Zasady wystawiania e faktury

Pokaż więcej

Zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, faktura może mieć format papierowy lub elektroniczny. Dokument taki powinien zawierać dane wymagane ustawą oraz przepisami wydanymi na jej podstawie. Art. 2 pkt. 32 wspomnianego aktu mówi, że przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Może ona zostać wystawiona m.in. w formie pliku PDF, CSV, XML, DOC lub JPG.

Elementy faktury elektronicznej

Z kolei elementy, jakie powinna zawierać faktura zdefiniowane zostały w artykule 106e ww. ustawy. Zgodnie z tym przepisem faktura powinna zawierać:

• datę wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
• kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawkę podatku,
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
• kwotę należności ogółem.

Autentyczność e-faktury

Ustawa mówi, że faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. W przypadku faktury elektronicznej wystarczy jeden egzemplarz, który następnie jest powielany. Do obowiązków podatnika należy natomiast zapewnienie autentyczności dokumentu. Zgodnie z art. 106m wspomnianej ustawy, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Kontrole biznesowe, a e-faktura

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 06 maja 2015 r. (nr IBPP3/4512-126/15/KG) wyjaśnił, że kontrolę biznesową „należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.”

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Oprócz procesu kontroli, autentyczność i integralność treści faktury są zachowane, jeżeli e-faktura zostanie wystawiona z wykorzystaniem:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
• elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Przesyłanie faktur elektronicznych

Ustawa o podatku od towarów i usług reguluje kwestie przesyłania faktur w formie elektronicznej. Zgodnie z art. 106g ust. 3 tego aktu prawnego:

1) podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy,

2) nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 (wystawiający faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy), przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,

3) nabywca, o którym mowa w art. 106k ust. 1 (wystawiający notę korygującą), przesyła je lub udostępnia wystawcy faktury,

4) podmiot, o którym mowa w art. 106c (komornicy sądowi i organy egzekucyjne), przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Akceptacja e-faktur

Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Ustawa nie precyzuje jednak, w jakiej formie ma zostać wyrażona zgoda. Może to być więc zgoda domniemana, która przejawia się w tym, że odbiorca faktury opłaci dokument. Jeżeli odbiorca wyrazi sprzeciw na otrzymywanie e-faktur, podatnik powinien dostarczyć dokument w formie tradycyjnej, czyli papierowej. W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

Przechowywanie e-faktur

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin ten upływa po 5 latach i liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Zgodnie z art. 112a ww. ustawy, podatnicy zobowiązani są do przechowywania wystawionych przez siebie lub w swoim imieniu faktur, w tym faktur wystawionych ponownie oraz otrzymanych faktur, w tym faktur wystawionych ponownie. Dokumenty powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy powinni zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ustawa mówi, że podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu tego nie stosuje się jednak w sytuacji, gdy faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organom dostęp on-line do tych faktur. Podatnik może natomiast zeskanować faktury papierowe do formy elektronicznej i przechowywać je jedynie w takiej formie. Faktury elektroniczne mogą być też wydrukowane i przechowywane w formie papierowej.