Gdy rozwiązuje się lub wygasa stosunek pracy, pracodawca musi wydać zatrudnionemu świadectwo pracy. Informacje podane w nim muszą być prawdziwe, pełne i rzetelne. Przeczytaj ten artykuł, by dowiedzieć się jak wygląda wzór świadectwa pracy w 2021 r. oraz czy zaszły jakieś zmiany w wydawaniu świadectwa pracy.
Pokaż więcej
Porady prawne online nawet w 24h

Świadectwo pracy - wzór do pobrania

Wzory do pobrania w dogodnej formie (.doc oraz .pdf) publikujemy w dolnej części tego artykułu. Przedstawia je także w załączniku rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2020 r., poz. 1862, dalej rozporządzenie).

Co to jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy potwierdza zatrudnienie i przebieg drogi zawodowej oraz należne pracownikowi uprawnienia z tytułu etatowego zaangażowania. To podstawowy dokument dla osoby kończącej zatrudnienie na etacie. Bez takiego zaświadczenia pracownikowi trudno będzie wykazać w kolejnym miejscu pracy na etacie, ile należy mu się dni urlopu wypoczynkowego, jaką pracę wykonywał i jaką funkcję piastował lub jakie uzyskał kwalifikacje zawodowe.

Co zawiera świadectwo pracy w 2021?

Artykuł 97 § 2 kodeksu pracy ogólnie wskazuje, jakie informacje mają znaleźć się w świadectwie pracy. Podaje się w nim informacje, które dotyczą:

  • okresu i rodzaju wykonywanej pracy,
  • zajmowanych stanowisk,
  • trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy oraz
  • inne dane, które są niezbędne, aby ustalić uprawnienia pracownicze i te z ubezpieczenia społecznego.

Ponadto zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.

Ten zakres precyzuje § 2 rozporządzenia i wymienia 20 punktów. Są to:

  • okres lub okresy zatrudnienia,
  • wymiar czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,
  • rodzaj wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji,
  • tryb i podstawa prawna rozwiązania lub podstawa prawna wygaśnięcia stosunku pracy, a przy rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem - strona stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia,
  • okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy na mocy art. 36 [1] § 1 k.p.,
  • urlop wypoczynkowy przysługujący pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystany w tym roku,
  • wykorzystany urlop bezpłatny i podstawa prawna jego udzielenia,
  • wykorzystany urlop ojcowski,
  • wykorzystany urlop rodzicielski i podstawa prawna jego udzielenia,
  • wykorzystany urlop wychowawczy i podstawa prawna jego udzielenia,
  • okres, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy na podstawie art. 186 [8] § 1 pkt 2 k.p.,
  • zwolnienia od pracy przewidziane w art. 188 k.p., wykorzystane w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
  • liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie zgodnie z art. 92 k.p. w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
  • okres odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
  • okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
  • wykorzystany dodatkowy urlop albo inne uprawnienie lub świadczenie przewidziane przepisami prawa pracy,
  • okresy nieskładkowe przypadające w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
  • zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym,
  • należności ze stosunku pracy uznane i niezaspokojone przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku pieniędzy,
  • informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach - na żądanie pracownika.

Okresy nieskładkowe

W trakcie etatowego zatrudnienia mogą zdarzyć się pracownikowi okresy, kiedy pracodawca nie odprowadza za niego składek społecznych. Są to tzw. ​​okresy nieskładkowe. Będzie tak np wtedy, gdy pracownik:

  • był niezdolny do pracy wskutek choroby, za którą otrzymuje wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy (również z funduszu wypadkowego),
  • pobierał świadczenie rehabilitacyjne (również z f. wypadkowego) oraz zasiłek opiekuńczy.

Te okresy nieskładkowe podczas trwania stosunku pracy uwzględnia się przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty.

W tym miejscu świadectwo pracy nie zawiera okresów nieobecności nieusprawiedliwionych i usprawiedliwionych niepłatnych, udzielonych urlopów bezpłatnych, wychowawczych oraz pobierania zasiłków macierzyńskich.

Jak uzupełnić świadectwo pracy w 2021 r.?

Niewykluczone, że w świadectwie będą konieczne uzupełnienia. Dotyczy to np. orzeczenia sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania za niezgodne z przepisami wypowiedzenie umowy lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia. Wówczas szef na żądanie pracownika w ciągu 7 dni uzupełnia wydane wcześniej świadectwo o informację o tym orzeczeniu (§ 7 ust. 3 rozporządzenia).

Na uzupełnieniu będzie z kolei zależało pracodawcy, gdy sąd pracy przyznał mu odszkodowanie za nieuzasadnione rozwiązanie przez etatowca umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 § 1 [1] k.p. Wtedy pracownik w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się orzeczenia w tej sprawie przedkłada pracodawcy wydane mu świadectwo, aby je uzupełnić o informację o tym orzeczeniu sądu. Jeśli pracownik ociąga się, pracodawca wzywa go, aby przedłożył świadectwo w ciągu 7 dni od otrzymania wezwania. Gdy szef naniesie uzupełnienie, wydaje pracownikowi świadectwo pracy w ciągu 7 dni od chwili, gdy ten zostawił go w firmie (§ 9 rozporządzenia).

Jakich informacji nie zawierać w świadectwie pracy?

Pracodawca nie może zamieszczać w świadectwie pracy dowolnych danych, np. oceniać pracownika w informacjach uzupełniających. Wzór tego dokumentu 2021 nie uwzględnia też miejsca na imiona rodziców.Ta zmiana obowiązuje od 29 czerwca 2019 r.

Ponadto pracodawca nie podaje w tym dokumencie informacji o:

  • zaległym urlopie wypoczynkowym pracownika,
  • wypłacie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
  • niewykorzystanych dniach wolnych na poszukiwanie nowej pracy,
  • przyczynach rozwiązania stosunku pracy, np. częste zwolnienia lekarskie.

Kiedy pracodawca musi je wystawić?

Zasady wydawania świadectwa pracy określają art. 97-99 kp oraz rozporządzenie. Wzór świadectwa pracy 2021 pozostaje niezmieniony. Aktualny jest ten, który obowiązuje od 7 września 2019 r.

Kodeks pracy nie precyzuje, kiedy pracodawca wydaje ten dokument. Określa jedynie okoliczności, w których dokument powinien być wystawiony - „w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy”. Zamiast konkretnej daty posługuje się sformułowaniem „niezwłocznie”, który prawnicy odczytują jako „bez zbędnej zwłoki” (powinno więc nastąpić właśnie przy zakończeniu zatrudnienia).

Potwierdza to rozporządzenie w § 4, gdzie wskazuje się, że pracodawca wydaje świadectwo pracy niezwłocznie - w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.

Zgodnie z art. 97 kodeksu pracy pracodawca nie może uzależniać wydania świadectwa pracy od uprzedniego rozliczenia się pracownika z firmą. Wystawia je, jeżeli nie zamierza w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy nawiązać z pracownikiem kolejnego stosunku pracy. Świadectwo pracy obejmuje okres lub okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie sporządzono i nie wydano tego dokumentu.

Gdyby zaś zatrudniający nawiązał z pracownikiem kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego angażu, to świadectwo wydaje wyłącznie na wniosek etatowca. Ten składa go w postaci papierowej lub elektronicznej. Takie pismo może dostarczyć w każdym czasie i może dotyczyć tego, aby wydać mu świadectwa pracy o poprzednim okresie zatrudnienia albo o wszystkich okresach zatrudnienia, za które dotychczas nie dostał takiego dokumentu. Jeśli pracownik wystąpi z taką prośbą, pracodawca także ma 7 dni na to, aby ją spełnić.

Świadectwo pracy w 2021 r. do rąk własnych lub upoważnionej osoby

Co do zasady świadectwo pracy wydaje się bezpośrednio pracownikowi do rąk własnych, za pokwitowaniem. Pracownik może także upoważnić do tego inną osobę, np. żonę lub kolegę z pracy. Musi jednak dostarczyć pracodawcy stosowne upoważnienie w formie papierowej lub elektronicznej.

Gdy pracownik umiera, jego stosunek pracy wygasa z mocy prawa. (art. 63 [1] § 1 k.p.). Wówczas pracodawca sporządza jego świadectwo pracy i dołącza do akt pracownika, które nadal przechowuje.

Następnie inicjatywa należy do rodziny lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Mogą to więc być: małżonek, jego dzieci, rodzeństwo, rodzice, a nawet dziadkowie. Poza stopniem pokrewieństwa te osoby nie muszą legitymować się innymi uprawnieniami, np. postanowieniem o stwierdzeniu nabycia spadku.

Inaczej wygląda sytuacja osób, które są spadkobiercami zmarłego, a nie są krewnymi. Aby uzyskać świadectwo pracy zmarłego, powinny przedstawić jego pracodawcy odpowiedni dokument, który potwierdza ich prawa po nieżyjącym pracowniku. Jeśli uprawnieni chcą otrzymać świadectwo pracy, zwracają się z wnioskiem o jego wydanie do pracodawcy nieżyjącego etatowca. Przepisy nie określają, jaka ma być szczegółowa treść takiej dyspozycji. Wskazują tylko formę - wniosek trzeba złożyć na papierze lub elektronicznie. Gdy takie pismo trafi do pracodawcy, ten ma 7 dni, aby wydać dokument.

Wzór świadectwa pracy w 2021 r. a sprostowanie

Rozporządzenie zawiera załącznik z pomocniczym wzorem świadectwa pracy. Wskazuje także sposób, jak należy wypełnić ten dokument. Przybliża szczególnie te punkty, które pracodawcom mogą przysparzać więcej trudności.

Jeśli w świadectwie pracy mimo to pojawiły się pewne niedociągnięcia, to w ciągu 14 dni od jego wydania pracownik może poprosić pracodawcę, aby je poprawił. Jest to zmiana, która weszła w życie we wrześniu 2019 r. (wcześniej okres ten wynosił zaledwie 7 dni).

Jeśli były szef się na to nie zgodzi, pracownik ma 14 dni od zawiadomienia o sprzeciwie, żeby wystąpić do sądu z żądaniem sprostowania dokumentu. Takie pouczenie musi się znaleźć w każdym świadectwie pracy. Nakazuje to § 2 ust. 2 rozporządzenia. W informacji ma też być wskazany sąd, do którego pracownik może się odwołać.

Gdy pracodawca odrzuca sugestię pracownika, papierowo lub elektronicznie zawiadamia go o negatywnym rozpatrzeniu wniosku o sprostowanie świadectwa w ciągu 7 dni od dnia otrzymania tego wniosku. Jeśli jednak zatrudniający uwzględni prośbę pracownika o poprawkę, wydaje mu nowe świadectwo pracy (§ 7 ust. 1 rozporządzenia). W dniu, kiedy to robi, usuwa z akt pracownika i niszczy poprzednio wydany dokument. Pracodawcy, który nie wyda świadectwa pracy w terminie, grozi grzywna w wysokości do 30 000 zł.

Odpis świadectwa pracy w 2021 r.

Od 7 września 2019 r. nie ma już możliwości, aby w uzasadnionych przypadkach na wniosek pracownika pracodawca wydał odpis świadectwa pracy. Wcześniej dopuszczał to § 6 rozporządzenia, ale nie precyzował, jakie to mogły być sytuacje. Każdorazowo oceniał je szef i samodzielnie uznawał, czy zgłoszony przypadek jest uzasadniony. Najczęściej taką prośbę były etatowiec kierował, gdy zgubił lub utracił dokument o zatrudnieniu, np. wskutek pożaru czy kradzieży.

Nie oznacza to jednak, że pracownik jest zupełnie bezbronny w takiej sytuacji. Zgodnie z art. 94 [12] kp pracodawca wyda kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej przez:

  • pracownika lub byłego pracownika albo
  • osoby z najbliższej rodziny w razie śmierci pracownika lub byłego pracownika.

Świadectwo pracy po ugodzie

Gdy dojdzie do sporu między pracownikiem a pracodawcą, strony często zawierają ugodę sądową czy pozasądową, np. co do trybu rozwiązania stosunku pracy. Jeśli tak się stanie, pracodawca musi wystawić nowe świadectwo pracy. Powinien to zrobić w ciągu 7 dni od zawarcia lub zatwierdzenia ugody przez sąd.

Przyjęcie tej bardziej pokojowej formy zakończenia konfliktu między stronami dopuszcza art. 917 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kodeksu pracy. Najczęściej odnosi się to do sposobu rozstania i dzięki temu nawet dyscyplinarne zwolnienie z etatu można zamienić na porozumienie stron. Najpóźniej w dniu wydania nowego świadectwa pracy pracodawca usuwa z akt osobowych pracownika i niszczy poprzednie świadectwo.

Umowa zlecenie a świadectwo pracy

Świadectwo pracy to dokument, który wydaje się tylko przy umowie o pracę na podstawie kodeksu pracy. Odnosi się więc wyłącznie do zatrudnienia na etacie. Nie ma natomiast obowiązku wystawiania takiego dokumentu, gdy pojawia się umowa zlecenie. Zleceniobiorca nie jest bowiem pracownikiem w rozumieniu kodeksu pracy i nie ma tych samych praw i przywilejów, które ma osoba przyjęta w firmie na etat. Wykonujący zlecenie może jednak wystąpić do zleceniodawcy, aby wydał mu zaświadczenie o zatrudnieniu. Na wystawienie takiego dokumentu nie ma sztywnych terminów.

Przy czym warto pamiętać, że zleceniobiorca nie może domagać od kolejnej firmy, aby uwzględniła np. okres jego umowy zlecenia do zwiększenia stażu urlopowego.

W zaświadczeniu o zatrudnieniu w swojej firmie zleceniodawca wskazuje istotne informacje o zleceniu, np.:

  • ile trwała trwała umowa ze zleceniobiorcą,
  • jakie uzyskiwał on wynagrodzenie,
  • jakie odprowadzono składki na ubezpieczenie społeczne od tego kontraktu oraz
  • jaki zapłacono podatek dochodowy.

Po co zatem ubiegać się o zaświadczenie o zatrudnieniu? Dane o wysokości wynagrodzenia oraz składkach do ZUS przydadzą się zleceniobiorcy, gdy będzie starał się o zasiłek dla bezrobotnych.

Jak odzyskać świadectwo pracy z nieistniejącego zakładu?

Aby odzyskać świadectwo pracy z nieistniejącego już zakładu, trzeba przede wszystkim ustalić, jaki to był rodzaj zakładu i co się z nim później stało. ZUS wskazuje, gdzie szukać swoich dokumentów od takich pracodawców. Jeżeli dawny zakład został zlikwidowany, a było to przedsiębiorstwo państwowe, dokumentację osobową i płacową jego pracowników mógł przejąć:

  • następca prawny – np. przedsiębiorstwo, które powstało w wyniku zmian organizacyjnych lub przekształceń albo spółka prawa cywilnego lub handlowego, która powstała po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa,
  • organ założycielski – najczęściej wojewoda,
  • organ nadrzędny – np. ministerstwo.

W każdym województwie funkcjonuje archiwum, które gromadzi dokumentację ze zlikwidowanych państwowych zakładów pracy. Wykaz tych placówek wskazuje ZUS na swojej stronie internetowej oraz poda go każdy oddział ZUS.

Z kolei dokumentację osobową i płacową ze zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych mógł przejąć:

  • związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia,
  • Krajowa Rada Spółdzielcza (00-013 Warszawa, ul. Jasna 1), jeżeli nie ma związku rewizyjnego albo jeśli został zlikwidowany.

Natomiast nad dokumentami pracowniczymi ze zlikwidowanych spółek prawa cywilnego lub handlowego czuwa syndyk masy upadłościowej albo likwidator. To oni wskazują firmę, która przechowuje te zasoby.

Informacje o miejscu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej byłych pracodawców gromadzą również:

  • wydziały sądów rejestrowych właściwych terytorialnie dla siedziby firmy (zwłaszcza dokumentację zlikwidowanych przed 2002 r. spółek cywilnych i handlowych),
  • sądy upadłościowe (sąd rejonowy – sąd gospodarczy) – dane o miejscach przechowywania dokumentów upadłych firm,
  • organy prowadzące ewidencję działalności gospodarczej oraz urzędy skarbowe.

Od 1994 r. dokumentację z upadających i likwidowanych zakładów pracy przejmują także archiwa Stowarzyszenia Archiwistów Polskich i przechowawcy komercyjni. Wydają oni zaświadczenia albo poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów oraz dokumentacji płacowej.

Pliki do pobrania

2.2
/ 5
(liczba głosów: 
6
)
Twoja ocena

Nasi Partnerzy

logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo