Przeczytasz w 5 min.
Zgodnie z ustawą z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług za fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Elementy, które powinna zawierać faktura wskazane są w artykule 106e. Pisaliśmy o nich szerzej w tekście pt. „Zasady wystawiania e faktury”. Ustawodawca nie przewiduje tutaj użycia zwrotu „faktura” ani „faktura pro forma”. Z tego względu dokument taki jak faktura pro forma nie ma usankcjonowania w przepisach prawa, a co za tym idzie nie może być dokumentem księgowym. Oznacza to, że faktura pro forma nie może być wprowadzona do rejestru sprzedaży oraz ujęta w księdze przychodów i rozchodów. Nie powoduje więc skutków podatkowych.
Ponieważ wystawianie faktur pro forma budziło wiele wątpliwości wśród przedsiębiorców, Ministerstwo Finansów zamieściło na swojej stronie internetowej obszerny komentarz dotyczący tego rodzaju dokumentów. Wątpliwości te pojawiły się po nowelizacji rozporządzenia fakturowego (rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz. U. poz. 1428), kiedy to został zniesiony obowiązek oznaczania faktur wyrazami „Faktura VAT”. Na skutek zniesienia zapisu przedsiębiorcy obawiali się bowiem, że może pojawić się konieczność podwójnej zapłaty podatku – raz przy wystawieniu faktury pro forma, a drugi raz po wystawieniu właściwego dokumentu sprzedaży.
Wyjaśnienie Ministerstwa Finansów dotyczące faktur pro forma
„Dokument nazywany fakturą pro forma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT.
Wystawienie takiego dokumentu nie zwalnia również podatnika z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi albo otrzymanie całości lub części należności przed dostawą lub wykonaniem usługi (co do zasady w terminie 7 dni od dokonania tych czynności - vide § 9 i 10 rozporządzenia fakturowego).
Po wejściu w życie z dniem 1 stycznia 2013 r. zmian wprowadzonych ww. rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r., nie zmieniło się merytoryczne podejście do dokumentów określanych mianem faktur pro forma. W szczególności niezasadne jest stanowisko prezentowane przez niektórych autorów, że wystawienie takiego dokumentu (w celu np. potwierdzenia przyjęcia zamówienia), w przypadku gdy będzie zawierał wszystkie dane wymagane dla faktur (w tym kwotę podatku), rodzi obowiązek zapłaty wykazanego podatku do urzędu skarbowego na podstawie art. 108 ustawy o VAT.”.
Faktura pro forma jako oferta
Fakturę pro forma można natomiast potraktować jako ofertę w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego, zgodnie z którym „oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy”. Na fakturze pro forma znajdują się bowiem dane, która umowa powinna zawierać. Są to oznaczenia stron, przedmiot sprzedaży i termin płatności. Jeżeli kontrahent dokona płatności, będzie to skutkowało przyjęciem złożonej oferty i zawarciem umowy.
Potwierdzeniem tego jest orzecznictwo Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie (III SA/Wa 2559/10 – wyrok WSA Warszawa z dnia 3 grudnia 2010 r.). WSA uznał, co następuje:
„Faktura pro forma to dokument będący zapowiedzią lub propozycją faktury (zwykle faktury VAT). Nie jest dokumentem księgowym. Faktura pro forma pełni rolę oferty handlowej. Teoretycznie i praktycznie, może się zdarzyć, że faktura pro forma nie pokrywa się z fakturą ostateczną.
Zatem faktura pro forma jest dokumentem, który jest zapowiedzią, że kiedyś zostanie wystawiona zwykła faktura, lecz nie jest dokumentem księgowym. W obrocie handlowym faktura pro forma pełni jedynie rolę pewnego rodzaju oferty zawarcia umowy sprzedaży towaru lub świadczenia usług.
Zapowiada, że w przyszłym okresie zostanie wystawiona właściwa faktura VAT. Ponadto wystawienie faktury pro formy nie zwalnia podatnika z obowiązku wystawienia faktury na zasadach ogólnych, skoro ta nie jest dowodem dokonania transakcji, ani dowodem księgowym, a co za tym idzie na jej podstawie nie ma możliwości ujmowania jej w księgach podatkowych.
Ustawodawca nie zawarł unormowań dotyczących tego typu dokumentów w żadnym akcie prawnym związanym z podatkiem VAT czy tez podatkiem dochodowym od osób prawnych. Należy zatem stwierdzić, iż faktury pro forma nie wywołują żadnych skutków podatkowych, w tym przy ustalaniu różnic kursowych” – czytamy w uzasadnieniu do wyroku.
Z powyższego wynika, że faktury pro forma nie należy traktować jako dokumentu księgowego, który wywołuje skutki podatkowe. Fakturę pro forma może być zatem postrzegana jako oferta handlowa w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego.
