Świadectwo pracy wzór 2023 wraz z wyjaśnieniem

Pokaż więcej

Zacznijmy od tego, że informacje, jakie zawiera świadectwo pracy muszą być prawdziwe, pełne i rzetelne. Nie zmieniło się to również, jeśli chodzi o świadectwo pracy 2023.

Świadectwo pracy 2023 - wzór do pobrania

Wzór świadectwa pracy do pobrania w dogodnej formie (.pdf) znajdziesz w dolnej części tego artykułu. Stosowny druk można zaczerpnąć także bezpośrednio z Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 11 maja 2023 r. zmieniającego [już wcześniej obowiązujące] rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy. To właśnie Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy [dalej w tym artykule: rozporządzenie] jest podstawą prawną dla udokumentowania zakończonego stosunku pracy. 

Najpierw jednak przyjrzyjmy się bliżej temu zagadnieniu.

Co to jest świadectwo pracy?

Formalne podsumowanie zakończonego stosunku pracy potwierdza zatrudnienie i przebieg drogi zawodowej oraz należne pracownikowi uprawnienia z tytułu etatowego zaangażowania. Świadectwo pracy to podstawowy dokument dla osoby kończącej zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. Bez takiego zaświadczenia pracownikowi trudno będzie wykazać w kolejnym miejscu pracy na etacie, ile należy mu się dni urlopu wypoczynkowego, jaką pracę wykonywał i jaką funkcję piastował lub jakie uzyskał kwalifikacje zawodowe.

Nowe świadectwo pracy – co to znaczy?   

Od 23 maja 2023 roku obowiązuje nowy wzór świadectwa pracy. To zmiana uzupełniająca przepisy zwiększające uprawnienia pracownicze. Nowe dane w druku świadectwa pracy obejmują informacje 

• o wymiarze świadczonej okazjonalnej pracy zdalnej (do 24 dni w roku kalendarzowym),
• o wymiarze udzielonego urlopu opiekuńczego (do 5 dni w roku kalendarzowym),
• o wymiarze udzielonego zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej do 2 dni lub 16 godzin w roku kalendarzowym).

Wszystkie te informacje muszą znaleźć się w ustępie 6 świadectwa pracy. 

Świadectwo pracy – co zawiera w 2023 roku?

Artykuł 97 par. 2 kodeksu pracy wskazuje ogólnie, jakie informacje mają znaleźć się w świadectwie pracy. Dotyczą one okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy oraz obejmują inne dane, które są niezbędne, aby ustalić uprawnienia pracownicze i te z ubezpieczenia społecznego.

Ponadto świadectwo pracy będzie zawierać wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika pojawi się w nim także informacja o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.

Bardziej szczegółowe wskazówki zawiera paragraf 2 rozporządzenia. Są to:

• okres lub okresy zatrudnienia,
• wymiar czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,
• rodzaj wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji,
• tryb i podstawa prawna rozwiązania lub podstawa prawna wygaśnięcia stosunku pracy, a przy rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem - strona stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia,
• okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy na mocy art. 36 [1] § 1 k.p.,
• urlop wypoczynkowy przysługujący pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystany w tym roku,
• wykorzystany urlop bezpłatny i podstawa prawna jego udzielenia,
• wykorzystany urlop ojcowski,
• wykorzystany urlop rodzicielski i podstawa prawna jego udzielenia,
• wykorzystany urlop wychowawczy i podstawa prawna jego udzielenia,
• okres, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy na podstawie art. 186 [8] § 1 pkt 2 k.p.,
• zwolnienia od pracy przewidziane w art. 188 k.p., wykorzystane w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie zgodnie z art. 92 k.p. w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• okres odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
• okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
• wykorzystany dodatkowy urlop albo inne uprawnienie lub świadczenie przewidziane przepisami prawa pracy,
• okresy nieskładkowe przypadające w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
• zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym,
• należności ze stosunku pracy uznane i niezaspokojone przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku pieniędzy,
• informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach - na żądanie pracownika.

Świadectwo pracy - kiedy należy go oczekiwać

Obowiązkiem pracodawcy jest wydać zatrudnionemu świadectwo pracy w dniu ustania jego stosunku pracy. W praktyce to ostatni dzień, w którym etatowiec zachowuje status pracownika. 

Świadectwo pracy – terminy - przykłady

Pokażmy to na przykładach. Zgodnie z przepisami świadectwo pracy wydaje się pracownikowi w dniu ustalania stosunku pracy. Jeśli dochodzi więc do rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem, świadectwo pracy musi trafić do rąk pracownika w ostatni dzień wypowiedzenia. Gdy etat kończy się bez zachowania wypowiedzenia, świadectwo pracy musi być wydane w dzień złożenia drugiej stronie oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę. W przypadku rozwiązania umowy o pracę wraz z upływem czasu, na jaki została zawarta stosowny druk musi znaleźć się u pracownika w ostatni dzień obowiązywania tej umowy. Gdy umowa o pracę wygasa dniem na przekazanie świadectwa pracy jest ten, w którym nastąpiło zdarzenie powodujące wygaśnięcie umowy, zaś gdy strony umowy dochodzą do porozumienia – za dzień doręczenia świadectwa pracy uznaje się dzień określony w porozumieniu jako ostatni dzień współpracy stron.

Odstępstwem od opisanych wyżej reguł jest sytuacja, gdy z tzw. przyczyn obiektywnych pracodawca nie mógł wydać świadectwa pracy we wskazanym konkretnie terminie. Jednak w przypadku ewen tualnych sporów to właśnie na zatrudniającym leży odpowiedzialność, by udownić, że takie przyczynyfaktycznie wystąpiły. 

Niezależnie od powyższego pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu ustalonego terminu przesyła świadectwo pracy za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2022 r. poz. 896, 1933 i 2042) albo doręcza je w inny sposób [art. 97 kodeksu pracy]. 

Świadectwo pracy – co zawiera w 2023 roku? 

Wspomniana wyżej nowelizacja zmieniająca wzór świadectwa pracy powoduje, że od 2023 roku dokument ten występuje w rozbudowanej formie, obejmujące trzy zagadnienia opisane w punktach poniżej. 

Świadectwo pracy a praca zdalna 

Zgodnie z przepisami pracownicy zyskali prawo świadczenia, w wyjątkowych okolicznościach, pracy na odległość. Taka pozycja pojawi się więc na druku świadectwa pracy. Ta okazjonalna praca zdalna ma być jednak incydentalna i zastosowana jedynie ze względu na potrzeby pracownika. Chodzi przykładowo o konieczność opieki nad potrzebującym doraźnego wsparcia członkiem rodziny. Maksymalny wymiar pracy świadczonej w ten sposób nie może przekroczyć 24 dniu w roku kalendarzowym [art. 67[33] kodeksu pracy]. 

Świadectwo pracy a okresy nieskładkowe  

W trakcie etatowego zatrudnienia mogą zdarzyć się pracownikowi okresy, kiedy pracodawca nie odprowadza za niego składek społecznych. Są to tzw. okresy nieskładkowe. Będzie tak między innymi wtedy, gdy pracownik:

• był niezdolny do pracy wskutek choroby, za którą otrzymuje wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy (również z funduszu wypadkowego),
• pobierał świadczenie rehabilitacyjne (również z f. wypadkowego) oraz zasiłek opiekuńczy.

Te okresy nieskładkowe podczas trwania stosunku pracy uwzględnia się przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty.

W tym miejscu świadectwo pracy NIE zawiera okresów nieobecności nieusprawiedliwionych i usprawiedliwionych niepłatnych, udzielonych urlopów bezpłatnych, wychowawczych oraz pobierania zasiłków macierzyńskich.

Świadectwo pracy a zwolnienie z siły wyższej

Zdarzają się sytuacje, gdy pracownik potrzebuje skorzystać ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej. Taka sytuacja zostanie zanotowania zgodnie z obowiązującym wzorem świadectwa pracy. Zwolnienie to przysługuje w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność osoby zatrudnionej. Jego wymiar wynosi 2 dni lub 16 godzin w roku kalendarzowym.

Jakich informacji NIE zawierać w świadectwie pracy?

Pamiętaj, że pracodawca nie może umieścić w twoim świadectwie pracy dowolnych danych. Przykładowo nie może dokonać oceny pracownika w rubryce informacje uzupełniające. Wzór świadectwa za wyświadczoną pracę aktualny w roku 2023 nie uwzględnia też miejsca na imiona rodziców. Ta zmiana obowiązuje od 29 czerwca 2019 roku. Poza tym pracodawca nie podaje w tym dokumencie informacji o zaległym urlopie wypoczynkowym pracownika, o wypłacie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, o niewykorzystanych dniach wolnych na poszukiwanie nowej pracy czy o przyczynach rozwiązania stosunku pracy.

Świadectwo pracy 2023 do rąk własnych lub upoważnionej osoby

Co do zasady świadectwo pracy wydaje się bezpośrednio pracownikowi do rąk własnych, za pokwitowaniem. Pracownik może także upoważnić do tego inną osobę, np. żonę lub kolegę z pracy. Musi jednak dostarczyć pracodawcy stosowne upoważnienie w formie papierowej lub elektronicznej.

Gdy pracownik umiera, jego stosunek pracy wygasa z mocy prawa. (art. 63 [1] § 1 k.p.). Wówczas pracodawca sporządza jego świadectwo pracy i dołącza do akt pracownika, które nadal przechowuje. Następnie inicjatywa należy do rodziny lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Mogą to więc być: małżonek, jego dzieci, rodzeństwo, rodzice, a nawet dziadkowie. Poza stopniem pokrewieństwa te osoby nie muszą legitymować się innymi uprawnieniami, np. postanowieniem o stwierdzeniu nabycia spadku.

Inaczej wygląda sytuacja osób, które są spadkobiercami zmarłego, a nie są krewnymi. Aby uzyskać świadectwo pracy zmarłego, powinny przedstawić jego pracodawcy odpowiedni dokument, który potwierdza ich prawa po nieżyjącym pracowniku. Jeśli uprawnieni chcą otrzymać świadectwo pracy, zwracają się z wnioskiem o jego wydanie do pracodawcy nieżyjącego etatowca. Przepisy nie określają, jaka ma być szczegółowa treść takiej dyspozycji. Wskazują tylko formę - wniosek trzeba złożyć na papierze lub elektronicznie. Gdy takie pismo trafi do pracodawcy, ten ma 7 dni, aby wydać dokument.

Świadectwo pracy online  

Zagadnienie opisujemy szczegółowo w tym artykule. 

Wzór świadectwa pracy 2023 a sprostowanie

Rozporządzenie zawiera załącznik z pomocniczym wzorem świadectwa pracy. Wskazuje także sposób, jak należy wypełnić ten dokument. Przybliża szczególnie te punkty, które pracodawcom mogą przysparzać więcej trudności.

Jeśli w świadectwie pracy mimo to pojawiły się pewne niedociągnięcia, to w ciągu 14 dni od jego wydania pracownik może poprosić pracodawcę, aby je poprawił. Jest to zmiana, która weszła w życie we wrześniu 2019 roku (wcześniej okres ten wynosił zaledwie 7 dni).

Jeśli były szef się na to nie zgodzi, pracownik ma 14 dni od zawiadomienia o sprzeciwie, żeby wystąpić do sądu z żądaniem sprostowania dokumentu. Takie pouczenie musi się znaleźć w każdym świadectwie pracy. Nakazuje to par. 2 ust. 2 rozporządzenia. W informacji ma też być wskazany sąd, do którego pracownik może się odwołać.

Gdy pracodawca odrzuca sugestię pracownika, papierowo lub elektronicznie zawiadamia go o negatywnym rozpatrzeniu wniosku o sprostowanie świadectwa w ciągu 7 dni od dnia otrzymania tego wniosku. Jeśli jednak zatrudniający uwzględni prośbę pracownika o poprawkę, wydaje mu nowe świadectwo pracy (§ 7 ust. 1 rozporządzenia). W dniu, kiedy to robi, usuwa z akt pracownika i niszczy poprzednio wydany dokument. Pracodawcy, który nie wyda świadectwa pracy w terminie, grozi grzywna w wysokości do 30 000 zł.

Odpis świadectwa pracy w 2023 roku

Od 7 września 2019 roku nie ma już możliwości, aby w uzasadnionych przypadkach na wniosek pracownika pracodawca wydał odpis świadectwa pracy. Wcześniej dopuszczał to par. 6 rozporządzenia, ale nie precyzował, jakie to mogły być sytuacje. Każdorazowo oceniał je szef i samodzielnie uznawał, czy zgłoszony przypadek jest uzasadniony. Najczęściej taką prośbę były etatowiec kierował, gdy zgubił lub utracił dokument o zatrudnieniu, np. wskutek pożaru czy kradzieży.

Powyższe nie oznacza jednak, że pracownik jest zupełnie bezbronny w takiej sytuacji. Zgodnie z art. 94 [12] kodeksu pracy pracodawca wyda kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej przez pracownika, byłego pracownika albo osobę z najbliższej rodziny w razie śmierci pracownika lub byłego pracownika.

Świadectwo pracy po ugodzie

Gdy dojdzie do sporu między pracownikiem a pracodawcą, strony często zawierają ugodę sądową czy pozasądową, np. co do trybu rozwiązania stosunku pracy. Jeśli tak się stanie, pracodawca musi wystawić nowe świadectwo pracy. Powinien to zrobić w ciągu 7 dni od zawarcia lub zatwierdzenia ugody przez sąd.

Przyjęcie tej bardziej pokojowej formy zakończenia konfliktu między stronami dopuszcza art. 917 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kodeksu pracy. Najczęściej odnosi się to do sposobu rozstania i dzięki temu nawet dyscyplinarne zwolnienie z etatu można zamienić na porozumienie stron. Najpóźniej w dniu wydania nowego świadectwa pracy pracodawca usuwa z akt osobowych pracownika i niszczy poprzednie świadectwo.

Świadectwo pracy a odszkodowanie

Za brak świadectwa pracy lub gdy wydane świadectwo będzie zawierało błędy, możesz wnieść pozew o naprawienie szkody, która została wyrządzona na skutek zaniedbania ze strony pracodawcy. Możesz to zrobić równocześnie z pozwem o zobowiązanie byłego szefa do wydania świadectwa pracy. W trakcie postępowania musisz jednak wykazać, że doszło do szkody i w jakim zakresie. Przykładem może być utrata nowego zatrudnienia ze względu na brak możliwości dostarczenia świadectwa pracy. Sąd może wówczas zasądzić odszkodowanie na rzecz byłego pracownika za czas pozostawania bez pracy z tego powodu. Maksymalna wysokość takiego odszkodowania to równowartość wynagrodzenia pracownika za 6 tygodni.

Umowa zlecenie a świadectwo pracy

Świadectwo pracy to dokument, który wydaje się tylko przy umowie o pracę na podstawie kodeksu pracy. Odnosi się więc wyłącznie do zatrudnienia na etacie. Nie ma natomiast obowiązku wystawiania takiego dokumentu, gdy pojawia się umowa zlecenie. Zleceniobiorca nie jest bowiem pracownikiem w rozumieniu kodeksu pracy i nie ma tych samych praw i przywilejów, które ma osoba przyjęta w firmie na etat. Wykonujący zlecenie może jednak wystąpić do zleceniodawcy, aby wydał mu zaświadczenie o zatrudnieniu. Na wystawienie takiego dokumentu nie ma sztywnych terminów. Jednocześnie warto pamiętać, że zleceniobiorca nie może domagać od kolejnej firmy, aby uwzględniła np. okres jego umowy zlecenia do zwiększenia stażu urlopowego.

W zaświadczeniu o zatrudnieniu, które nie jest świadectwem pracy, zleceniodawca wskazuje istotne informacje o zleceniu, na przykład, ile trwała umowa ze zleceniobiorcą, jakie uzyskiwał on wynagrodzenie, jakie odprowadzono składki na ubezpieczenie społeczne od tego kontraktu czy jaki zapłacono podatek dochodowy. Jaki jest więc sens, by ubiegać się o zaświadczenie o zatrudnieniu? Dane o wysokości wynagrodzenia oraz składkach do ZUS przydadzą się zleceniobiorcy, gdy będzie starał się o zasiłek dla bezrobotnych.

Jak odzyskać świadectwo pracy z nieistniejącego zakładu?

Aby odzyskać świadectwo pracy z nieistniejącego już zakładu, trzeba przede wszystkim ustalić, jaki to był rodzaj zakładu i co się z nim później stało. ZUS wskazuje, gdzie szukać swoich dokumentów od takich pracodawców. Jeżeli dawny zakład został zlikwidowany, a było to przedsiębiorstwo państwowe, dokumentację osobową i płacową jego pracowników mógł przejąć:

• następca prawny – np. przedsiębiorstwo, które powstało w wyniku zmian organizacyjnych lub przekształceń albo spółka prawa cywilnego lub handlowego, która powstała po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa,
• organ założycielski – najczęściej wojewoda,
• organ nadrzędny – np. ministerstwo.

W każdym województwie funkcjonuje archiwum, które gromadzi dokumentację ze zlikwidowanych państwowych zakładów pracy. Wykaz tych placówek wskazuje ZUS na swojej stronie internetowej oraz poda go każdy oddział ZUS.

Z kolei dokumentację osobową i płacową ze zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych mógł przejąć:

• związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia,
• Krajowa Rada Spółdzielcza (00-013 Warszawa, ul. Jasna 1), jeżeli nie ma związku rewizyjnego albo jeśli został zlikwidowany.

Natomiast nad dokumentami pracowniczymi ze zlikwidowanych spółek prawa cywilnego lub handlowego czuwa syndyk masy upadłościowej albo likwidator. To oni wskazują firmę, która przechowuje te zasoby.

Informacje o miejscu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej byłych pracodawców gromadzą również:

• wydziały sądów rejestrowych właściwych terytorialnie dla siedziby firmy (zwłaszcza dokumentację zlikwidowanych przed 2002 r. spółek cywilnych i handlowych),
• sądy upadłościowe (sąd rejonowy – sąd gospodarczy) – dane o miejscach przechowywania dokumentów upadłych firm,
• organy prowadzące ewidencję działalności gospodarczej oraz urzędy skarbowe.

Od 1994 r. dokumentację z upadających i likwidowanych zakładów pracy przejmują także archiwa Stowarzyszenia Archiwistów Polskich i przechowawcy komercyjni. Wydają oni zaświadczenia albo poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów oraz dokumentacji płacowej.

Świadectwo pracy – podsumowanie

Podsumowując artykuł warto wskazać, że świadectwo pracy jest dokumentem, który szef obowiązkowo musi wydać zatrudnionemu na etacie w dniu ustania świadczonego stosunku pracy. Za brak wydania świadectwa pracodawcy grożą konsekwencje finansowe, do 30 tysięcy złotych. Druk dokumentu musi być zgodny ze wzorem opisanym w rozporządzeniu o świadectwie pracy, zaktualizowanym w maju 2023 roku. 

Świadectwo pracy – podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy (Dziennik Ustaw 2016, poz. 2292) - link

Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 11 maja 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. 2023 poz. 912) - link

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141) – link

Pliki do pobrania

• Świadectwo pracy 2023 - aktualny wzór Pobierz plik