Urlop na żądanie w 2021 r. Sprawdź, jak wygląda i pobierz wniosek

Pokaż więcej

Co to jest urlop na żądanie?

Urlop na żądanie to przywilej pracownika w każdym roku kalendarzowym wynikający z kodeksu pracy.

Nic w tym zakresie nie zmieniło się w 2021 r. Nie jest to dodatkowy urlop, wlicza się go do podstawowego corocznego wymiaru wypoczynku. Niewykorzystany urlop na żądanie nie przechodzi na następny rok kalendarzowy, a w kolejnym roku pojawia się nowy limit dni do nagłego wykorzystania.

Urlop na żądanie ile dni

Urlop na żądanie (często wyszukiwany, jako: urlop na żądanie kp) to cztery dni, z których każdy zatrudniony na etacie może skorzystać w dowolnym czasie, gdy pojawi się niespodziewana konieczność opuszczenia pracy. Gwarantuje mu to art. 167 [2] kodeksu pracy.

Pracownik nie musi nawet przeznaczać tych dni na klasyczny wypoczynek. To dogodna furtka wtedy, gdy niespodziewanie zatrudniony musi zostać w domu, bo np. zdarzyła się mu awaria hydrauliczna lub pracownica ma silną, poranną migrenę i nie jest w stanie dotrzeć do biura.

Urlop na żądanie w 2021 r. to część zwykłego urlopu

Czy urlop na żądanie wlicza się do wypoczynkowego? Tak. Urlop na żądanie z kp to część całego urlopu wypoczynkowego, do jakiego pracownik ma prawo w roku kalendarzowym (wspomniane już 20 lub 26 dni roboczych). Nie są to więc dodatkowe dni i dlatego pracodawca odejmuje je zatrudnionemu od standardowej puli wypoczynku.

Przykład

Pracownik do połowy lipca 2021 r. wybrał dwa dni urlopu na żądanie. Nadal ma prawo do jeszcze dwóch dni udzielanych w tym trybie, ale jego wymiar całorocznego wypoczynku obniżył się właśnie o te dwa dni. Pozostaje mu więc 18 lub 24 dni urlopu, w zależności od tego, do ilu dni ma prawo ze względu na swój staż pracy.

Komu należy się urlop na żądanie?

Ta część wolnego ma identyczny do urlopu wypoczynkowego charakter prawny i poza wyjątkami wyraźnie przewidzianymi w kodeksie pracy stosuje się do niego wszystkie regulacje urlopowe z tej ustawy. Nie ma więc przepisów, które ograniczają uprawnienia pracownika przy korzystaniu z tego przywileju. Jedyne przeszkody mogą wiązać się tylko z należnym wymiarem wypoczynku i zasadami jego udzielania przez pracodawcę.

Uzyskania urlopu na żądanie nie hamuje też rodzaj umowy o pracę. Dostanie go nawet ten, kto jest zatrudniony na część etatu czy w okresie próbnym (art. 25 § 2 kp). To także umowa o pracę, która ma na celu sprawdzić pracownika, zanim zaproponuje się mu zatrudnienie terminowe lub na czas nieokreślony. Również w tym czasie pracownik korzysta ze wszystkich przysługujących mu praw. Pamiętać jednak należy o tym, że gdy debiutuje na rynku pracy, to na pierwszy urlop (nawet na żądanie) zasłuży dopiero po miesiącu zatrudnienia i to w niewielkim wymiarze.

Urlop na żądanie w 2021 r. - jak pracodawca pomniejsza pulę?

Urlop na żądanie pracownik może wziąć w dowolnej konfiguracji, np. od razu pełny limit (4 dni) lub dowolnie go podzielić, np. raz jeden dzień, a w kolejnym żądaniu - trzy dni.

Pracodawca musi jednak pamiętać o tym, że chodzi wyłącznie o dni pracy pracownika zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (czyli 4 x godzinowy wymiar pracy). Gdyby zatrudniający przyjął odmienne stanowisko, czyli 4 x 8 godzin, to zatrudnieni na niewielką część etatu większość lub nawet całość swojego urlopu wypoczynkowego mogliby wykorzystać w trybie na żądanie. Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy i resortu pracy byłby to ich nieuzasadniony przywilej wobec innych pracowników.

Czy urlop na żądanie jest płatny?

Urlop na żądanie kp to część zwykłego urlopu wypoczynkowego. Dlatego jest on płatny i odnoszą się do niego te same zasady obliczania wynagrodzenia urlopowego jak dla pozostałych dni urlopu wypoczynkowego, czyli - w zależności od stażu pracy - 16 lub 22 dni.

Wniosek o urlop na żądanie - kiedy należy go zgłosić?

Najczęściej o takie wolne zatrudniony na etacie zabiega w nagłych sytuacjach, np. choroby członka rodziny lub nawet zaspania do pracy. Szczególnie młodzi pracownicy chętniej korzystają z opcji na żądanie po intensywnej nocnej zabawie, bo następnego dnia są zbyt słabi, aby pójść do pracy. Zresztą popularna nazwa tego wolnego, gdy wchodziło ono w życie w 2003 r., tzw. kacowe, wskazywała jego najczęstsze pierwotne przeznaczenie.

Zgodnie z art. 167 [2] kp zdanie drugie, pracownik zgłasza żądanie urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, ale robi to do chwili przewidywanego startu swojej dniówki roboczej zgodnie ze swoim rozkładem czasu pracy. Potwierdziły to wyroki Sądu Najwyższego z 13 listopada 2006 r. (I PK 128/06) i 7 listopada 2013 r. (SNO 29/13).

Przykład

Pracownik rozpoczyna pracę o 8.00. Najpóźniej tuż przed tą godziną informuje szefa np. smsem, że potrzebuje nagle mieć ten dzień wolny. Gdy pracuje np. od 14.00, takie powiadomienie musi dotrzeć do pracodawcy, zanim rozpocznie się ta zmiana.

Gdyby jednak podwładny najpierw rozpoczął pracę, a potem przekazał szefowi, że chce wykorzystać urlop na żądanie, bo np. źle się poczuł lub pilnie musi pojechać do domu, jego nieobecność należy raczej potraktować jako nieusprawiedliwioną lub zwolnić go z części dnia pracy (do odrobienia w innym czasie). Nie zażądał bowiem tego szczególnego urlopu w odpowiednim terminie. Takie działanie pracownika nie pozwala jednak pracodawcy zwolnić go dyscyplinarnie, bo nie ma tu winy umyślnej ani rażącego niedbalstwa etatowca. Tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 7 lutego 2008 r. (II PK 162/07).

Jakie obowiązują zasady dla urlopu na żądanie w 2021 r.?

Firmy mogą wprowadzić specjalne procedury lub formę zgłoszenia żądania urlopu w trybie. Nie powinny one jednak określać zasad wbrew kodeksowym regulacjom. Dlatego całkowitym nieporozumieniem jest ustalenie, że o urlopie na żądanie pracownik ma powiadomić pracodawcę np. z dwudniowym czy nawet jednodniowym wyprzedzeniem i to na specjalnym formularzu. Przeczy to bowiem jego nadzwyczajnej funkcji, jaką jest konieczność wybrania wolnego najczęściej w nagłej czy losowej sytuacji, np. kolizji samochodowej w drodze do pracy, opóźnienia samolotu przy powrocie z zagranicznych wakacji, pękniętej rury w łazience.

Pracownik musi jednak zgłosić zamiar skorzystania z urlopu na żądanie jak najszybciej po tym, gdy pojawi się taka potrzeba. Jeśli np. wie wcześniej, że za dwa dni ma pogrzeb kuzyna, a nie dostałby zwykłego urlopu, to nie czeka z tą informacją do ostatniej chwili. Dzięki temu, że wcześniej zawiadomi o swojej nieobecności, szef łatwiej zapewni zastępstwo w firmie.

Forma zgłoszenia urlopu na żądanie w 2021 r.

Przepisy nie wskazują, w jakiej formie należy powiadomić pracodawcę o tym, że chce się skorzystać z urlopu na żądanie. Jest ona dowolna. Najczęściej będzie ustna, np. pracownik przekaże ją w bezpośredniej rozmowie z pracodawcą czy przez telefon do swojego kierownika, ale taką wiadomość zatrudnieni wysyłają też pisemnie – mailem lub smsem. Informują o tym pracodawcę lub bezpośredniego przełożonego.

Choć zatrudniający woleliby ograniczyć formy powiadomienia o żądaniu urlopu, to nie mogą np. w przepisach zakładowych określić, że dopuszczalną czy wręcz jedyną formą wystąpienia o takie wolne jest pisemny wniosek pracownika. Choćby z tych samych powodów, które nie pozwalają dużo wcześniej uprzedzić o wzięciu tego urlopu. Jeśli jednak pracownik np. mailowo występuje o taki urlop, może dodać załącznik ze sporządzonym wnioskiem (patrz: Do pobrania).

Zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 27 stycznia 2015 r. (III APo 5/14) ten swoisty sposób wystąpienia o udzielenie części urlopu nie jest wcale uwarunkowany od złożenia formalnego (pisemnego) wniosku, w szczególności po dacie wykorzystania urlopu i po powrocie do pracy.

Jedyny problem dla pracownika polega na tym, aby wiadomość o tym, że chce wziąć urlop w tym trybie, skutecznie dotarła do szefa. Dlatego jeśli wysyła do niego sms lub mail z taką informacją, powinien poprosić, żeby pracodawca potwierdził, że ją otrzymał. To też wygodna sytuacja dla zatrudniającego, bo przekaże wiadomość o akceptacji lub – w skrajnym przypadku – o odmowie udzielenia tego urlopu.

Zakładowe przepisy zazwyczaj wymagają, aby po zakończeniu urlopu na żądanie zatrudniony poświadczył dla celów dowodowych, że go wykorzystał.

Urlop na żądanie a odmowa pracodawcy

Czy pracodawca może nie dać urlopu na żądanie? Co na ten temat mówią przepisy? Kodeks pracy stanowi, że „pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi na jego żądanie” czterech dni urlopu i to w wybranym przez niego terminie. Sąd Najwyższy w wyroku z 7 listopada 2013 r. (SNO 29/13) potwierdził, że pracodawcę wiąże wskazany we wniosku termin (okres udzielenia urlopu), jeżeli pracownik nabył już prawo do urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym. Dla pracownika nie są zatem wiążące sugestie pracodawcy o tym, że może mu udzielić urlopu na żądanie w innym okresie, niż zatrudniony wskazał we wniosku.

Czy to znaczy, że zbitka słów urlop na żądanie odmowa nie idą ze sobą w parze? Trzeba mieć na uwadze, że w tym samym wyroku SN przyznał, że pracodawca ma prawo odmówić udzielenia urlopu na podstawie art. 167 [2] kp. Ale muszą za tym stać szczególne okoliczności, które powodują, że zasługujący na ochronę wyjątkowy interes pracodawcy wymagałby obecności tego pracownika w pracy w okresie wskazanym w żądaniu udzielenia urlopu.

Dla pracodawców furtką jest sformułowanie, że pracodawca „udziela” urlopu. Już w wyroku z 16 września 2008 r. (II PK 26/08) SN wskazywał, że nie istnieją żadne racjonalne argumenty, żeby uzasadnić stanowisko, że zawartemu w art. 167 [2] kp. pojęciu „udzielić urlopu” należy nadawać jakieś inne znaczenie normatywne. Zatem do wykorzystania tego wolnego nie uprawnia pracownika samo złożenie wniosku, które jest żądaniem w rozumieniu art. 167 [2] kp. SN uznał, że pracownik nie może rozpocząć urlopu na żądanie dopóty, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu.

Gdyby jednak pracownik samowolnie, nie czekając na decyzję szefa, udał się na to wolne, nie zawsze spotkają go surowe konsekwencje. Oceniając stopień winy w naruszeniu podstawowego obowiązku pracowniczego (art. 52 § 1 pkt 1 kp) przez tego, kto rozpoczyna urlop wypoczynkowy w określonym terminie bez zgody pracodawcy, należy uwzględniać konkretne okoliczności. W tym także to, czy pracodawca miał istotne powody, które uzasadniały odmowę udzielenia urlopu. Tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 12 sierpnia 2004 r. (III PK 32/04). Jeżeli u pracodawcy te szczególne przyczyny nie istniały, to takie zachowanie pracownika nie będzie ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków.

Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z 23 listopada 2016 r. (III APa 61/15) przyznał, że do tego urlopu odnosi się reguła z art. 163 § 1 [1] kp. Zgodnie z nią pracodawca bierze pod uwagę wniosek urlopowy pracownika, ale nie jest on dla niego wiążący. Uwzględnia go, jeżeli zwolnienie urlopowe we wnioskowanym czasie nie koliduje z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy. Oznacza to, że realizacja lub odmowa realizacji prawa pracownika do wypoczynku jest korygowana potrzebami pracodawcy i koniecznością obecności pracownika w zakładzie.

Czy można odwołać pracownika z urlopu na żądanie?

Kodeks pracy nie rozstrzyga, czy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu na żądanie, ale też nie różnicuje rodzajów urlopów wypoczynkowych. Ten charakteryzuje się tylko tym, że udziela się go w szczególny sposób. Zatem przyjmuje się, że można odwołać także z urlopu na żądanie, jeśli pojawią się przyczyny, które wskazuje art. 167 kp. Chodzi o obecność w firmie pracownika, który korzysta z tego urlopu, a wymagają tego okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania wypoczynku. Muszą być one jednak nadzwyczajne i ważniejsze niż te, które pozwalają odwołać ze „zwykłego” urlopu, np. nieobecność etatowca spowodowałaby straty w firmie.

Z urlopu na żądanie można więc pracownika odwołać i obie strony powinny o tym pamiętać.

Urlop na żądanie w 2021 r. - jakie są inne odmienności?

Czterech dni urlopu na żądanie pracodawca nie uwzględnia w planie urlopów, jeśli firma go sporządza. Gdy więc pracownikowi przysługuje 20 dni wypoczynku w roku, to w tym wykazie należy wpisać tylko 16.

Niewykorzystany urlop na żądanie

Inaczej traktuje się ten urlop, również w sytuacji, gdy pracownik nie wykorzysta w roku kalendarzowym czterech dni na żądanie lub weźmie ich mniej. Przechodzą one na następny rok, ale już jako normalne dni urlopu. Stają się zwykłymi dniami standardowego wypoczynku. Nie powiększają więc puli dni na żądanie z kolejnego roku. To od lat niezmienne stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy.

Jeśli jednak pracownik będzie miał więcej zaległego urlopu z poprzedniego roku, będą nimi rządzić odmienne zasady jego udzielania. Tylko tę część urlopu, która nie jest starym urlopem na żądanie, czyli zwykły, podstawowy urlop wypoczynkowy, pracownik powinien wykorzystać do końca trzeciego kwartału kolejnego roku. Natomiast - zgodnie art 168 kp (zdanie po średniku) - taki wymóg nie dotyczy urlopu na żądanie. To oznacza, że te - niejako dawne 4 dni na żądanie - pracownik może go wziąć w dowolnym terminie. Ma prawo je nawet połączyć z obecnym wypoczynkiem.

Przykład

Pracownik z długim stażem ma prawo do 26 dni wypoczynku i nie występował o urlop na żądanie w 2020 r. Wykorzystał tylko 14 dni ze zwykłej puli urlopowej. Pozostało mu więc z 2020 r. 12 dni zaległości, ale w tym te niewykorzystane 4 dni na żądanie stały się zwykłym urlopem wypoczynkowym. Z 12-dniowej ubiegłorocznej zaległości pracownik powinien wykorzystać 8 dni do końca września 2021 r.

Taki termin nie obowiązuje go jednak przy tych czterech dawnych dniach na żądanie, które są obecnie zwykłymi dniami urlopowymi. Może je wziąć np. przed świętami Bożego Narodzenia. Ma prawo je także przesunąć na kolejny rok (bo prawo do zaległego urlopu przedawnia się dopiero po trzech latach) i połączyć z wakacjami w 2022 r., kiedy wybiera się do rodziny zagranicą.

Choć tak stanowią przepisy (zdanie po średniku w art. 168 kp), wielu pracodawców nie przestrzega tych zasad. W kolejnym roku kalendarzowym traktują dni na żądanie niewykorzystane wtedy, kiedy pracownik nabył do nich prawo, jak pozostały zaległy urlop wypoczynkowy. Wskutek tego domagają się, aby pracownicy też wybrali je do końca trzeciego kwartału kolejnego roku (tak jak podstawowy urlop wypoczynkowy).

Po urlopie na żądanie ślad w świadectwie pracy

Czterodniowa pula na żądanie należy się pracownikowi w każdym roku kalendarzowym bez względu na to, ilu miał pracodawców, z którymi współpracował na etacie od stycznia do końca grudnia. Tak stanowi art. 167 [3] kp. Nawet jeśli w tym czasie trzykrotnie zmienił miejsce pracy, a urlop na żądanie wykorzystał u pierwszego pracodawcy, to w kolejnych firmach już go nie dostanie.

Nie ma na to zresztą żadnych szans. W świadectwie pracy, które otrzyma po zakończeniu pierwszego zatrudnienia, będzie informacja o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym w tym roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. W punkcie 6 świadectwa pracy podaje się, w jakim wymiarze pracownik miał urlop. Jest tam także informacja, ile dni wykorzystał na podstawie art. 167 [2] kodeksu pracy. Kolejny zatrudniający na etacie wie więc, czy i ile dni na żądanie może jeszcze udzielić pracownikowi.

Pliki do pobrania

• Wzór wniosku o urlop na żądanie 2021 (.doc) Pobierz plik
• Wzór wniosku o urlop na żądanie 2021 (.pdf) Pobierz plik