Podstawowe obowiązki pracodawcy i jego prawa

Pokaż więcej

Prawa pracodawcy przy nawiązaniu stosunku pracy

Podstawowe prawo pracodawcy polega na tym, że jeszcze przed nawiązaniem stosunku pracy może swobodnie wybrać najbardziej odpowiedniego kandydata na firmowy wakat. Ale już tu pojawiają się pierwsze obowiązki przyszłego szefa. W trakcie rekrutacji musi uważać na to, aby nie narazić się na zarzut dyskryminacji aplikujących o zatrudnienie. Może się tak zdarzyć np. wtedy, gdy w prasowym ogłoszeniu o wolnych etatach zasugeruje, że poszukuje tylko mężczyzn do 40. roku życia.

Choć więc osoby uczestniczące w naborze nie są jeszcze pracownikami, to pracodawca powinien pamiętać, że wszystkich należy równo traktować przy:

• nawiązywaniu i rozwiązywaniu stosunków pracy,
• warunkach zatrudnienia,
• dostępie do podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
• awansowaniu pracowników.

Przesądza o tym art. 18 [3a] kodeksu pracy.

Od ubiegającego się o zatrudnienie pracodawca może domagać się, aby podał dane osobowe obejmujące:

• imię (imiona) i nazwisko,
• imiona rodziców,
• datę urodzenia,
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
• wykształcenie,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Prawo pracodawcy do rzetelnego wykonywania obowiązków przez pracownika

Gdy pracownik już wykonuje swoje zadania służbowe, pracodawca może od niego wymagać, aby pracował sumiennie i starannie, miał wymagane kwalifikacje lub potrzebne umiejętności oraz stosował się do poleceń przełożonych. Te muszą jednak dotyczyć pracy i być w zgodzie z przepisami prawa lub umową o pracę.

Pracodawca tworzy też w firmie wewnętrzne przepisy, regulaminy, np. pracy, wynagradzania, a od pracownika wymaga, aby się do nich stosował. Dotyczy to także kodeksowych kar porządkowych. Niedopuszczalne jest, aby szef ustalił inne kary dla pracowników, czy nie stosował wymaganej procedury przy nakładaniu firmowych sankcji.

Ogólne obowiązki pracodawcy

Po zatrudnieniu kandydata pracodawcy przybywa obowiązków.

Artykuł 94 kodeksu pracy szczegółowo wymienia konkretne obowiązki pracodawcy, ale przede wszystkim musi on przestrzegać podstawowych zasad prawa pracy. Dotyczą one głównie poszanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika, zagwarantowania zatrudnionym równych praw z tytułu jednakowego wypełniania takich samych obowiązków oraz równego traktowania mężczyzn i kobiet w zatrudnieniu.

Z kolei art. 11 [3] kodeksu pracy zabrania jakiejkolwiek dyskryminacji bezpośredniej lub pośredniej w zatrudnieniu. Niedopuszczalna jest ona ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy. Pracodawca ma także kształtować w zakładzie właściwe zasady współżycia społecznego.

Ponadto musi zapewnić załodze bezpieczne i higieniczne warunki pracy, a zgodnie z art. 16 kodeksu pracy - stosownie do swoich możliwości i warunków - zaspokajać bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby pracowników. Powinien także ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Nie wolno mu też ograniczać praw załogi do wypoczynku czy wynagrodzenia za pracę.

Tyle ogólnych powinności szefa, lista tych konkretnych jest bardzo rozbudowana.

Szczegółowe obowiązki pracodawcy

Skierowanie na badania lekarskie

Zanim pracodawca podpisze umowę o pracę, musi skierować przyszłego pracownika na wstępne badania lekarskie i za nie zapłacić. Nie może bowiem dopuścić do pracy osoby, która nie ma aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego, że nie ma ona przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku (art. 229 § 4 kodeksu pracy).

Wyjątek dotyczy podejmujących pracę ponownie u tego pracodawcy na tym samym stanowisku lub o takich samych warunkach w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy. Badań lekarskich nie przechodzą też osoby przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli przedstawią pracodawcy aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania. Ponadto ten pracodawca musi potwierdzić, że warunki te odpowiadają tym występującym na konkretnym stanowisku. Nie dotyczy to jednak osób przyjmowanych do prac szczególnie niebezpiecznych.

Zgodnie z rozporządzeniem ministra zdrowia i opieki społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. z 2016 r., poz. 2067 t.j.) wystawione przez pracodawcę skierowanie na badanie lekarskie powinno m.in.:

• określać rodzaj badania profilaktycznego,
• wskazywać stanowiska pracy, na którym osoba ma być zatrudniona,
• informować o tym, czy na stanowisku lub stanowiskach pracy występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe.

Po przeprowadzeniu badań lekarz wydaje zaświadczenie, w którym potwierdza, że kandydat nie ma przeciwwskazań do wykonywania pracy albo je wskazuje. Jeżeli pracownik lub pracodawca nie zgadzają się z jego opinią, w ciągu 7 dni mogą wnioskować o przeprowadzenie ponownego badania.

Obowiązki pracodawcy przy zawieraniu umowy o pracę

Do podpisania umowy o pracę i innych firmowych dokumentów pracodawca potrzebuje różnych informacji o pracowniku. Poza tymi, które już pozyskał od kandydata, może go poprosić o:

• jego inne dane osobowe, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika, jeżeli pracownik będzie korzystał ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
• numer PESEL,
• numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie wnioskował o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Jeżeli pracownik spełnił wszystkie początkowe wymagania i szef uzgodni z nim warunki zatrudnienia, strony mogą zawrzeć umowę o pracę. Zgodnie z art. 29 § 1 k.p. powinna mieć ona formę pisemną i określać strony umowy, jej rodzaj i datę zawarcia oraz warunki pracy i płacy. W szczególności ma tam być podany:

• rodzaj pracy,
• miejsce jej wykonywania,
• wynagrodzenie ze wskazaniem jego składników,
• wymiar czasu pracy,
• termin rozpoczęcia pracy.

Strony podpisują umowę o pracę w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden otrzymuje pracownik, drugi pozostaje u pracodawcy. Nawet jeśli firma nie zawarła z zatrudnionym umowy na piśmie, nie znaczy, że jest ona nieważna. Strony mogą przyjąć kontrakt w każdej formie, ale pracodawca najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy musi pisemnie potwierdzić ustalenia co do stron umowy, jej rodzaju oraz warunków. Tak stanowi art. 29 § 2 kodeksu pracy.

Pracownik rozpoczyna pracę w dniu określonym w umowie, a jeśli takiego terminu nie ma, to w dniu jej zawarcia (art. 26 k.p.).

Zgodnie z art. 29 § 3 kodeksu pracy pracodawca pisemnie informuje też etatowca o:

• obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
• wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego,
• obowiązującej długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
• układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty, a jeżeli pracodawca nie musi ustalć regulaminu pracy – dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w niej.

Te informacje przekazuje się nie później niż w ciągu 7 dni od zawarcia etatowego angażu.

Obowiązki pracodawcy w zakresie bhp

Poza badaniami lekarskimi pracodawca musi również przeszkolić pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. To jeden z jego podstawowych obowiązków. Ustanawia go art. 237 [3] § 2 k.p.

Szczególne zasady tych kursów określa rozporządzenie ministra gospodarki i pracy z 27 lipca 2004 r. o szkoleniu w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2004 r. nr 180, poz. 1860 ze zm.). Dzieli ono szkolenia na ogólne i stanowiskowe, które powinny odbywać się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.

Od 1 stycznia 2019 r. szkolenia okresowego nie muszą przechodzić zatrudnieni na stanowiskach administracyjno–biurowych, ale tylko w tych firmach, których rodzaj przeważającej działalności pracodawcy nie przekracza trzeciej kategorii ryzyka według przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

Pracodawca zaznajamia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczącymi wykonywanych przez nich prac, a także wydaje szczegółowe instrukcje i wskazówki dotyczące BHP na stanowiskach pracy. Pracownik na piśmie potwierdza, że zapoznał się z regulacjami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy obowiązującymi w firmie.

Obowiązki pracodawcy w zakresie wypłaty wynagrodzenia

Kolejny ważny obowiązek pracodawcy wiąże się z terminową i prawidłową wypłatą wynagrodzenia. Wskazuje go art. 94 pkt 5 kodeksu pracy.

Wysokość pensji ustala pracodawca, ale nie może być ona niższa, niż określa ustawowe minimum. Od 1 stycznia 2019 r. jest to 2250 zł.

Wynagrodzenie pracodawca uiszcza w formie pieniężnej, co najmniej raz w miesiącu, w stałym i z góry ustalonym terminie (art. 85 i 86 kodeksu pracy). To płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Jeśli wypłata przypadałaby na dzień wolny od pracy, trzeba ją uregulować w dniu poprzedzającym.

Od 1 stycznia 2019 r. – zgodnie ze zmienionym brzmieniem art. 86 § 3 k.p. - wynagrodzenie wypłaca się na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy. Nie obejmuje to jednak etatowca, który w postaci papierowej lub elektronicznej złożył u pracodawcy wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Przy kwestiach finansowych pracodawca poza gwarantowanym wynagrodzeniem minimalnym i wymogiem terminowej wypłaty może swobodnie ukształtować w firmie siatkę płac. Od jego decyzji też zależy, czy i kogo uhonoruje dodatkową nagrodą. Jeśli jednak w firmie obowiązuje regulamin premiowania i jasno określa kryteria przyznania tych świadczeń, to gdy pracownik je spełnił, trzeba mu je wypłacić. Gwarancje uzyskania premii mogą też wynikać z umowy o pracę i zależą na ogół od wypracowania zysku czy wielkości sprzedaży.

Obowiązki pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej

Kodeks pracy narzuca też zatrudniającemu, aby prowadził i przechowywał w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). To oznacza, że firma zakłada i prowadzi papierowe akta osobowe odrębnie dla każdego zatrudnionego na podstawie umowy o pracę.

Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe dzielą się na cztery części:

• A – poświęcone osobom ubiegającym się o zatrudnienie,

• B – ilustrujące nawiązanie i przebieg stosunku pracy,

• C – dotyczące ustania zatrudnienia,

• D – w sprawie odpowiedzialności porządkowej pracownika.

Ponato zatrudniający ma trzymać te akta w sposób, który gwarantuje, że zachowa ich poufność, integralność, kompletność oraz dostępność. Dba także o to, aby gromadzone i przetrzymywane teczki nie były narażone na uszkodzenia lub zniszczenia przez cały okres zatrudnienia. Ma to także robić przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wygasł lub rozwiązał się stosunek pracy, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Takie wymogi nakłada na pracodawców zmieniony od nowego roku art. 94 pkt 9a i 9b kodeksu pracy, ale te krótsze terminy przechowywania teczek dotyczą tylko osób, które przyszły do pracy od 1 stycznia 2019 r. Natomiast dokumentację pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. generalnie nadal trzeba trzymać 50 lat od ustania zatrudnienia.

Dokumentacja ze stosunku pracy musi zawierać dane dotyczące: ewidencji czasu pracy, płac, urlopu wypoczynkowego, przydziału odzieży i obuwia roboczego. Pracodawca prowadzi też dokumentację zbiorową, czyli rejestry wypadków przy pracy, chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby.

Obowiązki pracodawcy a kodeks pracy

Firma musi przestrzegać także ustawowych zasad związanych z czasem pracy. To oznacza, że nie wolno zatrudniać powyżej 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym firmowym okresie rozliczeniowym. Pracodawca musi także gwarantować pracownikom kodeksowe okresy dopoczynku: tygodniowe i dobowe.

Pracę w godzinach nadliczbowych wolno mu zarządzić tylko w razie:

• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii albo
• swoich szczególnych potrzeb, np. przedświątecznego spiętrzenia zamówień.

Ponieważ każdy zatrudniony na etacie ma niezbywalne prawo do urlopu wypoczynkowego, pracodawca ma go udzielić w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik go uzyskał. Gdyby jednak z jakiś powodów nie poszedł na urlop, może go wybrać do końca września następnego roku kalendarzowego. Ponadto o to zaległe wolne może się jeszcze upomnieć przez kolejne trzy lata.

Szczególne obowiązki pracodawcy wiążą się rówież z ochroną rodzicielstwa pracowników. Dlatego m.in. co do zasady nie wolno wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę w okresie ciąży, a także w okresie urlopu macierzyńskiego pracownicy. Takie same prawa ma także ojciec wychowujący dziecko podczas urlopu ojcowskiego. Gwarancje zatrudnienia obejmują także urlop rodzicielski i wychowawczy czy pracę w obniżonym wymiarze przez 12 miesięcy.

Ponadto po tych urlopach rodzice muszą wrócić na wcześniej zajmowane stanowiska i za wynagrodzeniem, które by uzyskali, gdyby nie mieli przerwy w pracy. Gdyby zaś objęcie dawnej posady było niemożliwe, pracodawca zapewnia stanowisko równorzędne z zajmowanym przed rozpoczęciem urlopu lub inne odpowiadające kwalifikacjom zawodowym pracownika.

Obowiązki pracodawcy przy rozwiązaniu stosunku pracy

Nawet przy rozstaniu pracodawcy nie ubywa obowiązków. Choć tu ma też istotny przywilej – może swobodnie i samodzielnie zdecydować o tym, że pożegna pracownika, który nie spełnia jego oczekiwań lub gdy w firmie ubywa pracy. Zazwyczaj musi przy tym podać, dlaczego zdecydował się na taki krok i prawidłowo wypowiedzieć lub rozwiązać umowę o pracę. Jeśli jest to angaż na czas nieokreślony, stosuje właściwą procedurę uprzedzenia związków zawodowych o zamiarze takiego zwolnienia. Nie wolno przy tym naruszyć okresów wypowiedzenia oraz przywilejów pracowniczych np. udzielenia im dni wolnych od pracy na poszukiwanie nowego zajęcia.

Wraz z upływem okresu wypowiedzenia szef wydaje zwolnionemu świadectwo pracy i prawidłowo wypłaca wszystkie świadczenia, np. wynagrodzenie, ekwiwalent za niewykorzystany w naturze urlop wypoczynkowy czy za pranie odzieży roboczej. Gdy natomiast pożegnanie wiąże się ze zwolnieniami grupowymi, pracodawca płaci jeszcze odprawę i powiadamia urząd pracy o takiej procedurze. Niewykluczone także, że będzie jeszcze finansował kurs, który pozwoli pracownikowi przekwalifikować się do innego zawodu.

Zgodnie z art. 97 kodeksu pracy świadectwo pracy szef wydaje niezwłocznie i nie może tego uzależniać od uprzedniego rozliczenia się pracownika z firmą. Gdyby zaś po wydaniu tego dokumentu zwolniony dopatrzył się w nim błędów lub nieścisłości, pracodawca ma obowiązek je sprostować. Gdyby odmówił, a zwolniony zmieścił się w ustawowych terminach żadania sprostowania, może wystąpić o to do sądu pracy.

Odpowiedzialność pracodawcy za wykroczenia przeciwko prawom pracownika

Jeśli pracodawca byłby na bakier z tymi obowiązkami, grozi mu odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Na podstawie kodeksu pracy będą to tylko kary finansowe od 1 tys. do 30 tys. zł. Jednak przy uciążliwych i powtarzających się przewinieniach niewykluczone jest nawet ograniczenie lub pozbawienie wolności pracodawcy lub osób występujących w jego imieniu na mocy kodeksu karnego.