Biała lista podatników VAT

Biała lista podatników VAT jest wykazem firm będących płatnikami podatku VAT. Służy przede wszystkim podmiotom gospodarczym do weryfikowania swoich kontrahentów. W praktyce jest to wyszukiwarka znajdująca się na stronach internetowych Ministerstwa Finansów oraz Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Korzystanie z tego narzędzia jest bezpłatne. Firma nie musi podejmować żadnych czynności, by znaleźć się na białej liście podatników VAT – wszystkie informacje pobierane są przez KAS z dostępnych rejestrów publicznych. Biała lista zastąpiła dotychczas funkcjonujące listy podatników VAT: zarejestrowanych i niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.

Z „białej listy” można się dowiedzieć następujących informacji:

• czy dany podmiot jest czynnym podatnikiem VAT,
• czy dany podmiot został wykreślony rejestru, dlaczego odmówiono mu rejestracji lub przywrócono do spisu,
• jaki jest numer rachunku bankowego danego podatnika VAT.

Przeszukiwanie bazy podatników VAT jest proste. Można to robić po nazwie firmy oraz numerach NIP, REGON i numerze rachunku bankowego przedsiębiorcy. Informacje te można pozyskać na aktualny dzień, ale także wyszukiwać wstecznie – z datą minioną. Po znalezieniu podatnika system wyświetli następujące informacje:

• firma (nazwa) lub imię i nazwisko,
• numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany,
• numer PESEL, o ile podmiot posiada,
• status podatnika (wg stanu na dzień sprawdzenia),
• numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany,
• numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany,
• adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną,
• adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres miejsca zamieszkania, w przypadku braku adresu stałego miejsca prowadzenia działalności - w odniesieniu do osoby fizycznej,
• imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL,
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL,
• imię i nazwisko lub firma (nazwa) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL,
• numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w SKOK,
• podmiot może posiadać inne rachunki bankowe, które są przyporządkowane do rachunków wyświetlonych w wykazie,
• data rejestracji jako podatnika VAT,
• data odmowy rejestracji jako podatnika VAT i podstawa prawna odmowy rejestracji,
• data wykreślenia rejestracji jako podatnika VAT i podstawa prawna wykreślenia,
• data przywrócenia rejestracji jako podatnika VAT i podstawa prawna przywrócenia.

Konsekwencje wynikające z płatności na rachunki niezarejestrowane w białej księdze VAT

Z punktu widzenia przedsiębiorców istotne jest sprawdzanie numerów rachunków bankowych znajdujących się na białej liście podatników VAT. Zgodnie z przepisami, które wejdą w życie do 1 stycznia 2020 roku za zlecanie przelewów w kwocie powyżej 15 tys. zł na rachunki nieznajdujące się na liście będą groziły konsekwencje. Przede wszystkim przedsiębiorca nie będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu tej kwoty lub części tej kwoty, która została zapłacona na rachunek inny niż podany w wykazie. Ponadto będzie ponosił ryzyko odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeżeli nie zapłaci od należnego podatku VAT od transakcji.

Od tych zasad będzie jednak wyjątek. Przedsiębiorca nie będzie podlegał sankcjom, jeżeli zleci przelew w wysokości ponad 15 tys. zł na rachunek niezarejestrowany na białej liście podatników, ale w ciągu trzech dni poinformuje o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy. Zalecane jest jednak sprawdzanie rachunku bankowego kontrahenta przed każdą transakcją, ponieważ dane podatników będą aktualizowane raz dziennie, w każdy dzień roboczy.

Co zrobić w sytuacji, gdy na liście nie ma Twojego rachunku VAT?

Przede wszystkim może to być spowodowane używaniem niewłaściwego rachunku do rozliczeń firmowych. W rejestrze nie znajdują się bowiem rachunki indywidualne klientów, tzw. ROR-y. Jeżeli używasz takiego rachunku do rozliczeń firmowych, konieczne będzie założenie rachunku firmowego w banku lub w SKOK-u. Problem może pojawić się też w sytuacji, gdy nie zgłosisz rachunku do właściwego urzędu skarbowego. W zależności od rodzaju firmy możesz to zrobić aktualizując wpis do CEIDG (działalność gospodarcza), KRS (firmy), formularz NIP-2 (spółki cywilne) lub NIP-7 (jednoosobowa działalność gospodarcza, która nie podlega rejestracji w CEIDG). Może się też zdarzyć, że zawini bank nie podając Twojego rachunku do systemu STIR (system teleinformatyczny izby rozliczeniowej). Wówczas problem należy rozwiązać w banku.

Czy rachunek kontrahenta trzeba sprawdzać każdorazowo?

Ponieważ każdorazowe sprawdzanie numerów rachunków bankowych kontrahentów może być problemem dla dużych firm, Ministerstwo Finansów udostępniło tzw. wtyczkę API, którą można zintegrować z oprogramowaniem stosowanym przez firmy. API zawiera dwie metody odpytywania o dane z wykazu – pełną „search” i uproszczoną „check”. Pierwsza z nich wyświetla cały zakres danych z wykazu o podmiotach, druga - podstawowe informacje. Korzystanie z API jest jednak limitowane. W przypadku pełnych zapytań możliwe jest wyświetlanie 10 zapytań o maksymalnie 30 podmiotów jednocześnie, natomiast przy wykorzystaniu metody „check” o 1 podmiot. Limit zeruje się co dziennie po godzinie 00:00.