Koszt całkowity pracodawcy 2023

Pokaż więcej

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika w roku 2023

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika jest wartością zmienną, uzależnioną od kilku czynników, które omawiamy w tym artykule.

1. Na koszty pracy ma wpływ rodzaj zawartej z pracownikiem umowy. Inne będą sposoby obliczania kosztu całkowitego zatrudnienia dla umowy o pracę, inne dla umowy zlecenia, jeszcze inne dla umowy o dzieło.
2. Na końcową kwotę ma wpływ również zmienny praktycznie w każdym roku poziom wynagrodzenia minimalnego brutto. W roku 2023 wartość ta zmienia się aż dwukrotnie!

Co składa się na wynagrodzenie pracownika?

Warto mieć świadomość, że wynagrodzenie, które trafia do rąk pracownika (kwota netto, tzw. na rękę) to część należnej mu pensji. Trzeba do niej doliczyć jeszcze obowiązkowe składki finansowane przez pracownika (emerytalna, rentowa, zdrowotna i chorobowa), zaliczkę pobieraną na poczet podatku dochodowego i (ewentualne - zależne od indywidualnej decyzji zatrudnianego) składki na PPK. To wszystko składa się na wynagrodzenie brutto pracownika.

Należy podkreślić, że konstrukcja wynagrodzenia pracownika może być różna i przyjąć formę stałej kwoty miesięcznej albo wynikać z określonych rezultatów egzekwowanych od zatrudnionej osoby w oparciu o normy pracy. Mowa o tzw. Pracy na akord, pracy opłacanej premiami lub prowizjami. Te czynniki także wpłyną na całkowity koszt zatrudnienia pracownika.

Zgodnie z przepisami wynagrodzenie pracownika nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie brutto obowiązujące w danym roku. Z kolei dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze wynagrodzenie jest ustalane proporcjonalnie do wysokości zajmowanego etatu.

Całkowity koszt zatrudnienia a minimalne wynagrodzenie brutto w roku 2023

W roku 2023 najniższa krajowa zmienia się dwa razy. Między 1 stycznia i 31 lipca wynosi 3490 zł brutto, zaś w drugiej połowie roku wzrasta do 3600 zł brutto. Piszemy o tym więcej TUTAJ.

Co składa się na całkowity koszt pracodawcy?

Obok opisanych powyżej części wynagrodzenia brutto pracodawca musi uregulować inne zobowiązania finansowe za pracownika. Składają się na nie obowiązkowe składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, ubezpieczenie wypadkowe, ubezpieczenie społeczne, a także ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Szef musi uwzględnić także ewentualne składki pracodawcy w ramach PPK (o ile pracownik zdecyduje, by do planu przystąpić). Pracodawca nie odprowadza dodatkowo składek zdrowotnej i chorobowej.

W sumie, z uwzględnieniem maksymalnych poziomów dopłat do PPK, pracodawca do kwoty jaką stanowi wynagrodzenie brutto musi doliczyć blisko 25 procent.

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika – kiedy jest niższy?

Przepisy dopuszczają możliwość zwolnienia pracodawcy ze składek na Fundusz Pracy (FP) i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) jeśli zatrudnioną osobą jest

• kobieta, która ukończyła 55 lat albo mężczyzna, który ukończył 60 lat
• powracająca z urlopu: macierzyńskiego, rodzicielskiego i wychowawczego – zwolnienie przysługuje przez 36 miesięcy od pierwszego miesiąca po powrocie z takiego urlopu
• ukończyła 50 lat i przez 30 dni przed zatrudnieniem pozostawała w ewidencji bezrobotnych powiatowego urzędu pracy (PUP) – zwolnienie trwa 12 miesięcy od pierwszego miesiąca po zawarciu umowy o pracę
• nie ukończyła 30 lat i została skierowana do pracy przez PUP – zwolnienie na 12 miesięcy od pierwszego miesiąca po zawarciu umowy o pracę.

Koszt całkowity zatrudnienia zależnie od umowy

Warto wiedzieć, że koszt całkowity zatrudnienia pracownika będzie zmienny m.in. ze względu na rodzaj zastosowanej umowy o świadczenie pracy.  

Koszt całkowity zatrudnienia przy umowie o pracę

Przy zatrudnieniu opartym o umowę o pracę całkowity koszt zatrudnienia wyliczony do minimalnego wynagrodzenia brutto wynosi odpowiednio

• 4257,10 zł między 1 stycznia i 31 lipca 2023 roku oraz
• 4391,28 z między 1 sierpnia i 31 grudnia 2023 roku

(w kalkulacji uwzględniono scenariusz, gdy pracownik decyduje się na udział w PPK i pracodawca odprowadza podstawową składkę z tego tytułu)

Koszt całkowity zatrudnienia przy umowie zlecenia

Gdy podstawą świadczenia pracy jest umowa zlecenia pracodawca odprowadza składki podobnie jak przy umowie o pracę. Oznacza to, że kosztem całkowitym będzie wynagrodzenie brutto pracownika i składki ubezpieczeniowe ponoszone przez pracodawcę. Jednak, jeśli pracownik nie skończył 26. roku życia lub świadczy pracę w oparciu o umowę zlecenia, a jednocześnie jest zatrudniony w innym miejscu na podstawie umowy o pracę, z przynajmniej minimalnym wynagrodzeniem - wówczas całkowity koszt pracodawcy równa się wynagrodzeniu brutto z umowy zlecenia.

Gdy pracownikiem jest emeryt lub rencista, a umowa zlecenie to jedyny tytuł do ubezpieczenia, wówczas pracodawca ma obowiązek opłacać składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Składka chorobowa jest dobrowolna.

Warunkiem, który należy koniecznie uwzględnić przy zatrudnieniu i wyliczaniu kosztów do umowy zlecenia jest zachowanie przynajmniej minimalnej stawki godzinowej. W 2023 roku wynosi ona 22,80 zł - między styczniem i lipcem oraz 23,50 zł po 1 sierpnia.  

Koszt całkowity zatrudnienia przy umowie o dzieło

Umowa o dzieło jest świadczeniem, który nie nakłada na pracodawcę obowiązku opłacania składek ubezpieczeniowych. Oznacza to, że całkowity koszt zatrudnienia pracownika dla umowy o dzieło jest równy wynagrodzeniu brutto zatrudnianej osoby.

Inne składniki kosztu całkowitego zatrudnienia

W przedstawionych wyżej kalkulacjach nie uwzględniamy szeregu czynności, które nie wpływają wprost na wynagrodzenie pracownika, ale wiążą się z jego utrzymaniem w firmie. Pracodawca jest zobowiązany do

• przeprowadzenia badań lekarskich (wstępnych, okresowych, kontrolnych) i szkoleń bhp
• wypłaty wynagrodzenia chorobowego, przez okres pierwszych 33 dni, nieobecności choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną lub 14 dni, w przypadku osób, które ukończyły 50 lat
• zapewnienia płatnego urlopu wypoczynkowego: 20 lub 26 dni w roku, w zależności od stażu pracy pracownika
• rekompensowania ewentualnej pracy w godzinach nadliczbowych (dodatek albo czas wolny)
• prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym ewidencji czasu pracy (przez okres 10 lat po ustaniu stosunku pracy)
• zapewnienia wynagrodzenia w okresach niewykonywania pracy, kiedy przepisy tak stanowią, na przykład w okresie przestoju niezawinionego przez pracownika (art. 81 kodeksu pracy).

Koszty pracodawcy – kalkulatory

W internecie można znaleźć różne strony oferujące kalkulatory całkowitych kosztów zatrudnienia pracownika. Te praktyczne narzędzia pokazują kompleksowy obraz kosztów, jakie pracodawca musi uwzględnić w budżecie swojej firmy. Kalkulatory pozwalają na przeprowadzenie indywidualnych wyliczeń, adekwatnych do sytuacji danego przedsiębiorcy. Dają też możliwość zorientowania się pracownikowi, ile faktycznie wynosi wynagrodzenie za świadczoną przezeń pracę. Korzystając z tego typu narzędzi online warto zwrócić uwagę na zastosowane stawki składek. W przypadku wątpliwości można sięgnąć do artykułów, które zamiast gotowych narzędzi przekazują uniwersalny wzór umożliwiający samodzielne wyliczenia kosztów całkowitych.

Koszt całkowity zatrudnienia pracownika – podstawa prawna

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141)