Upoważnienie do złożenia dokumentów - wzór i wyjaśnienia

Pokaż więcej

W praktyce, jeśli ktoś nie jest w stanie osobiście odebrać dokumentów lub przeprowadzić pewnych działań, może do tych czynności kogoś upoważnić. Robi to właśnie za pomocą pełnomocnictwa lub upoważnienia. W poniższym tekście omówimy szczegółowo o co zadbać przy przygotowywaniu upoważnienia.

Upoważnienie do złożenia dokumentów - kiedy jest potrzebne

Upoważnienie do złożenia dokumentów jest potrzebne, kiedy danej sprawy nie można lub nie ma woli załatwić osobiście. Upoważniona osoba może w określonym zakresie działać na rzecz mocodawcy.

Ważność upoważnienia 

Mocodawca może w każdym czasie odwołać upoważnienie lub pełnomocnictwo, chyba że zgodnie z art. 101 kodeksu cywilnego zrzekł się tego z przyczyn, które uzasadnia treść stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa. Odwołanie upoważnienia lub pełnomocnictwa nie wymaga ani szczególnej formy, ani udziału notariusza. Lepiej jednak – dla celów dowodowych – sporządzić je na piśmie.

Umocowanie wygasa także z chwilą, gdy umiera mocodawca lub pełnomocnik. Upoważniający może jednak zastrzec w treści pełnomocnictwa, że będzie ono ważne także po jego śmierci, np. gdy pełnomocnik ma prowadzić sprawy w interesie spadkobierców.

Gdy umocowanie wygaśnie, pełnomocnik zwraca mocodawcy dokument pełnomocnictwa. Może jednak domagać się, aby upoważniający poświadczył odbiór tego dokumentu. Na odpisie zaznacza się wówczas, że umocowanie wygasło (art. 102 k.c.).

Upoważnienie do złożenia dokumentów a pełnomocnictwo – czym się różnią?

W znaczeniu prawnym pełnomocnictwo nie jest tym samym co upoważnienie do złożenia dokumentów.

Pełnomocnictwo to jednostronne oświadczenie mocodawcy, czyli osoby, która upoważnia pełnomocnika, aby przeprowadził zlecone działania. Pozwala, aby w jego imieniu i na jego rzecz wykonać określone czynności, np. kupić samochód, sprzedać mieszkanie, wynająć meble.

Osoba, której udzielono pełnomocnictwa, może więc wyrazić wolę w takim zakresie, w jakim dopuścił to mocodawca. Przykładowo może zawrze umowę sprzedaży mieszkania, ale według ustalonych przez zlecającego warunków o położeniu nieruchomości, jej cenie, terminach transakcji. Jeśli się więc coś z tymi wytycznymi nie zgadza się, musi odstąpić od umowy.

Natomiast upoważnienie do składania dokumentów zezwala wykonać tylko ściśle określone czynności i nie ma tu elementu kreującego u pełnomocnika. Jest on wręcz niemym wykonawcą woli zlecającego. Dzięki temu osoba, która występuje w imieniu mocodawcy, złoży za niego w urzędzie lub na poczcie określone dokumenty lub odbierze je stamtąd.

Upoważnienie do złożenia dokumentów to zatem mniej doskonały sposób prostego umocowania kogoś do określonego działania. Nie wymaga szczególnej formy ani trybu jego udzielenia. Upoważnienie do składania dokumentów musi jednak zawierać niezbędne elementy, aby odbiorca pisma wiedział, z kim ma do czynienia i co mu zostało zlecone. To, w jaki sposób należy kogoś umocować do występowania w czyimś imieniu, regulują art. 98-109 kodeksu cywilnego. Na tym można się wzorować, aby prawidłowo udzielić i sporządzić upoważnienie do złożenia dokumentów do wielu przydatnych czynności w życiu codziennym, które ktoś wykonuje za mocodawcę.

Upoważnienie do złożenia dokumentów i inne upoważnienia

Upoważnienie do składania dokumentów może być przydatne w wielu sytuacjach, nie tylko kiedy ktoś nie jest samodzielny lub nie może sam wykonać danej czynności, ale po prostu w sytuacjach, w których potrzebuje wsparcia ze względu na mnogość obowiązków.

Upoważnienie do złożenia dokumentów może być przydatne w przypadku spraw komunikacyjnych – weźmy za przykład upoważnienie do rejestracji pojazdu czy upoważnienie do odbioru dowodu rejestracyjnego lub prawa jazdy. Często zdarza się, że w rodzinie osoby upoważniają się do odbioru dokumentów związanych ze sprawami zdrowotnych – wówczas warto rozważyć upoważnienie do odbioru wyników badań i innej dokumentacji medycznej. Wsparciem może okazać się upoważnienie w zakresie spraw związanych z formalnościami takie jak upoważnienie do odbioru dokumentów lub podpisu umowy czy odbioru wynagrodzenia. Czasem pomocne będzie także upoważnienie do urzędu skarbowego lub na poczcie - upoważnienie do odbioru korespondencji lub emerytury. Osoby opiekujące się dziećmi będą potrzebować upoważnienia do opieki nad nimi oraz do odbioru ich z przedszkola czy szkoły.

Niezależnie od tego jakiej sprawy dotyczyć będzie upoważnienie do składania dokumentów jego treść będzie zbliżona, o ile dana instytucja, nie wymaga szczególnych danych. Poniżej kilka przykładów, w jakich sytuacjach może przydać się tego rodzaju umocowanie.

Upoważnienie do rejestracji pojazdu i odbioru dowodu rejestracyjnego

Możemy upoważnić kogoś do załatwiania szeregu spraw urzędowych, między innymi w zakresie spraw komunikacyjnych. W takim wypadku należy wyposażyć go w upoważnienie sporządzone na piśmie i z odręcznym podpisem osoby upoważniającej.

Upoważnienie do złożenia wniosku o EKUZ

Zgodnie z procedurą wydawania Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) dokument może być pobrany przez osobę trzecią, w tym także przez pracodawcę, tylko jeśli ta osoba przedstawi odpowiedniego upoważnienie.

Upoważnienie do złożenia dokumentów na studia

W przypadku, gdy kandydat na uczelnię nie ma możliwości dostarczyć dokumentów w wyznaczonym terminie, może upoważnić inną osobę do zrobienia tego w swoim imieniu. Osoba upoważniona, posiadająca niezbędne dokumenty, odręcznie podpisane będzie mogła dopełnić wszelkich formalności związanych z wpisem na listę studentów.

Upoważnienie - jakie inne rodzaje

Tak jak pisaliśmy we wcześniejszym akapicie, sytuacji, w których przydają się upoważnienia jest bardzo wiele. Możemy upoważnić kogoś do:

• załatwiania spraw w urzędzie skarbowym – potrzebne jest upoważnienie do urzędu skarbowego
• odbioru korespondencji z poczty – możliwe, gdy ma się w ręku upoważnienie do odbioru listu poleconego (pełnomocnictwo pocztowe), upoważnienie do odbioru emerytury na poczcie,
• opieki nad dziećmi i odbierania ich z przedszkola, szkoły - upoważnienie do odbioru dziecka ze szkoły lub przedszkola, upoważnienie do opieki nad dzieckiem,
• załatwiania spraw w urzędzie komunikacji - przykładowo upoważnienie do rejestracji pojazdu, upoważnienie do odbioru dowodu rejestracyjnego, upoważnienie do odbioru prawa jazdy, upoważnienie do zakupu pojazdu, upoważnienie do złomowania pojazdu, upoważnienie do korzystania z pojazdu za granicą,
• odbioru dokumentacji medycznej – m.in. upoważnienie do odbioru wyników badań, upoważnienie do złożenia wniosku i odbioru karty EKUZ, upoważnienie do odbioru dokumentacji medycznej.

Upoważnienie do złożenia dokumentów - treść

Nawet najprostsze upoważnienie musi zawierać elementy takie jak każde inne pismo, które kieruje się do urzędu. W prawym górnym rogu podaje się miejscowość i datę, po lewej stronie w górnym rogu poniżej daty umieszcza się adres do korespondencji. Pismo można zatytułować jako upoważnienie, ale to nie jest konieczne.

Potem następuje treść, która z reguły rozpoczyna się od sformułowania: <> i tu wstawia się dane osoby upoważniającej - imię, nazwisko (jeśli jest to firma, również nazwę i dane firmy), numer PESEL osoby upoważniającej lub numer dowodu osobistego. Następnie podaje się dane osoby upoważnionej, jej imię, nazwisko, numer PESEL lub numer dowodu osobistego. Dzięki tym informacjom urzędnik czy druga strona w trakcie czynności, którą zlecił mocodawca, może wylegitymować osobę upoważnioną i wie, z kim ma do czynienia.

Potem jest zasadnicza część tego pisma, czyli oświadczenie woli mocodawcy, i określenie celu, dla którego wystawia to upoważnienie np. „upoważniam do odbioru dokumentów księgowych”.

Na końcu pisma osoba upoważniająca czytelnie podpisuje się pod jego treścią. Jeśli upoważnienie wystawia firma, na dokumencie powinna znaleźć się również jej pieczątka.

Upoważnienie wzór

Upoważnienie to dość prosty w swojej budowie dokument, który łatwo stworzyć, podstawiając jedynie do wzoru swoje dane, podmiot i przedmiot upoważnienia. Wzór wygląda następująco:

Data i miejsce

Imię i nazwisko

Adres korespondencyjny osoby upoważniającej

Numer telefonu

Numer dowodu tożsamości

PESEL

UPOWAŻNIENIE

Ja, niżej podpisany/a…………………….., zamieszkały/zamieszkała…………. o numerze PESEL …………….., legitymujący się/legitymująca się dowodem osobistym o numerze……………… wydanym przez……… dnia……., upoważniam Pana/Panią……………….. zamieszkałego/zamieszkałą…………….. o numerze PESEL…………….. i legitymującym się/legitymującą się dowodem osobistym o numerze………………. wydanym przez…………. dnia……………. do……………………………………………………

…………….

Czytelny podpis (ewentualnie pieczątka)

Rodzaje i forma pełnomocnictwa

Jak wspomnieliśmy we wstępie, upoważnienie to nie to samo co pełnomocnictwo. W kodeksie cywilnym wyróżniamy pełnomocnictwo ogólne, rodzajowe i szczególne. Jeśli przepisy nie wymagają nadzwyczajnej formy dla pełnomocnictwa, można go udzielić ustnie, a nawet w sposób dorozumiany. Dla bezpieczeństwa mocodawcy i pełnomocnika korzystniej jest jednak, gdy pełnomocnictwo ma formę dokumentu. Także z przepisów może wynikać, że w pewnych przypadkach pełnomocnictwo trzeba sporządzić w szczególnej formie, np. aktu notarialnego (tak będzie, gdy do ważności pewnej czynności prawnej niezbędna jest forma szczególna - wtedy pełnomocnictwo do jej dokonania też udziela się w tej samej formie).

Pełnomocnictwo ogólne

Najprostsze pełnomocnictwo nie musi mieć specjalnej postaci - wystarczy odręcznie sporządzone na kartce, podpisane przez osobę umocowującą. W pełnomocnictwie mocodawca powinien podać swoje dane personalne i numer PESEL oraz szczegółowe dane umocowanego - jego numer PESEL i numer dowodu osobistego.

Pełnomocnictwo ogólne nie musi precyzować zadań lub czynności, do których ma być użyte. Obejmuje zakres umocowania do tzw. zwykłego zarządu. Zgodnie z art. 99 k.c. powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności. Nie ma znaczenia czy pismo będzie sporządzone odręcznie, czy komputerowo, ale mocodawca musi je własnoręcznie podpisać.

Pełnomocnictwo ogólne w zwykłej formie pisemnej najczęściej wystawiają osoby fizyczne, aby reprezentować je przed instytucjami, osobami fizycznymi i prawnymi, organami administracji rządowej i samorządowej, urzędami, ZUS czy w placówce służby zdrowia.

Pełnomocnictwo rodzajowe

Art. 98 kodeksu cywilnego wskazuje, że do czynności, które przekraczają zakres zwykłego zarządu, potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności. Oznacza to, że dla pewnych powtarzalnych co miesiąc działań, np. odbioru emerytury z poczty czy pobierania czynszu za najem mieszkania czy złożenia dokumentów podatkowych, np. w urzędzie skarbowym, mocodawca powinien udzielić umocowanemu pełnomocnictwa rodzajowego. Na takie okoliczności stosowne będzie pełnomocnictwo z podpisem notarialnie (urzędowo) poświadczonym. Ważne jest, aby określić w nim precyzyjnie do czego ma służyć.

Pełnomocnictwo szczególne (np. notarialne)

Jeśli mocodawca upoważnia wykonawcę tylko do jednej, określonej czynności, np. zbycia/nabycia nieruchomości, spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, prawa użytkowania wieczystego, do zniesienia współwłasności, działu spadku, w skład którego wchodzi nieruchomość, niezbędne jest pełnomocnictwo szczególne.

Koszt ustanowienia pełnomocnictwa notarialnego

Opłata notarialna za sporządzenie pełnomocnictwa na dokonanie jednej czynności wynosi 30 zł plus 23 proc. VAT. Przy czynnościach, które dotyczą umocowania do więcej niż jednej czynności, opłata w kancelarii notarialnej rośnie do 100 zł plus 23 proc. VAT.

Oprócz tego notariusz pobierze 6 zł (+ 23 proc. VAT) za jedną (każdą) stronę pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego.

Pełnomocnictwo wzór

Poniżej publikujemy przykładowe wzory pełnomocnictwa zależnie od okoliczności. Ewentualna zbieżność danych z prawdziwymi osobami jest przypadkowa i niezamierzona.

Wzór pełnomocnictwa ogólnego

Warszawa, 1 czerwca 202r roku

Katarzyna Kapitalna

Waleczna 49

00-000 Warszawa

PESEL 52121206789

nr dowodu osobistego CBA 987654

PEŁNOMOCNICTWO OGÓLNE

Ja, niżej podpisana Katarzyna Zalewska, 1 czerwca 2023 roku udzielam pełnomocnictwa ogólnego mojemu wnukowi Maksymilianowi Zalewskiemu, zamieszkałemu w Warszawie przy ul. Żelaznej 49 m. 51, legitymującemu się dowodem osobistym seria AAB numer 123456 wydanym przez prezydenta m.st. Warszawy, do występowania w moim imieniu przed: władzami państwowymi, urzędami, organami administracji publicznej, sądami, podmiotami gospodarczymi, osobami fizycznymi, a także do składania oświadczeń oraz wniosków procesowych w kontaktach z wymienionymi podmiotami.

Pełnomocnictwo mogę odwołać w każdym czasie bez podania przyczyny.

Katarzyna Kapitalna

(własnoręczny podpis)

Wzór upoważnienia do odbioru dokumentów i emerytury (pełnomocnictwo rodzajowe)

Warszawa, 1 czerwca 2023 roku

Katarzyna Kapitalna

Waleczna 49

00-000 Warszawa

PESEL 52121206789

nr dowodu osobistego BBA 987654

PEŁNOMOCNICTWO RODZAJOWE

Ja, niżej podpisana Katarzyna Zalewska, 1 czerwca 2023 roku upoważniam mojego wnuka Maksymiliana Zalewskiego, zamieszkałego w Warszawie przy ul. Żelaznej 49, legitymującego się dowodem osobistym seria AAB numer 123456 wydanym przez prezydenta m.st. Warszawy, aby w moim imieniu odbierał z placówek pocztowych:

- comiesięczną emeryturę (nr świadczenia ZUS EW 456483),

- emeryturę dodatkową (tzw. trzynastą),

- korespondencję i dokumenty związane z moim mieszkaniem, np. zaświadczenia, informacje o wysokości czynszu,

- poleconą korespondencję pocztową, która przychodzi na adres mojego zamieszkania.

Upoważnienie to mogę odwołać w każdym czasie bez podania przyczyny.

Katarzyna Kapitalna

(własnoręczny podpis)

Wzór pełnomocnictwa notarialnego

Żelazna Wola, 1 czerwca 2023 roku

PEŁNOMOCNICTWO PROCESOWE

My, niżej podpisani Agata Kapitalna i Jacek Kapitalny, działając jako wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zarejestrowanej pod nazwą Spółka w Żelaznej Woli, ul. Żelazna 5/5, nr KRS 11111111, REGON 555555555, NIP 444555666, niniejszym udzielamy pełnomocnictwa radcy prawnemu Marzenie Krzysztofik, prowadzącej Kancelarię Radcy Prawnego, Grotowa 1/1 00-000 Żelazna Wola, wpisanej na listę radców prawnych pod nr Aa 12345, do reprezentowania tej spółki przed sądem rejonowym w Żelaznej Woli w sprawie o zapłatę należności między spółką a Krzysztofem Grotko, prowadzącym działalność handlową pod nazwą Grotko i syn, o sygn. akt Ab 542456/19 zgodnie z zakresem umocowania, o którym mowa w art. 91 kodeksu postępowania cywilnego.

Pełnomocnictwo to upoważnia do udzielenia dalszych pełnomocnictw.

Podpisy, pieczątki