Miesięczna lista obecności pracowników - zobacz wzór

Pokaż więcej

Zgodnie z kodeksem pracy, pracodawca w ciągu 7 dni od podjęcia pracy przez pracownika powinien poinformować go o przyjętym sposobie potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Obowiązek ten dotyczy pracodawców, którzy nie muszą ustanawiać regulaminu pracy. W pozostałych przypadkach, informacje o potwierdzaniu obecności znajdują się w regulaminie pracodawcy.

Jak powinna wyglądać lista obecności pracowników?

Przepisy nie precyzują, jak powinna wyglądać lista obecności pracowników. Może to być system elektroniczny, jak równie dobrze zwykła kartka papieru z listą obecności. Przepisy nie zobowiązują ponadto pracodawcy do prowadzenia listy obecności pracowników. Ze względów organizacyjnych jest to jednak wskazane, bo ułatwia obliczenie rzeczywistego czasu pracy i wypłacenie należnego wynagrodzenia. Na liście obecności pracownik nie ma obowiązku wpisywania powodu swojej nieobecności w danym dniu (np. choroby). Taka informacja powinna się natomiast znaleźć w ewidencji czasu pracy.

Co powinna zawierać lista obecności pracowników?

Przygotowana na kartce papieru lista obecności pracowników powinna zawierać nazwę zakładu pracy, okres, którego dotyczy lista obecności, imiona i nazwiska pracowników, pola na podpisy pracowników i podpis kierownika jednostki.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy

Pracodawca ma obowiązek ewidencjonowania czasu pracy pracownika. Ewidencja czasu pracy nie jest jednak tożsama z listą obecności pracownika. Lista obecności nie jest bowiem dokumentacją pracowniczą w myśl przepisów rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dokumentacja pracownicza to:

• karta ewidencji czasu pracy,
• imienna karta wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń,
• karta ewidencyjna przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej,
• akta osobowe.

Do tego katalogu nie należy lista obecności. Oznacza to, że listy obecności nie obejmują przepisy dotyczące ochrony dokumentacji pracowniczej. Nie ma więc ustalonego terminu, w jakim pracodawca ma obowiązek przechowywać listę obecności pracowników. Z reguły przyjmuje się natomiast, że jest to okres 3 lat – po takim okresie roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu.

Kto nie musi podpisywać listy obecności?

Czasu pracy nie ewidencjonuje się w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Lista obecności pracowników - wzór