Koszty uzyskania przychodu w 2021 r. - definicja
Informacja o kosztach uzyskania przychodu jest istotna przede wszystkim dla podatników, którzy wybrali jako formę rozliczania się z urzędem skarbowym zasady ogólne lub podatek liniowy. Koszty uzyskania przychodów zmniejszają przychód firmy, tworząc dochód. Dochód po dokonaniu odliczeń staje się podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych koszt uzyskania przychodu definiuje w artykule 22 ust. 1. Kosztami uzyskania przychodów są zatem koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Pracownicze koszty uzyskania przychodów w 2021 r.
Koszty uzyskania przychodów ponoszą podatnicy uzyskujący przychody z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej. Koszty uzyskania przychodów zostały określone w tym przypadku kwotowo. Dnia 1 października 2019 zmieniony został zapis o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz zapis ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw. W 2020 roku nie wprowadzono do tych zapisów dalszych zmian. Oznacza to zatem, że pracownicze koszty uzyskania przychodów w 2020 r. wynoszą aktualnie:
- 250 zł miesięczne (jednoetatowcy),
- 3 000 zł roczne (jednoetatowcy),
- 4 500 zł roczne (wieloetatowcy).
Podwyższone koszty uzyskania przychodu w 2021 r.
Jeżeli pracownik mieszka poza miejscowością, w której pracuje, pracodawca może stosować podwyższone koszty uzyskania przychodu. Może bowiem doliczyć koszty związane z dojazdem do miejsca pracy. Żeby zastosować podwyższone koszty uzyskania przychodu pracownik musi złożyć u pracodawcy oświadczenie o tym, że mieszka w innej miejscowości niż wykonuje pracę. Od 1 października 2019 r. podwyższone koszty uzyskania przychodów wynoszą 300 zł miesięcznie, czyli 3600 zł rocznie. W przypadku wieloetatowców podwyższone koszty wynoszą 450 zł miesięcznie, czyli 5400 rocznie. W ubiegłym roku również nie zmieniły się stawki.
Zobacz, jak prezentują się podwyższone koszty uzyskania przychodu 2021:
- 300 zł miesięczne (jednoetatowcy, dojeżdżający),
- 3 600 zł roczne (jednoetatowcy, dojeżdżający),
- 5 400 zł roczne (wieloetatowcy, dojeżdżający).
Koszt uzyskania przychodu w 2021 r. a koszty autorskie
Oprócz kosztów podstawowych, pracodawca może w szczególnych przypadkach zastosować tzw. koszty autorskie w wysokości 50 proc. od uzyskanego przychodu. Art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o PIT stanowi, że koszty z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami – określa się w wysokości 50 proc. uzyskanego przychodu. Koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód.
Koszty uzyskania przychodu w 2021 - co można zaliczyć?
Ustawa nie definiuje wprost, jakie wydatki można konkretnie sklasyfikować do kosztów. Można tu jednak zaliczyć na przykład wydatki związane z:
- utrzymaniem biura (meble, akcesoria, czynsz),
- zakupem sprzętu (telefony, komputery, drukarki, abonament na internet i telefon, oprogramowanie, domena internetowa),
- kosztami zatrudnienia pracowników,
- usługami księgowymi,
- usługami i wydatkami reklamowymi,
- edukacją i szkoleniami,
- wydatkami na samochody firmowe (oraz motocykle),
- ubraniami (z widocznym logo firmy) czy
- odpisami amortyzacyjnymi środków trwałych.
Warto pamiętać, że przy prowadzeniu działalności gospodarczej w domu, także można odliczyć częściowo czynsz i wydatki na media. Należy wówczas obliczyć, jaka część powierzchni lokalu wykorzystywana jest do prowadzenia firmy i proporcjonalnie zaliczyć ją do kosztów. Do kosztów uzyskania przychodu 2021 można także zaliczyć niektóre wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej (poza towarami handlowymi i materiałami podstawowymi). Ponieważ nie ma zamkniętego katalogu kosztów, to do przedsiębiorcy należy uzasadnienie i umotywowanie, że określony koszt wiąże się z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Czego przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca może zaliczyć wszystko do kosztów. Wspomniana ustawa w art. 23 wylicza szereg wyjątków, które nie mogą zostać zaklasyfikowane jako koszt uzyskania przychodu. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów m.in.:
- wydatków na nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów,
- odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego przewyższającego kwotę 225 tys. dla aut elektrycznych i 150 tys. zł dla pozostałych samochodów,
- strat w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych,
- odpisów i wpłat na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika,
- wydatków na spłatę kredytów, z wyjątkiem skapitalizowanych odsetek od tych kredytów,
- odsetek od własnego kapitału włożonego przez podatnika w źródło przychodów,
- wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki niebędącej osobą prawną:
- darowizn i ofiar wszelkiego rodzaju,
- podatku dochodowego, podatku od spadków i darowizn,
- jednorazowych odszkodowań z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych
- kosztów egzekucyjnych związanych z niewykonaniem zobowiązań,
- grzywien i kar pieniężnych orzeczonych w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetek od tych grzywien i kar,
- wierzytelności odpisanych jako przedawnione,
- odsetek za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat,
- kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych,
- udzielonych pożyczek, w tym straconych pożyczek,
- składek na rzecz organizacji, do których przynależność podatnika nie jest obowiązkowa,
- odsetek, prowizji i różnic kursowych od pożyczek (kredytów) zwiększających koszty inwestycji w okresie realizacji tych inwestycji,
- składek na ubezpieczenie społeczne oraz Fundusz Pracy, Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych i inne fundusze celowe utworzone na podstawie odrębnych ustaw,
- wydatków pracodawcy na działalność socjalną.
Koszty uzyskania przychodu w 2021 r. - jak udokumentować?
Aby wydatek został zaliczony do kosztów należy ująć go w Księdze Przychodów i Rozchodów. Kwestię prawidłowego dokumentowania wydatków określa Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U.2017.0.728) w § 12 ust.3. Zgodnie z nim, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
- faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne,
- inne dowody, wymienione w § 13 i § 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Ważne jest żeby dowód księgowy był sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała, dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie zakupu podana jest wartość w obcej walucie, podatnik powinien przeliczyć ją na złotówki zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym.
Rozporządzenie dopuszcza także możliwość wystawienia dowodów wewnętrznych przez przedsiębiorcę. Muszą one określać nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:
- zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt,
- zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0),
- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika,
- zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych,
- kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących,
- zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych,
- wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą - podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele,
- opłat sądowych i notarialnych - opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.,
- wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych. Podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
