. Modyfikacje te – także w dziedzinie prawa pracy – zaczęły obowiązywać z dniem 4 maja 2019 r. Znowelizowana została m. in. treść art. 221 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej: K.p.) oraz dodane zostały kolejno art. 221a i art. 221b K.p.
O jakie dane osobowe może prosić pracodawca w kwestionariuszu osobowym?
W obowiązującym brzmieniu art. 221 § 1 K.p. wymienia co do zasady kompletny katalog danych osobowych, których pracodawca może wymagać od kandydata do pracy, tj.:
1) imię (imiona) i nazwisko,
2) datę urodzenia,
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
4) wykształcenie,
5) kwalifikacje zawodowe,
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia (zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 11 stycznia 2017 r., sygn. akt I PK 25/16 rozumiany jako zatrudnienie nie tylko na podstawie umowy o pracę, ale także na podstawie umów cywilnoprawnych (umów zlecenia, o dzieło itp.).
W tym miejscu należy poczynić jednak zastrzeżenie co do powyższego katalogu danych. Mianowicie, informacji z pkt 4-6 powyżej pracodawca może wymagać wyłącznie, jeżeli jest to niezbędne do wykonania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Przykładowo, jeżeli kandydatka do pracy ubiega się o stanowisko sekretarki, a swoim dotychczasowym 10-letnim okresie zatrudnienia pracowała jako pracownik biurowy, niania oraz sprzedawca, to w takiej sytuacji pracodawca może żądać podania danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia wyłącznie na stanowiskach biurowych. Pozostałe dane nie są konieczne w przypadku ubiegania się przez kandydatkę o zatrudnienie na stanowisku sekretarki.
Obok katalogu danych wymienionych w art. 221 § 1 K.p., pracodawca może wymagać także podania innych danych osobowych jednak wyłącznie, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa . Należy dostrzec, że użyte przez ustawodawcę wyrażenie „wynikające z przepisu prawa” nie jest jednoznaczne, można jednak przyjąć, że są to zarówno przepisy ustaw jak i na ogół rozporządzeń. Natomiast „przepisami prawa” nie będą układy zbiorowe pracy i inne specyficzne źródła prawa pracy wymienione w treści art. 9 K.p.
Należy zauważyć jednak, że katalog danych wymieniony w art. 221 § 4 K.p. jest, w przeciwieństwie do treści art. 221 § 1 K.p. - otwarty, co oznacza możliwość żądania różnego rodzaju danych osobowych, których obowiązek podania wynika z przepisów prawa. Przykładowo, pracodawca w określonych sytuacjach może domagać się podania:
1) danych dotyczących ewentualnej ciąży pracownicy, jeżeli chodzi o zatrudnienie przy pracy wzbronionej pracownicom ciężarnym,
2) obywatelstwa pracownika, jeżeli warunkiem zatrudnienia jest obywatelstwo polskie,
3) informacji o karalności, jeżeli jest ona ustawowym warunkiem zatrudnienia.
Jakich danych nie powinien zawierać kwestionariusz osobowy dla pracownika?
Z uwagi na powyższe, w stosunku do treści kwestionariusza w dotychczasowym jego brzmieniu, zauważyć można następujące różnice - brak wymogu podania imion rodziców kandydata, a także jego adresu zamieszkania (adresu do korespondencji), co oznacza, że kandydat jako dane kontaktowe może wskazać dowolny adres kontaktowy, w tym adres zamieszkania, zameldowania, ale także numer telefonu czy adres e-mail. Ponadto dodana została kategoria kwalifikacji zawodowych posiadanych przez kandydata, rozumianych jako zestaw wiedzy i umiejętności wymaganych do realizacji składowych zadań zawodowych (w wybranej specjalności). Umiejętności te wynikają z określonych dokumentów (świadectw, dyplomów, zaświadczeń) i stwarzają domniemanie, że legitymujący się nimi człowiek ma odpowiednie kompetencje do piastowania danego stanowiska. Dla zobrazowania zmian, w końcowej części artykułu została zamieszczona treść obowiązującego kwestionariusza osobowego wraz z przykładowym jego uzupełnieniem.
Zgoda kandydata na przetwarzanie danych osobowych
Dane osobowe kandydata, inne niż wskazane w art. 221 K.p. mogą być przetwarzane na podstawie zgody osoby ubiegającej się o pracę. Przyjmuje się, że kandydat wyraził zgodę, poprzez zamieszczenie dodatkowych danych w dokumentach aplikacyjnych, w tym w kwestionariuszu osobowym. Zgoda nie może jednak w żadnym przypadku stanowić podstawy przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 10 RODO (dane osobowe dotyczące wyroków skazujących lub czynów zabronionych, które mogą być przetwarzane w procesie rekrutacyjnym wyłącznie, gdy taki obowiązek pracodawcy wynika z przepisu prawa rangi ustawowej). W przypadku podania takich danych, powinny być one niezwłocznie usunięte.
Zgoda o której mowa w art. 221a § 1 K.p. dotyczyć może wyłącznie przetwarzania danych osobowych udostępnianych przez kandydata na wniosek pracodawcy lub danych osobowych przekazanych pracodawcy z inicjatywy kandydata. Nie może natomiast dotyczyć danych samodzielnie pozyskanych przez pracodawcę.
Zgoda kandydata, o której mowa powyżej, może także stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych szczególnych kategorii (art. 9 ust. 1 RODO), wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy kandydata. Zgoda taka musi być wyraźna, tj. złożone w formie wyraźnego oświadczenia. Otrzymując tego rodzaju dane pracodawca powinien jednak pamiętać o zasadach przetwarzania danych , w szczególności zasadzie ograniczonego celu i minimalizacji danych. Jeżeli zatem dane osobowe szczególnych kategorii (np. o stanie zdrowia czy orientacji seksualnej) zostaną zamieszczone przez kandydata w druku kwestionariusza osobowego, a nie są one niezbędne do przeprowadzenia rekrutacji – na tym etapie postępowania powinny zostać usunięte.
Udzielone przez kandydata zgody na przetwarzanie danych osobowych mogą być wycofane w każdym czasie, a wycofanie zgody musi być równie łatwe jak jej wyrażenie.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Kandydat jest o tym informowany zanim wyrazi zgodę. Brak wyrażenia przez kandydata zgody na przetwarzanie danych osobowych wykraczających poza katalog ujęty w art. 221 § 1 K.p. lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie i nie może powodować jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza odmowy zatrudnienia.
O co nie powinien pytać pracodawca podczas procesu rekrutacji?
Wobec powyższych rozważań, rodzi się następujące zagadnienie: jakie pytania może zadać pracodawca podczas rozmowy kwalifikacyjnej, a raczej, o co pytać nie powinien?
Jak już zostało wskazane powyżej, pracodawca gromadzi określony katalog informacji na temat kandydata, a jedynie wyjątkowo i w uzasadnionych sytuacjach może żądać podania danych wykraczających poza ten katalog. Nadto, przetwarzając dane osobowe kandydata (a więc już w chwili ich pozyskiwania) pracodawca będący administratorem danych osobowych powinien przestrzegać zasad związanych z ich przetwarzaniem – o czym była także mowa we wcześniejszej części artykułu. Dane nie powinny być zatem pozyskiwane nadmiarowo i na zapas, i powinny także odpowiadać założonemu celowi przetwarzania. Każdorazowo pracodawca powinien się zatem zastanowić, czy informacje o jakie chce zapytać kandydata będą mu w jakiś sposób pomocne w zatrudnieniu.
Co do zasady pracodawca nie powinien zatem pytać kandydata o:
- numer PESEL czy numer dowodu osobistego,
- stan rodzinny oraz plany w tym kierunku (włącznie z ciążą kandydatki),
- pochodzenie rasowe lub etniczne,
- poglądy polityczne,
- przekonania religijne lub światopoglądowe,
- przynależność do związków zawodowych,
- stan zdrowia,
- seksualność lub orientację seksualną.
Pytania zasadniczo nie powinny także dotyczyć obywatelstwa oraz karalności.
Pracodawca nie powinien także wymagać, aby kandydat okazał do wglądu referencje lub też podał kontakt do byłego pracodawcy. Oczywiście pracodawca może zapoznać się z referencjami kandydata, które on sam mu przekazał, jednak nie jest dopuszczalne kontaktowanie się z podmiotem, który wystawił referencje, w celu ich weryfikacji czy pozyskania dodatkowych informacji o kandydacie. Co więcej, pracodawca analizując informacje zawarte w kwestionariuszu osobowym nie powinien kontaktować się z uczelnią czy byłym pracodawcą w celu zweryfikowania prawdziwości podanych tam informacji.
Kwestionariusz osobowy - wzór
1. Imię (imiona) i nazwisko np. Joanna Maria Kowalska - Pietrzak
2. Data urodzenia np. 01.01.1980 r.
3. Dane kontaktowe w tym miejscu kandydat wskazuje swój adres zamieszkania/zameldowania, adres do kontaktu lub numer telefonu, adres e-mail. Podany adres musi być prawdziwy i aktualny w chwili składania oświadczenia oraz pozwalać kandydatowi na odbiór ewentualnie wysłanej korespondencji.
4. Wykształcenie (gdy jest ono niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku) np. I L.O. im. Adama Mickiewicza w Giżycku, rok ukończenia 1999; Uniwersytet Jagielloński w Krakowie, Wydział Prawa i Administracji, rok ukończenia 2004.
………………………………………………………………………………………………………………………..
(nazwa szkoły/szkół i rok ukończenia)
zawód i specjalność: nie muszą występować zawsze łącznie, natomiast specjalnością w przypadku ukończenia studiów wyższych może być dziedzina, w obrębie której powstała praca licencjacka/magisterska/inżynierska;
tytuł zawodowy: otrzymują osoby, które dowiodły, że posiadają określony zasób wiedzy i umiejętności potrzebnych do wykonywania danego zawodu np. lekarz, magister, magister inżynier;
stopnie naukowe: przewidywane ustawą Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce są dwa – doktor i doktor habilitowany;
tytuł naukowy: jest to tytuł profesora nadawany przez Prezydenta RP. .........................................................................................................................
(zawód, specjalność, stopień naukowy, tytuł zawodowy, tytuł naukowy)
5. Kwalifikacje zawodowe (gdy są one niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku) .........................................................................................................................
(kursy, studia podyplomowe lub inne formy uzupełnienia wiedzy lub umiejętności)
6. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia (gdy jest ono niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku) - przebieg zatrudnienia obejmuje zarówno zatrudnienie na postawie umów o pracę jak i umów cywilnoprawnych (zlecenia, o dzieło etc.)
.........................................................................................................................
(okresy zatrudnienia u kolejnych pracodawców oraz zajmowane stanowiska pracy)
7. Dodatkowe dane osobowe, jeżeli prawo lub obowiązek ich podania wynika z przepisów szczególnych - katalog danych jest otwarty i może obejmować w zależności od sytuacji przykładowo informacje o karalności czy o ciąży kobiety
.........................................................................................................................
......................................... .........................................
(miejscowość i data) (podpis osoby ubiegającej się o zatrudnienie)
Autor tekstu: adwokat Kinga Majczak- Górecka
