Koszty uzyskania przychodu 2021 - co to jest i jak je liczyć?

Pokaż więcej

Co to są koszty uzyskania przychodu?

Kosztami uzyskania przychodów (KUP) są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Tak KUP definiuje art. 22 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r., poz. 1128; dalej: ustawa o PIT). Koszty uzyskania przychodów zmniejszają przychód firmy, tworząc dochód. Dochód po odliczeniach staje się podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym.

Kogo to dotyczy?

Informacja o kosztach uzyskania przychodów jest istotna głównie dla podatników, którzy jako formę rozliczania się z urzędem skarbowym wybrali zasady ogólne lub podatek liniowy. Dla przedsiębiorców kosztami uzyskania przychodów jest m.in. opłata recyklingowa. Z kolei dla pracodawców takimi kosztami będą też poniesione przez nich wydatki na pracowników czy na to, aby prawidłowo zrealizować pracownicze programy emerytalne.

Jak obliczyć koszty uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodów, które pracodawca jako płatnik może zastosować przy ustalaniu zaliczki na podatek z wynagrodzenia pracownika, są określone ryczałtowo. Wskazuje to art. 22 ust. 2 pkt 1 oraz pkt 3 ustawy o PIT.

Jak liczyć koszty uzyskania przychodu? Pracodawca musi drobiazgowo znać sytuację pracownika i prawidłowo zakwalifikować wszystkie jego przychody - zarówno te z samej umowy o pracę, jak i z ewentualnych innych źródeł uzyskiwanych u niego, np. praw autorskich. Nie może też pominąć ważnego elementu, jakim jest miejsce zamieszkania zatrudnionego, bo to też może wpływać na jego KUP. Wyższe będą dla dojeżdżających do pracy spoza miejsca zamieszkania.

Nie ma więc jednego szablonu, jak obliczyć koszty uzyskania przychodu, bo każdy pracownik może mieć różne źródła pieniędzy u swojego pracodawcy. Najpopularniejsze będą jednak koszty uzyskania przychodu, które ustala się z samego etatu, czyli z umowy o pracę.

Koszty uzyskania przychodu a umowa o pracę w 2021 r.

Koszty uzyskania przychodu ponoszą podatnicy, którzy uzyskują przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy (czyli zatrudnieni w oparciu o umowę o pracę), spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej. Tu KUP określa się kwotowo.

W 2021 r. pracownicze koszty uzyskania przychodu wynoszą:

• 250 zł miesięczne (jednoetatowcy),
• 3.000 zł roczne (jednoetatowcy),
• 4.500 zł roczne (wieloetatowcy).

Podwyższone koszty uzyskania przychodu ze stosunku pracy w 2021 r.

Jeżeli pracownik mieszka poza miejscowością, w której pracuje, pracodawca może stosować podwyższony koszt uzyskania przychodu. To dlatego, że doliczy koszty związane z dojazdem do miejsca pracy. Aby zastosować podwyższone KUP, pracownik składa u pracodawcy oświadczenie o tym, że mieszka w innej miejscowości, niż pracuje. Trzeba jednak pamiętać, że chodzi o miejsce zamieszkania, a nie zameldowania.

W 2021 r. podwyższone koszty uzyskania przychodu pracownika wynoszą:

• 300 zł miesięczne (jednoetatowcy, dojeżdżający),
• 3.600 zł roczne (jednoetatowcy, dojeżdżający),
• 5.400 zł roczne (wieloetatowcy, dojeżdżający).

Koszty uzyskania przychodów z dwóch stosunków pracy

Gdy pracownik jest zatrudniony na dwóch etatach u dwóch różnych pracodawców, to jest tzw. wieloetatowcem. A to oznacza, że można u niego zastosować inne roczne stawki KUP. Jakie są zatem koszty uzyskania przychodu z więcej niż jednego stosunku pracy?

Jeśli etatowiec pracuje w tej samej miejscowości, w której mieszka, jego roczne koszty uzyskania przychodów wynoszą 4.500 zł. Gdy zaś ma wiele umów i jest pracownikiem zamiejscowym, będzie to 5.400 zł rocznie. Warunek - pracownik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę oraz pracodawca nie zwraca mu wydatków za dojazdy.

Koszty uzyskania przychodów w 2021 r. a koszty autorskie

W szczególnych przypadkach - oprócz kosztów podstawowych - pracodawca może zastosować tzw. koszty autorskie w wysokości 50 proc. od uzyskanego przychodu. Artykuł 22 ust. 9 pkt. 3 ustawy o PIT stanowi, że koszty z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami – określa się w wysokości 50 proc. uzyskanego przychodu. Koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w miesiącu składki emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód, ale nie więcej niż 85 528 zł.

Przy działalności wykonywanej osobiście z praw autorskich można też zastosować 20 proc. odliczenia z tytułu KUP. Dotyczy to przychodu z takiej działalności pomniejszonego o potrącone przez płatnika składki społeczne. Chodzi tu m.in. o umowy zlecenia i o dzieło, działalność artystyczną, literacką, naukową, trenerską, sportową, przychody arbitrów, biegłych, inkasentów.

Koszty uzyskania przychodu umowa o dzieło oraz umowa zlecenia

Nie zawsze zatrudnieni będą mieli etat i umowę o pracę. Czasami podstawą ich zaangażowania będzie umowa o dzieło czy umowa zlecenia. Dla nich też stosuje się koszty uzyskania przychodu, ale są one inne niż np. dla stosunku pracy. Jakie więc ma koszty uzyskania przychodu umowa zlecenie?

W 2021 r. ustawowe koszty uzyskania przychodów dla umów zleceń i o dzieło wynoszą 20 proc. przychodu, który płatnik pomniejsza o potrącone ze środków podatnika składki na ubezpieczenia społeczne w konkretnym miesiącu. Zgodnie z art. 13 ustawy o PIT dotyczy to m.in.:

• osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej, jak również przychodów z uprawiania sportu, stypendiów sportowych oraz sędziów z tytułu prowadzenia zawodów sportowych,
• działalności polskich arbitrów uczestniczących w procesach arbitrażowych z partnerami zagranicznymi,
• osób, którym organ władzy lub administracji państwowej albo samorządowej, sąd lub prokurator, na podstawie właściwych przepisów, zlecił wykonanie określonych czynności (np. przychodów biegłych w postępowaniu sądowym, dochodzeniowym i administracyjnym) oraz płatników i inkasentów należności publicznoprawnych, a także przychodów z tytułu udziału w komisjach powoływanych przez organy władzy lub administracji państwowej albo samorządowej,
• umów zlecenia i umów o dzieło.

Koszty uzyskania przychodu w 2020 r.

W ubiegłym roku koszty uzyskania przychodu były identyczne jak w 2021 r. Podobnie, nie zmieniły się też podwyższone KUP. Te same stawki obowiązują także dla stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej od 1 października 2019 r.

To oznacza, że koszty uzyskania przychodu 2020 wynosiły 250 zł miesięczne i 3.000 zł roczne dla jednoetatowców, a 4.500 zł roczne dla wieloetatowców.

Natomiast podwyższone koszty uzyskania przychodu 2020 to 300 zł miesięczne i 3.600 zł roczne u jednoetatowców, dojeżdżających i 5.400 zł roczne dla wieloetatowców, dojeżdżających.

Koszty uzyskania przychodu przykłady

Ustawa nie definiuje wprost, jakie wydatki można zaklasyfikować do KUP. Przykładowo najpopularniejsze będą te związane z:

• utrzymaniem biura (meble, akcesoria, czynsz),
• zakupem sprzętu (telefony, komputery, drukarki),
• abonamentem na internet i telefon, oprogramowaniem, domeną internetową,
• kosztami zatrudnienia pracowników,
• usługami księgowymi,
• usługami i wydatkami reklamowymi,
• edukacją i szkoleniami,
• utrzymaniem samochodów i motocykli firmowych (paliwo, serwis),
• ubraniami (z widocznym logo firmy),
• odpisami amortyzacyjnymi środków trwałych.

Gdy podatnik prowadzi działalność gospodarczą we własnym domu, częściowo odliczy także czynsz i wydatki na media. Wskazuje wówczas, jaką część powierzchni lokalu wykorzystuje do prowadzenia firmy i proporcjonalnie zalicza ją do kosztów uzyskania przychodu. W KUP 2021 r. uwzględni także niektóre wydatki, które poniósł, zanim rozpoczął działalność gospodarczą (poza towarami handlowymi i materiałami podstawowymi). Ponieważ nie ma zamkniętego katalogu KUP, to przedsiębiorca samodzielnie uzasadnia i argumentuje, dlaczego określony koszt wiąże się z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Czego przedsiębiorca nie zaliczy do KUP?

Przedsiębiorca nie zaliczy wszystkich wydatków do kosztów. Artykuł 23 ustawy o PIT wylicza wiele wyjątków, których nie zaklasyfikuje się jako KUP. Nie będą nimi m.in.:

• wydatki na nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów,
• odpisy z tytułu zużycia samochodu osobowego przekraczającego kwotę 225 tys. dla aut elektrycznych i 150 tys. zł dla pozostałych aut,
• straty w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych,
• odpisy i wpłaty na różne fundusze tworzone przez podatnika,
• wydatki na spłatę kredytów, z wyjątkiem skapitalizowanych odsetek od tych kredytów,
• odsetki od własnego kapitału włożonego przez podatnika w źródło przychodów,
• wartość własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, a przy prowadzenia działalności w formie spółki niebędącej osobą prawną:
• darowizny i ofiary wszelkiego rodzaju,
• podatek dochodowy, podatek od spadków i darowizn,
• jednorazowe odszkodowania z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych,
• koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań,
• grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetki od tych grzywien i kar,
• wierzytelności odpisane jako przedawnione,
• odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat,
• koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych,
• kwoty udzielonych pożyczek, w tym straconych,
• składki na rzecz organizacji, do których podatnik nie musi należeć,
• odsetki, prowizje i różnice kursowe od pożyczek (kredytów) zwiększających koszty inwestycji w okresie realizacji tych inwestycji,
• składki na ubezpieczenie społeczne oraz Fundusz Pracy, Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych i inne fundusze celowe utworzone na podstawie odrębnych ustaw,
• wydatki pracodawcy na działalność socjalną.

Koszty uzyskania przychodu w 2021 r. - jak je udokumentować?

Aby wydatek zaliczyć do kosztów, należy ująć go w księdze przychodów i rozchodów (kpir). Zasady prawidłowego dokumentowania wydatków określa rozporządzenie ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2019 r., poz. 2544; dalej: rozporządzenie). Zgodnie z jego § 11 ust. 3 podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

• faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne,
• dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów,
• inne dowody, które potwierdzają dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierają co najmniej:
• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Ważne jest, aby dowód księgowy był sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała, wolno jednak stosować ogólnie przyjęte skróty. Jeżeli w dowodzie zakupu podana jest wartość w obcej walucie, podatnik przelicza ją na złotówki zgodnie z zasadami ustawy o PIT.

Rozporządzenie dopuszcza także, aby przedsiębiorca wystawił dowody wewnętrzne. Muszą one określać nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:

• zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt,
• zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0),
• wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika,
• zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych,
• kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących,
• zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych,
• wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą - podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele,
• opłat sądowych i notarialnych - opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do 31 grudnia 2008 r.,
• wydatków związanych z parkowaniem samochodu, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych. Podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Pliki do pobrania

• Wzór oświadczenia pracownika o zastosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodu (.doc) Pobierz plik
• Wzór oświadczenia pracownika o zastosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodu (.pdf) Pobierz plik