Obowiązkowe terminale płatnicze

Znowelizowana ustawa Prawo przedsiębiorców wprowadziła w życie obowiązek terminali płatniczych, czyli umożliwienia klientom płatności bezgotówkowych. Wyjaśniamy m.in., jakie zasady musi spełnić prowadzący działalność, jak może uzyskać darmowy terminal płatniczy oraz omawiamy konsekwencje finansowe dla osób, które nie poddadzą się nowym przepisom, realizowanym w ramach programu Nowy Ład.

Pokaż więcej

Wprowadzenie obowiązku umożliwienia płatności bezgotówkowych, czyli realizowanych m.in. z użyciem karty płatniczej czy kodu BLIK, ma na celu m.in. uszczelnić rynek finansowy, sprostać oczekiwaniom klientów, którzy coraz rzadziej płacą gotówką za produkty i usługi, a w dłuższej perspektywie także stopniowe wycofanie płatności tradycyjnych, czyli monetami i banknotami.

Przedsiębiorcy od dłuższego czasu zdają sobie sprawę z rosnącej roli terminali płatniczych i pytają, od kiedy obowiązkowe terminale płatnicze wejdą w życie? Płatności bezgotówkowe zyskują popularność w społeczeństwie. Według badań przeprowadzonych przez Narodowy Bank Polski, w roku 2021 udział transakcji bezgotówkowych w ogólnej liczbie transakcji wyniósł aż 94 procent. To więcej niż średnia unijna! Staje się więc oczywiste, że brak terminala w punkcie usługowym może skutecznie zniechęcić potencjalnych klientów. Trendy to jednak nie wszystko. Znowelizowana ustawa Prawo przedsiębiorców już nałożyła na właścicieli firm obowiązek umożliwienia płatności elektronicznych. Szczegóły wyjaśniamy w artykule na Kapitalni.org.

Od kiedy są obowiązkowe terminale płatnicze?

Obowiązek przyjmowania płatności bezgotówkowych wszedł w życie 1 stycznia 2022 roku i jest aktualny również w roku 2023. Został on uregulowany wspomnianą wyżej ustawą. Jej nowelizacja dotyczyła różnych aspektów, w tym płatności elektronicznych i urządzeń do nich służących, czyli terminali płatniczych. Nowe przepisy wywołały zamieszanie wśród wielu przedsiębiorców, którzy nie byli pewni, czy i od kiedy obowiązek posiadania terminala dotyczy ich wszystkich.

Kto musi mieć terminal płatniczy, a kto nie?

Aktualnie obowiązek akceptowania płatności elektronicznych w miejscu wykonywania działalności gospodarczej, włączając w to zwłaszcza

wnętrze lokalu,
obszar poza lokalem przedsiębiorstwa (np. przy stoliku dla branży gastronomicznej, czy przy okazji spotkania u klienta podczas dostaw kurierskich),
wnętrze pojazdu służącego do świadczenia usług transportu pasażerskiego (np. taksówka, autobus),

ciąży na przedsiębiorcach, który prowadzą ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższe zapisy są zgodne z artykułem 19a ustawy Prawo przedsiębiorców i są ważne od 1 stycznia 2022 roku.

Przedsiębiorca zapewnia możliwość dokonywania zapłaty w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego, przy użyciu instrumentu płatniczego w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych.

Od powyższej zasady jest jednak wyjątek. Obowiązek posiadania terminala płatniczego NIE dotyczy tych przedsiębiorców, którzy nie prowadzą ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których jest mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931, z późn. zm.3). W praktyce W praktyce jest tu mowa o podatnikach, którzy korzystają ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego od obowiązku trzymania ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Zwolnienia te zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministerstwa Finansów z 22 grudnia 2021 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. 2021 poz. 2442).

Ulga na terminal płatniczy

Wartą rozważenia opcją są darmowe terminale płatnicze dla małych firm. O tego rodzaju ułatwienie można starać się w ramach programu Polska Bezgotówkowa realizowanym przez firmę PolCard. Dokładnie rzecz biorąc w programie oferowana jest ulga na terminal płatniczy. Działa ona w myśl zasady: pierwszy terminal płatniczy otrzymujesz za darmo i korzystasz z niego bez opłat i prowizji, dopóki nie osiągniesz łącznych obrotów na terminalu w wysokości 100 tysięcy złotych w ciągu jednego roku.

Darmowy terminal płatniczy w ramach programu Polska Bezgotówkowa jest dostępny dla nowych firm lub takich, których właściciele w ciągu ostatnich 12 miesięcy nie akceptowali płatności bezgotówkowych za pomocą kart płatniczych.

To te grupy prowadzących biznes mają możliwość skorzystania z programu i otrzymania darmowego terminala płatniczego, co pozwoli im na ułatwienie płatności dla swoich klientów. Z kolei dla przedsiębiorców, którzy nie mają możliwości darmowej usługi i muszą nabyć albo wypożyczyć obowiązkowy terminal płatniczy ustawodawca przewidział ulgi podatkowe.

Jaki terminal płatniczy wybrać?

Rodzaj terminala płatniczego warto dopasować do rodzaju prowadzonej działalności. Do wyboru są m.in. terminale stacjonarne do realizacji płatności bezpośrednio przy kasie, terminale mobilne, a nawet terminale w telefonie. Zwłaszcza to ostatnie rozwiązanie sprawie, że przedsiębiorca nie ma konieczności noszenia ze sobą pełnego systemu obsługi płatności kartą. Mobilne terminale płatnicze są popularnym rozwiązaniem zwłaszcza w gastronomii, usługach dostawczych i firmach kurierskich. Pozwalają na większą elastyczność i dostępność dla klienta w miejscu dla niego wygodnym. To ważny aspekt, bo obsługa klientów jest jednym z istotnych czynników sukcesu w realizowanym biznesie. Warto mieć na uwadze, że obowiązkowe terminale płatnicze to wymóg prawny, ale też praktyczne rozwiązanie, które daje konsumentom szansę, nie martwić się liczeniem banknotów czy przyjmowaniem reszty. Nie bez znaczenia jest także krótszy czas obsługi, szczególnie przy transakcja jest rozliczana zbliżeniowo, bez konieczności wprowadzania kodu PIN.

Obowiązek synchronizacji kasy fiskalnej z terminalem płatniczym w 2023 roku

Aktualny termin wprowadzający obowiązkową synchronizację terminali płatniczych i kas fiskalnych, dla tych przedsiębiorców, którzy z kas korzystają, to 1 stycznia 2025 roku. Oryginalnie i zgodnie ze znowelizowaną ustawą Prawo przedsiębiorców, miał on wejść w życie 1 lipca 2022 roku. Jednak w odpowiedzi na problemy techniczne zgłaszane przez przedsiębiorców, Minister Finansów podjął decyzję o przesunięciu terminu obowiązku integracji kas rejestrujących online z terminalami płatniczymi do końca 2024 roku. Potwierdza to oświadczenie z 15 marca 2022 roku opublikowanie na stronach MF.

Zgodnie z powyższym, ewentualne kary za brak synchronizacji będą obowiązywać od stycznia 2025.

Kara za brak terminala do płatności bezgotówkowych

Ten akapit dotyczy przedsiębiorców, którzy prowadząc działalność mają obowiązek korzystania z kas fiskalnych. Ustawodawca przewidział sankcje finansowe za brak wypełnienia obowiązku synchronizacji urządzeń stosowanych w biznesie. Pierwsza z nich to kara w wysokości 5 tysięcy złotych nakładana na przedsiębiorcę przez naczelnika urzędu skarbowego. Ponadto osoby, które nie wypełnią ustawowego obowiązku synchronizacji może spotkać odmowa prawa do przyspieszonego zwrotu podatku VAT. W myśl art. 87 ust. 6c ustawy VAT - jeżeli stwierdzi się, że podatnik nie zapewnił możliwości dokonywania płatności bezgotówkowej, to nie przysługuje mu zwrot różnicy podatku naliczonego w terminie przyspieszonym (czyli 25 dni) za okres rozliczeniowy, w którym naruszenie tego obowiązku zostało stwierdzone oraz za 6 kolejnych okresów rozliczeniowych następujących po tym okresie rozliczeniowym lub za który podatnik wykazał zwrot różnicy podatku. Kolejna kara zabiera czasowo możliwość skorzystania z opcji kwartalnego rozliczenia podatku VAT, czyli składania plików JPK_V7.