Przeczytasz w 4 min.
Obowiązek generowania plików JPK został wprowadzony przez Ministerstwo Finansów 1 lipca 2016 r. Początkowo dotyczył dużych firm, ale od 2018 r. obowiązek sporządzania JPK mają wszyscy przedsiębiorcy korzystający z elektronicznych programów do fakturowania – także małe firmy, o ile są płatnikami podatku VAT. O jednolitym pliku kontrolnym mówi artykuł 193a. § 1 ordynacji podatkowej:
„W przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w § 2, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.”
Do czego służy JPK?
Celem wprowadzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego (ang. Standard Audit File-Tax – SAF-T) było skrócenie czasu kontroli podatkowej. Dzięki JPK służby mogą szybko przeprowadzić kontrolę i czynności sprawdzające w firmie. Pozwala to m.in. potwierdzić prawidłowość rozliczeń bez konieczności przeprowadzania kontroli skarbowej. Jednocześnie system jest w stanie wyłapać tzw. puste faktury i inne nieprawidłowości. Zadaniem JPK jest zatem uszczelnienie systemu podatkowego i przyspieszenie czynności kontrolnych. Dodatkowo elektroniczny obieg dokumentów ma na celu ograniczenie kosztów obsługi papierowej.
Co zawiera JPK?
Jednolity Plik Kontrolny zawiera informacje o operacjach gospodarczych za dany okres. Ma on wystandaryzowany format i układ umożliwiający jego dalsze przetwarzanie. Dane są przekazywane do organów podatkowych według przygotowanego szablonu w formie plików XML. Dokładne schematy publikuje na swojej stronie internetowej Ministerstwo Finansów. Jednolity Plik Kontrolny obejmuje następujące struktury:
- księgi rachunkowe JPK_KR,
- wyciąg bankowy JPK_WB,
- magazyn (przyjęcia z zewnątrz, wydania na zewnątrz, rozchód wewnętrzny i przesunięcia międzymagazynowe) JPK_MAG,
- ewidencje zakupu i sprzedaży VAT JPK_VAT,
- faktury (zestawienie faktur) JPK_FA,
- podatkowa księga przychodów i rozchodów JPK_PKPIR,
- ewidencja przychodów JPK_EWP.
JPK_VAT – wysyłka co miesiąc
Podatnicy mają obowiązek przygotowywać pliki JPK, ale nie wszystkie dane są przekazywane do urzędów skarbowych obligatoryjnie. Przedsiębiorca musi co miesiąc dostarczyć jedynie plik JPK_VAT. Pozostałe typy plików przekazywane są na żądanie organów skarbowych. Plik JPK_VAT można przesłać fiskusowi jedynie w formie elektronicznej. Do wysyłki pliku JPK_VAT można wykorzystać udostępniony przez Ministerstwo Finansów program e-mikrofirma. Wysyłka wymaga dodatkowo potwierdzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dzięki temu urząd ma pewność, że plik pochodzi od danego przedsiębiorcy i nie został poddany modyfikacjom. Firmy, które nie posiadają podpisu kwalifikowanego mogą udzielić pełnomocnictwa do wysyłki swoim biurom księgowym.
Jak wysłać pliki JPK?
Plik JPK_VAT należy wysłać do 25. dnia po zakończeniu danego miesiąca. Obowiązek ten dotyczy także firm, które rozliczają się kwartalnie. Niezłożenie pliku w terminie może skutkować nałożeniem grzywny określanej kwotowo od 1/10 do 20-krotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia (maksymalnie 42 000 zł, przy czym uwzględniana jest sytuacja majątkowa, rodzinna oraz możliwości zarobkowe sprawcy).
Pozostałe typy plików mogą być dostarczone na elektronicznych nośnikach, np. na płytach CD lub nośniku USB. Na udostępnienie żądanych struktur przedsiębiorca ma czas nie krótszy niż trzy dni. Pliki można wysłać także za pomocą programów do księgowania – wydawcy oprogramowania dostosowali już swoje aplikacje do obsługi JPK. Do wysyłki wykorzystywany jest wtedy Profil Zaufany.
