Koronawirus i jego wpływ na prawo pracy

Pokaż więcej

Praca zdalna

Pierwszym rozwiązaniem, które wprowadziła ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r., poz. 374, dalej: specustawa), było polecenie pracy zdalnej.

Już od 8 marca 2020 r., bo wtedy te przepisy zaczęły obowiązywać, pracodawcy mogli wysłać pracowników do domów i zezwolić im tam na pracę. Pierwsza regulacja o poleceniu pracy zdalnej była lakoniczna (jeden przepis). Zgodnie z art. 3 pracodawca mógł polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania. Oznacza to, że pracodawca mógł wskazać każde miejsce, poza dotychczasowym. W świetle celu, jakiemu mają służyć te rozwiązania, poleceniem nie powinny być objęte miejsca publiczne, np. galerie handlowe czy duże skupiska ludzi (wielopiętrowe biurowce).

Praca zdalna to każda praca, która nie mieści się w definicji telepracy, a którą wykonuje się w innym miejscu niż dotychczasowe (np. w potocznym rozumieniu pracą zdalną może być np. praca w domu gdyjej rezultaty pracownik przesyła pocztą lub kurierem). Gdyby chodziło o pracę przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, prawdopodobnie ustawodawca użyłby znanego i zdefiniowanego już pojęcia w prawie pracy. Rezygnacja z niego może jednak oznaczać, że okresy telepracy są incydentalne i nie mieszczą się w ustawowej definicji zakładającej regularność takiej pracy.

Polecenie pracy zdalnej bez zmiany umowy

Polecenie pracy zdalnej nie wymaga szczególnej formy - nie potrzeba do tego wypowiedzenia zmieniającego czy porozumienia stron, a mimo to pracownik musi wykonać taką dyspozycję.

Takie polecenie nie wpływa jednak na treść umowy o pracę, nie można więc pracownikowi np. dołożyć innych zadań, bo to wymagałoby już zmiany umowy. Choć nie ma takiego wymogu, dla celów dowodowych lepiej, aby polecenie pracy zdalnej przekazać pracownikowi na piśmie. Pracodawca może też określić jej zasady np. w zarządzeniu lub w regulaminie pracy, ale polecenie wydaje indywidualnie poszczególnym osobom i to nawet „z dnia na dzień”- ustawa nie przewiduje bowiem konieczności wcześniejszego uprzedzenia. Lepiej jeśli pracodawca wskażę w poleceniu:

• od kiedy pracownik ma rozpocząć wykonywanie pracy zdalnej,

• na jaki czas zostaje ustalone.

Choć w pierwszym okresie wiele firm polecało pracę zdalną niemal „do odwołania”, to później wskazywały okres jej obowiązywania, np. do końca kwietnia czy maja 2020 r. Sytuacja epidemiczna w Polsce nadal jest niestabilna i dlatego sporo zakładów już zdecydowało przedłużyć pracę zdalną do końca tego roku.

Zmiany w BHP wywołane koronawirusem

Na podstawie art. 100 § 1 kodeksu pracy pracownik musi stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Jeśli pracownik nie dostosuje się do polecenia pracy zdalnej i nie przestrzega BHP, musi liczyć się z karą porządkową (upomnienie, nagana, kara pieniężną), a nawet rozwiązaniem umowy o pracę z zachowaniem i bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Zgodnie z art. 211 pkt 2 i 7 k.p. przestrzeganie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy to podstawowy obowiązek pracownika -musi on wykonywać pracę w sposób zgodny z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stosować się do wydawanych w tym zakresie poleceń i wskazówek przełożonych. Ponadto ma współdziałać z pracodawcą i przełożonymi w wypełnianiu obowiązków dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.

Jeśli pracownicy wracają już do wykonywania zadań w firmie, to musi ona im zapewnić:

• niezależnie od podstawy zatrudnienia – rękawiczki jednorazowe lub środki do dezynfekcji rąk,
• tak zorganizować miejsca pracy, aby odległość między stanowiskami pracy wynosiła co najmniej 1,5 metra.

W trosce o zdrowie i życie pracowników pracodawca może też zastosować inne środki ochronne. Musi je jednak dostosować do rodzaju pracy i uwzględniać stopień narażenia pracownika na prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzeń niepożądanych.

Unikanie ryzyka

Pracodawca wydaje ponadto odpowiednie zalecenia dla pracowników i wskazuje sposób postępowania, aby nie zarazić się koronawirusem. Dotyczy to m.in. kontaktów z innymi pracownikami, klientami, kontrahentami. Zatrudnieni powinni też wystrzegać się dużych skupisk, np. w zakładowych kuchenkach, stołówkach, miejscach relaksu. Te rekomendacje opierają się na ogólnych zaleceniach ministra zdrowia.

Pracownik może też sam zadbać o siebie. Jeśli pracodawca wyda mu np. polecenie wyjazdu służbowego w rejon, gdzie występuje wzmożone ognisko koronawirusa, zatrudniony ma prawo odmówić wykonania takiego polecenia. Na takie postępowanie zezwala pracownikowi art. 210 § 1 k.p. Gdy warunki pracy nie odpowiadają przepisom bezpieczeństwa i higieny pracy i bezpośrednio zagrażają zdrowiu lub życiu pracownika albo gdy wykonywana przez niego praca grozi takim niebezpieczeństwem innym osobom, pracownik ma prawo powstrzymać się od niej, niezwłocznie zawiadamiając o tym przełożonego.

Pracodawca to nie lekarz

Specustawa nie dała jednak pracodawcom np. możliwości mierzenia temperatury czy odsunięcia od pracy w przypadku wystąpienia niepokojących objawów chorobowych. Państwowa Inspekcja Pracy potwierdziła nawet, że pracodawca nie jest uprawniony do tego, aby samodzielnie oceniać stan zdrowia pracownika.

Rozporządzenie ministra zdrowia i opieki społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, z zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. z 2016 r., poz. 2067) nie przewiduje kierowania pracownika na badania w związku ze zwiększonym ryzykiem zachorowania na choroby wirusowe.

W myśl art. 229 k.p. pracownik podlega tylko badaniom profilaktycznym: wstępnym, okresowym i kontrolnym. Badania kontrolne pracownik musi przeprowadzić, gdy jego niezdolność do pracy trwała dłużej niż 30 dni. Inne badania okresowe przeprowadza się tylko wtedy, gdy:

• pracownika przenosi się do innej pracy, bo stwierdzono szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na jego zdrowie,
• stwierdzono u niego objawy wskazujące na powstanie choroby zawodowej,
• pracownik jest niezdolny do wykonywania dotychczasowej pracy, bo uległ wypadkowi przy pracy lub stwierdzono u niego chorobę zawodową, lecz nie zaliczono do żadnej z grup inwalidów.

W nowelizacji ustawy dotyczącej COVID-19 z 31 marca (Dz.U. z 2020 r., poz. 374) zdecydowano nawet, że od dnia ogłoszenia stanu epidemii zawiesza się:

• wystawianie skierowań na badania okresowe pracowników,
• wykonywanie badań okresowych (nie dotyczy to pracowników, którzy pozostawali niezdolni do pracy dłużej niż 30 dni),
• wykonywanie badań okresowych pracowników pracujących w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających po zaprzestaniu pracy w kontakcie z tymi substancjami, czynnikami lub pyłami oraz po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli zainteresowany zgłosi wniosek o objęcie takimi badaniami,
• wykonywanie badań lekarskich kierowców wykonujących przewóz drogowy w celu stwierdzenia istnienia lub braku przeciwwskazań zdrowotnych i psychologicznych do wykonywania pracy na stanowisku kierowcy,
• wykonywanie okresowych badań lekarskich i psychologicznych maszynisty w celu potwierdzenia spełnienia wymagań zdrowotnych, fizycznych i psychicznych do zachowania świadectwa maszynisty.

Po odwołaniu stanu epidemii pracodawca i pracownik mają 60 dni na wydanie skierowania na badania i przeprowadzenie „zawieszonych” badań.

Inne specobowiązki

Na podstawie pierwszej specustawy Główny Inspektor Sanitarny lub działający z jego upoważnienia państwowy wojewódzki inspektor sanitarny mógł też zobowiązać m.in. pracodawców, aby:

• podjęli określone czynności zapobiegawcze lub kontrolne oraz informowali o tym,
• dystrybuowali:

– produkty lecznicze, środki spożywcze specjalnego przeznaczenia żywieniowego lub wyroby medyczne - do hurtowni farmaceutycznych,

– środki ochrony osobistej - do producentów, dystrybutorów lub importerów,

• współdziałali z innymi organami administracji publicznej oraz Państwowej Inspekcji Sanitarnej - przy kierowaniu decyzji do innych instytucji,
• wykonali zalecenia i wytyczne o sposobie postępowania w trakcie tych zadań.

Zwolnienie z obowiązku płacenia składek ZUS

Ustawa o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, tzw. tarcza antykryzysowa 2.0 dopuściła, aby ubiegać się o zwolnienie z obowiązku opłacania należności z tytułu składek ZUS. Przepisy te rozszerzyły możliwość uzyskania takiego zwolnienia o:

• firmy, które zatrudniają od 10 do 49 osób,
• płatników będących spółdzielnią socjalną bez względu na liczbę ubezpieczonych.

W firmach zatrudniających od 10 do 49 osób zwolnieniem jest objęte 50 proc. łącznej kwoty nieopłaconych należności ze składek wykazanych w deklaracji rozliczeniowej złożonej za konkretny miesiąc, w przypadku gdy firmazaczęła prowadzić działalność:

• przed 1 lutego 2020 r. i na dzień 29 lutego 2020 r. zgłosił ado ubezpieczeń wymaganą liczbę ubezpieczonych,
• w okresie od 1 lutego do 29 lutego i która na dzień 31 marca 2020 r. zgłosił ado ubezpieczeń wymaganą liczbę ubezpieczonych,
• w okresie od 1 marca do 31 marca i która na dzień 30 kwietnia 2020 r. zgłosiła do ubezpieczeń wymaganą liczbę ubezpieczonych.

Elastyczne warunki pracy

Nowelizacja specustawy (tzw. tarcza 2.0) pozwoliła też wprowadzić zmiany w firmach, które elastyczniej kształtują zasady pracy i wynagradzania za nią. Przy czym pracodawca nie musi wręczać wypowiedzeń zmieniających czy podpisywać porozumień z każdym z pracowników, jeśli:

• • nie zalega w opłacaniu podatków ani składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Pracy lub Fundusz Solidarnościowy do końca trzeciego kwartału 2019 r.,
• • wystąpił spadek obrotów nie mniejszy niż:

- 15 proc. w ciągu dowolnie wybranych dwóch kolejnych miesięcy kalendarzowych, przypadających w okresie po 1 stycznia 2020 r. do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku w stosunku do łącznych obrotów z analogicznych dwóch kolejnych miesięcy kalendarzowych w 2019 r. lub

- 25 proc. jako stosunek obrotów z dowolnie wskazanego miesiąca kalendarzowego, który przypada po 1 stycznia 2020 r. do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku, w stosunku do obrotów z miesiąca poprzedniego.

Jeśli firma spełnia któryś z tych warunków, to może:

• zmniejszyć nieprzerwany dobowy odpoczynek do 8 godzin (z 11 godzin) i tygodniowy odpoczynek do 32 godzin (z 35 godzin),
• zawrzeć porozumienie ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników o wprowadzeniu systemu równoważnego czasu pracy, w którym wolno przedłużyć dobowy wymiaru czasu pracy do 12 godzin w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 12 miesięcy.

Skrócenie czasu odpoczynku do 8 godzin oznacza, że pracownik może pracować w ciągu doby 16 godzin. Gdyby do tego doszło, pracodawca musi oddać mu wolny czas w ciągu 8 tygodni. Pracownicy mogą także pracować maksymalnie po 12 godzin na dobę w równoważnym czasie pracy, a następnie, w okresie rozliczeniowym skracać wymiar czasu pracy w poszczególnych dniach, jeśli takie są potrzeby pracodawcy.

Zawarcie porozumień o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia dotyczy zarówno wymiaru etatu, jak i zasad wynagradzania. W porozumieniu określa się co najmniej:

1) grupy zawodowe objęte przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy,
2) obniżony wymiar czasu pracy obowiązujący pracowników,
3) okres, przez jaki obowiązują rozwiązania o przestoju ekonomicznym lub obniżonym wymiarze czasu pracy.

Obniżenie wynagrodzenia

Pracodawca może też porozumieć się z załogą w sprawie stosowania mniej korzystnych warunków wynagradzania, niż wynikają z umów o pracę zawartych z pracownikami. Jeśli pracodawca ma np. spadek obrotów gospodarczych w następstwie COVID-19 o co najmniej 15 proc., może ograniczyć wymiar pracy o 20 proc., ale nie więcej niż do połowy etatu. Wówczas wynagrodzenie nie może być niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę. Dofinansuje je Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych do wysokości połowy wynagrodzenia. Nie będzie to jednak więcej niż 40 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału ogłaszanego przez prezesa GUS.

W czwartym kwartale 2019 r. przeciętne miesięczne wynagrodzenie wynosiło 5198,58 zł, czyli maksymalna dopłata to niespełna 2080 zł.

Tyle samo wynosi świadczenie postojowe (80 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę). Także dla osób samozatrudnionych lub pracujących na podstawie umowy cywilnoprawnej.

W firmach zmuszonych do przestojów pracownikom przysługuje:

• świadczenie z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych do wysokości 100 proc. zasiłku dla bezrobotnych (823,60 zł) zwiększone o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne oraz
• wynagrodzenie finansowane przez przedsiębiorcę w łącznej wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę, czyli 2600 zł miesięcznie.

Czas pracy w zakładach o szczególnym znaczeniu w okresie pandemii

Znowelizowana ustawa z 2 marca 2020 r. dopuściła także, aby w okresie stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii wprowadzić bardziej elastyczny czas pracy w niektórych zakładach pracy. Chodzi m.in. o elektrownie, ciepłownie, sieci przesyłowe, dystrybucyjne, a także ich podwykonawców lub dostawców oraz stacje paliw czy banki. Na czas określony, ale nie dłuższy niż do czasu odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, mogą one:

• zmienić system lub rozkład czasu pracy pracowników w sposób niezbędny dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa lub stacji,
• polecić pracownikom świadczenie pracy w godzinach nadliczbowych w zakresie i wymiarze niezbędnym dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa lub stacji.

Można więc tam wprowadzić skrócony dobowy czas nieprzerwanego odpoczynku do 8 godzin lub wydłużyć dobowy wymiar czasu pracy do 12 godzin, a także wprowadzić równoważny czas pracy czy wydłużyć okres rozliczeniowy do 12 miesięcy.

Aby zapewnić takim zakładom funkcjonowanie w tym szczególnym okresie, pracodawca może nawet odmówić udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego bądź urlopu bezpłatnego. Wolno mu także przesunąć termin takiego urlopu lub odwołać pracownika z niego, jeżeli już go mu udzielił.

Warunki zatrudnienia w urzędach i organach administracji państwowej

Tarcza 2.0 dopuściła także przepis o wprowadzaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia w urzędach i organach administracji państwowej. Polegają one na zawieszeniu prawa do dodatkowych składników wynagrodzeń, nagród, premii i innych świadczeń o takim charakterze. Mogą też zawieszać uprawnienia wynikające z innych przepisów, w tym prawa do dodatkowego urlopu. W czasie obowiązywania tych ograniczeń nie stosuje się przepisów stanowiących podstawę do przyznawania zawieszonych składników wynagrodzeń, świadczeń lub uprawnień.

Znowelizowana ustawa dostrzegła także pracodawców młodocianych pracowników. Wliczyła im okres zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy – wskutek czasowego ograniczenia lub czasowym zawieszenia funkcjonowania placówek oświatowych - do okresu, za który przysługuje dotacja. W związku z tym nie stracą oni dofinansowania z art. 122 ust. 2 pkt 1 ustawy z 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe.

Więcej pomocy dla samozatrudnionych, zatrudniających młodocianych czy cudzoziemców

Tzw. tarcza 3.0, czyli ustawa z 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U. z 2020 r., poz. 875) poprawiła sytuację niektórych pracodawców i pracowników.

Dzięki niej ze zwolnienia ze składek ZUS korzystają osoby, które opłacają składki na własne ubezpieczenia, gdy ich przychód był wyższy niż 300 proc. prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia brutto w gospodarce narodowej w 2020 r., ale ich dochód z tej działalności w lutym 2020 r. nie był wyższy niż 7 000 zł. Sprecyzowano również przepisy przy ustalaniu liczby ubezpieczonych uprawnionych do otrzymania zwolnienia z opłacania składek. Nie uwzględnia się w niej ubezpieczonych będących pracownikami młodocianymi. Wprowadzono natomiast przepis, który wyraźnie wskazuje, że zatrudniający takie osoby mają prawo do zwolnienia na takich samych zasadach jak płatnicy, którzy zgłosili do ubezpieczeń społecznych mniej niż 10 ubezpieczonych.

Pomoc z FGŚP może obecnie uzyskać też podmiot, który m.in.:

• na dzień ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego oraz na dzień złożenia wniosku zatrudnia co najmniej 50 pracowników,
• dotychczas nie uzyskał wsparcia ze środków publicznych dla tych samych pracowników w zakresie takich samych tytułów wypłat.

Dofinansowanie przysługuje do wynagrodzeń pracowników zatrudnionych nieprzerwanie w okresie nie krótszym niż przez trzy miesiące bezpośrednio poprzedzające ogłoszenie stanu zagrożenia epidemicznego, którzy wykonują czynności zawodowe dotyczące zabytku lub infrastruktury z nim związanej.

Zmiany obejmują też cudzoziemców. Mogą oni pracować na zmienionych warunkach i nie muszą mieć nowego zezwolenia lub wpisania nowego oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy do ewidencji oświadczeń. Warunek - zmiana zasad wykonywania pracy przez cudzoziemca to skutek tego, że jego pracodawca korzysta m.in. z pracy zdalnej, obniżonego czasu pracy, a także rozwiązań ze specustawy o COVID-19 o uelastycznianiu czasu pracy.

Tarcza 4.0 a przymus urlopowy

Jeśli firma nie była strategicznym zakładem pracy według specustawy, to do momentu wdrożenia nowelizacji ustawy wynikającej z tarczy 4.0 nie mogła wysłać pracownika na przymusowy urlop wypoczynkowy, a tym bardziej bezpłatny.

Wraz z uchwaleiniem nowelizacji ustawy pracodawca nabywa prawo do wysłania podwładnego na zaległy urlop wypoczynkowy, przy czym może wskazać, kiedy pracownik ma go wybrać i nie musi mieć na to zgody pracownika.

Tarcza 4.0 a niższa odprawa

Tarcza 4.0 ogranicza także wysokość odprawy i odszkodowań, gdy ustaje stosunek pracy, np. przy zwolnieniach grupowych. Maksymalna wysokość tego świadczenia nie przekroczy 10-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę (2600 zł brutto miesięcznie, czyli łącznie 26 tys. zł). Obecnie jest to 15-krotność wynagrodzenia minimalnego, czyli 39 tys. zł. Te przepisy mają obowiązywać czasowo - do 30 września 2020 r..

Słabiej z funduszami socjalnymi

Ponadto tarcza 4.0 pozwoli porozumieć się z organizacjami związkowymi i zawiesić w czasie COVID-19 niektóre obowiązki dotyczące zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i innych funduszy, jeśli u pracodawcy spadną obroty gospodarcze (o określony odsetek) lub istotnie wzrosną obciążenia funduszu wynagrodzeń. W takiej samej sytuacji pracodawca będzie mógł zawiesić postanowienia układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania, które ustalają wyższą niż ustawowa wysokość odpisu na Zfśs oraz inne świadczenia socjalno-bytowe.