Co to jest outsourcing?

Outsourcing - definicja

Termin outsourcing powstał z połączenia trzech angielskich wyrazów: outside (na zewnątrz), resource (zasób) i using (korzystanie). Można go tłumaczyć dosłownie jako korzystanie z zewnętrznych zasobów. Koncepcja biznesowa outsourcingu powstała na początku XX wieku. Najczęściej w jej kontekście przywołuje się wypowiedź Henry’ego Forda, który stwierdził, że: „Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my”. Wikipedia podaje, że po raz pierwszy pojęcie outsourcingu zostało użyte w 1979 roku, i odnosiło się do kupowania niemieckich projektów przez brytyjski przemysł motoryzacyjny.

Istota usług outsourcingowych?

Istotą outsourcingu jest długofalowa współpraca. Terminem tym nie określa się więc raczej pojedynczych zleceń wykonania określonej pracy firmie zewnętrznej. Outsourcing stosowany jest natomiast przy powierzaniu firmie zewnętrznej na przykład prowadzenia księgowości, obsługi sieci komputerowej czy sprzątania biurowców. Są to zatem czynności, które nie stanowią podstawowego obszaru działalności firmy. Zleca się je na zewnątrz przede wszystkim po to, by ograniczać koszty. Firma, która decyduje się na outsourcing nie musi więc przeznaczać własnych zasobów na szkolenia pracowników czy zakup specjalistycznego sprzętu służącego do wykonywania podrzędnych zadań.

Przedmiotem outsourcingu może być wiele czynności. Co do zasady nie stosuje się go natomiast do podstawowej, strategicznej działalności firmy (tzw. core business). Na przykład firma oferująca usługi księgowe nie podnajmuje innych firm do wykonywania w jej imieniu tych usług. Najczęściej outsourcing stosowany jest przez przedsiębiorstwa do wykonywania następujących czynności:

• prowadzenia spraw kadrowych, rekrutacji,
• prowadzenia księgowości i rachunkowości,
• zajmowania się sprawami związanymi z logistyką i transportem,
• zarządzania siecią informatyczną,
• przeprowadzania audytu wewnętrznego,
• dokonywania zakupów i kwestii zaopatrzeniowych,
• zajmowania się marketingiem i reklamą,
• organizowania szkoleń,
• obsługi klientów,
• sprzątania,
• obsługi nieruchomości,
• zajmowania się kwestiami gastronomicznymi.

Rodzaje outsourcingu

Outsourcing możemy podzielić na kilka rodzajów. Przede wszystkim możemy wyróżnić outsourcing pełny i selektywny. Pierwszy z nich ma zastosowanie wówczas, gdy firma powierza innemu podmiotowi kompleksowe wykonanie danego zadania lub procesu.  W przypadku outsourcingu selektywnego firma zleca jedynie określone zadania w ramach podpisanej umowy. Posłużmy się przykładem -  outsourcing pełny może mieć zastosowanie w przypadku pełnej obsługi spraw kadrowych, włącznie z rekrutacją. Z kolei selektywny może polegać jedynie na zleceniu zewnętrznej firmie przeprowadzenia procesu rekrutacji.

Outsourcing możemy podzielić ponadto na kontraktowy i kapitałowy. Outsourcing kontraktowy polega na zleceniu zewnętrznemu podmiotowi całości określonych procesów na podstawie długoterminowej umowy. Podmiot zlecający zadanie likwiduje wówczas w firmie wszystkie elementy służące do tej pory do wykonywania tego zadania (np. zwalnia kadrę HR). Z kolei outsourcing kapitałowy polega na utworzeniu nowego podmiotu gospodarczego powiązanego kapitałowo z firmą macierzystą, czyli tzw. spółki-córki. Nowy podmiot przejmuje określone zadania w ramach grupy (np. może to być oddzielna spółka wyspecjalizowana w kwestiach kadrowych).

Zalety outsourcingu

Oprócz kwestii redukcji kosztów, outsourcing ma także inne zalety. Przede wszystkim pozwala firmie skupić się na realizacji podstawowych celów działalności. Dzięki niemu przedsiębiorstwo nie musi zatrudniać dodatkowych osób i prowadzić szkoleń z obszarów, które nie są strategicznymi. Dzięki podnajęciu zewnętrznych podmiotów, zapewnia najwyższą jakość usług w danej dziedzinie. Tym samym odciąża poszczególne działy z firmy z mniej istotnych dla nich obowiązków. W ten sposób firma może się skupić na realizacji podstawowych zadań, które stanowią jej przewagę konkurencyjną na rynku.

Wady outsourcingu

Outsourcing nie jest jednak pozbawiony wad. Ponieważ główną korzyścią płynącą z  outsourcingu jest redukcja kosztów, pojawia się ryzyko skorzystania z usług firm, które oferują najtańsze usługi. Nie zawsze jednak cena idzie w parze z jakością. Może zatem dojść do sytuacji, w której przedsiębiorstwo podnajmuje firmę niedysponującą wykwalifikowaną kadrą, co może w efekcie doprowadzić do strat. Drugą kwestią jest outsourcowanie zbyt dużej ilości zadań na firmy zewnętrze. W efekcie może to prowadzić do utraty kontroli nad określonymi zadaniami czy projektami. Outsourcing może też narazić firmę na wyciek informacji, a co za tym idzie narazić główny biznes na ryzyko. Niezbędne jest bowiem powierzenie zewnętrznej firmie kluczowych informacji dotyczących np. kontrahentów czy listy strategicznych klientów. Dlatego kluczowe przy wyborze firm outsourcingowych jest kierowanie się przede wszystkim jakością usług, a nie tylko ceną. Tu pojawia się jednak kolejne ryzyko – może się okazać, że w takiej sytuacji outsourcing nie przyniesie zakładanych oszczędności.