Prokurent - kto to jest i jaka jest jego odpowiedzialność w spółce?

Pokaż więcej

Prokurent - kto to?

Prokurent to osoba, której udzielono tzw. prokury. Jest to rodzaj pełnomocnictwa szczególnego - niezwykle szerokiego. Określa ją art.109 [1] kodeksu cywilnego.

Zgodnie z tym przepisem prokury udziela przedsiębiorca, który podlega obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Prokura umocowuje do wszystkich czynności sądowych i pozasądowych, które wiążą się z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Co może prokurent?

Na podstawie art.109 [1] k.c. prokurent ma bardzo duże uprawnienia. Są one niemal tak rozległe jak członków zarządu spółki. To zarząd spółki powołuje i odwołuje prokurenta, ale w drugą stronę - takiej możliwości nie ma prokurent wobec zarządu. Nawet będąc prokurentem, nie odwoła mocodawcy. Prokurent ma prawo prowadzić sprawy przedsiębiorcy. Może więc zawierać umowy, zaciągać zobowiązania i podejmować inne czynności związane z funkcjonowaniem spółki.

Na tej podstawie nie wolno mu jednak zbyć czy obciążyć przedsiębiorstwa lub nieruchomości. Do tego typu działań potrzebne jest pełnomocnictwo do poszczególnej czynności. Tak stanowi art.109 [3] k.c. Prokurent może także reprezentować spółkę w postępowaniu sądowym, administracyjnym i podatkowym.

Ponieważ uprawnienia prokurenta są bardzo szerokie, to art.109 [6] k.c. zakazuje przenoszenia prokury. Prokurent może najwyżej ustanowić pełnomocnika do poszczególnej czynności lub pewnego rodzaju czynności. Nie można także ograniczyć prokury ze skutkiem wobec osób trzecich, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej (art. 109 [1] § 2 k.c.). Oznacza to, że czynności, które podjął prokurent w relacjach z osobami trzecimi, np. kontrahentami, są w pełni ważne i skuteczne.

Kto może zostać prokurentem?

Artykuł 109 [2] § 2 kodeksu cywilnego wskazuje, że prokurentem może być osoba fizyczna, która ma pełną zdolność do czynności prawnych. A tę – zgodnie z art.11 k.c. - nabywa się z chwilą uzyskania pełnoletności.

Kto nie może zostać prokurentem?

Prokurentem nie zostanie osoba niepełnoletnia lub ubezwłasnowolniona całkowicie czy częściowo. Na tę funkcję nie powoła się także osoby prawnej, np. innej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.).

Ponadto zgodnie z art.18 § 2 kodeksu spółek handlowych prokurentem nie może być osoba, którą prawomocnie skazano na podstawie kodeksu karnego. Chodzi m.in. o przestępstwa przeciwko ochronie informacji, wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu i interesom majątkowym w obrocie cywilnoprawnym oraz przeciwko obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi. Do tego dochodzą też naruszenia przepisów karnych z kodeksu spółek handlowych.

Nawet kilku prokurentów w jednej firmie

Przedsiębiorca nie musi się ograniczać, może mieć nawet kilku prokurentów. Zgodnie z art.109 [4] § 1 k.c. prokury ma prawo udzielić kilku osobom łącznie (to tzw. prokura łączna) lub oddzielnie. Jeśli mocodawca decyduje się na prokurę łączną, to prokurenci muszą ze sobą współdziałać. Zatem umowa z kontrahentem spółki bez choćby jednego podpisu osób umocowanych w prokurze łącznej będzie nieważna.

Prokura może obejmować umocowanie także albo wyłącznie do dokonywania czynności wspólnie z członkiem organu zarządzającego lub wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania handlowej spółki osobowej.

Ponadto przy udzieleniu prokury wolno określić zakres spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa. Prokurent odpowiada więc wtedy tylko za to, co dzieje się w jego części/oddziale firmy. Takie uprawnienia dyrektorów czy prezesów ustanawiają zazwyczaj duże przedsiębiorstwa z wieloma filiami w kraju. Tzw. prokurę oddziałową statuuje art.109 [5] k.c.

Jak ustanowić prokurenta…

Prokury udziela się na piśmie pod rygorem nieważności (art.109 [2] § 1 k.c.). Mocodawca, np. prezes spółki czy przedsiębiorca nie może zatem poprzestać na ustnej deklaracji, że przekazuje komuś część swoich uprawnień, tak jak dopuszcza to pełnomocnictwo (ono może mieć nawet tylko postać werbalną, choć dość trudno to potem udowodnić).

Jeśli prokurenta ustanawia spółka kapitałowa, np. sp. z o.o., muszą się na to zgodzić wszyscy członkowie zarządu. W spółkach osobowych potrzebna jest akceptacja wszystkich wspólników, którzy mają prawo prowadzić sprawy spółki, lub komplementariuszy.

… i jak wpisać go do rejestru?

Prokurenta trzeba także zgłosić do CEiDG lub rejestru przedsiębiorców KRS. Ale nawet bez tego może on skutecznie reprezentować spółkę Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 20 października 2005 r. (II CK 120/05) „prokura jest ważna, mimo że nie została wpisana do rejestru sądowego”.

Wymóg wpisu prokurenta do rejestru nakłada art.109 [8] k.c. Zgłoszenie o udzieleniu prokury powinno określać jej rodzaj, a przy prokurze łącznej oraz tej dla czynności wspólnej z członkiem zarządu także sposób jej wykonywania.

Dzięki wpisowi do KRS taka osoba nie musi przedstawiać każdemu kontrahentowi spółki uchwały zarządu o ustanowieniu jej prokurentem. To wynika z odpisu KRS i można to szybko sprawdzić na stronie internetowej rejestru.

Jak technicznie wpisać prokurenta do KRS? Przede wszystkim należy wypełnić wniosek KRS ZL. Można go pobrać ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości. Jest to załącznik do druku KRS Z3, czyli wniosku o zmianę danych podmiotu w rejestrze przedsiębiorców - spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna. Należy zwrócić uwagę na dokładne wypełnienie druku, bo w razie pomyłki lub pominięcia informacji wniosek zostanie zwrócony.

Do załącznika należy dołączyć :

• pisemne oświadczenie o ustanowieniu prokury, które podpisali wszyscy członkowie zarządu spółki,
• zgodę prokurenta na jego powołanie,
• dowody uiszczenia opłat za te czynności w rejestrze (250 zł za wniosek o wpis w KRS i 100 zł za umieszczenie informacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym).

Jak szybko należy wpisać prokurenta do rejestru?

Na wpis prokurenta do rejestru spółka ma 7 dni od jego powołania.

Jak odwołać i wygasić prokurę?

Mówi o tym art.109 [7] k.c. Odwołać prokurę można w każdym czasie i nie trzeba podawać żadnej przyczyny. Można to zrobić nawet bez specjalnego powodu.

Natomiast prokura wygasa wskutek:

• wykreślenia przedsiębiorcy z CEiDG albo z rejestru przedsiębiorców KRS,
• ogłoszenia upadłości, otwarcia likwidacji oraz przekształcenia przedsiębiorcy,
• ustanowienia kuratora na podstawie art. 42 § 1 kodeksu cywilnego. Chodzi tu o sytuację, gdy osoba prawna nie może być reprezentowana lub prowadzić swoich spraw ze względu na to, że nie ma organu albo nie ma w składzie organu uprawnionego do jej reprezentowania. Wtedy sąd ustanawia dla niej kuratora.

Także śmierć prokurenta wygasza to szczególne pełnomocnictwo. Nie nastąpi to jednak, gdy przedsiębiorca traci zdolność do czynności prawnych.

Jeśli dochodzi do odwołania lub wygaśnięcia prokury, należy ten fakt zgłosić do CEiDG oraz KRS na takich samych drukach jak przy jej ustanowieniu. Koszt odwołania prokury w KRS wynosi tyle samo, co jej ustanowienie - łącznie 350 zł (wpisy w CEiDG są bezpłatne).

Odpowiedzialność prokurenta

W kodeksie cywilnym, który reguluje prokurę, nie ma wprost przepisów o odpowiedzialności osoby obdarzonej taką funkcją. Można posiłkować się regulacjami o odpowiedzialności odszkodowawczej i kontraktowej. Jeśli prokurent postępuje zgodnie z tym, co zapisano w jego umocowaniu i ewentualnie pełnomocnictwach szczególnych, nie musi się niczego obawiać. Gorzej, gdy te zasady i granice przekroczy lub nadal działa w imieniu spółki, choć jego prokura wygasła.

Jeśli swoimi działaniami prokurent spowodował szkodę w majątku spółki albo przyczynił się do jej powstania, to w myśl art. 415 kodeksu cywilnego może ponosić odpowiedzialność odszkodowawczą. Trzeba jednak wykazać, że istnieje związek przyczynowy między szkodą a zachowaniem prokurenta i było ono zawinione.

Takiego pełnomocnika można także obciążyć na podstawie art. 471 i następnych kodeksu cywilnego. Zgodnie z nimi dłużnik musi naprawić szkodę spowodowaną zarówno swoim zawinionym zachowaniem, jak i brakiem należytej staranności.

Prokurent nie odpowiada jednak za długi spółki. To obciąża jej zarząd i ewentualnie wspólników.

Wynagrodzenie prokurenta

Nie ma żadnych ustalonych stawek dla prokurenta. Wysokość wynagrodzenia prokurenta należy do decyzji spółki czy przedsiębiorcy. Z reguły wypłaca się miesięczny ryczał za pełnienie takiej funkcji i nie ma znaczenia, ile czasu i zaangażowania pochłania takie zajęcie.

Według strony wynagrodzenia.pl co drugi prokurent w Polsce otrzymuje pensję od 9240 zł do 24 150 zł. Jedna czwarta najgorzej wynagradzanych zarabia poniżej 9240 zł brutto.

Jeśli prokurent pełni swoją funkcję wyłącznie na podstawie powołania, jego wynagrodzenie nie podlega opodatkowaniu na takich samych zasadach jak wynagrodzenie ze stosunku pracy. W ciągu roku spółka nie musi więc pobierać i odprowadzać zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (m.in. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 4 września 2008 r., sygn. IBPB2/415–1049/08/BD, interpretacja z 21 kwietnia 2016 r., sygn. ITPB4/4511-95/16/MS).

Wynagrodzenie prokurenta stanowi opodatkowany przychód z innych źródeł (art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). To oznacza, że spółka, która powołała prokurenta, wystawia mu informację PIT-8C. Przekazuje ją prokurentowi oraz właściwemu dla niego urzędowi skarbowemu najpóźniej do końca lutego następnego roku podatkowego.

Prokurent zaś samodzielnie wykazuje przychód z PIT-8C w zeznaniu rocznym i rozlicza go z innymi dochodami opodatkowanymi na zasadach ogólnych (jeśli takie posiada) według skali podatkowej.

Prokura nie stanowi także tytułu do objęcia ubezpieczeniami społecznymi ani ubezpieczeniem zdrowotnym. Jeśli prokurent otrzymuje wynagrodzenie za to, że pełni obowiązki na mocy uchwały zarządu, spółka nie odprowadza za niego żadnych składek do ZUS. Jeżeli jednak ta osoba wykonuje swoje obowiązki na podstawie zawartej ze spółką umowy o pracę lub zlecenia, wówczas jej dodatkowe wynagrodzenie – jako przychód ze stosunku pracy lub umowy zlecenia – trzeba oskładkować.