Gdy rozwiązuje się lub wygasa stosunek pracy, pracodawca musi wydać zatrudnionemu świadectwo pracy. Zazwyczaj dzieje się to w ostatnim dniu jego pracy. Informacje podane w świadectwie pracy muszą być prawdziwe, pełne i rzetelne. Jest to bowiem podstawowy dokument, który potwierdza zatrudnienie i przebieg drogi zawodowej oraz należne pracownikowi uprawnienia. Bez niego trudno będzie wykazać w kolejnym miejscu pracy, ile urlopu należy się pracownikowi jaką pracę wykonywał i jaką funkcję piastował lub jakie kwalifikacje zawodowe uzyskał.

W ostatnim dniu pracy szef powinien wypłacić także wszystkie świadczenia, np. wynagrodzenie, ekwiwalent za niewykorzystany w naturze urlop wypoczynkowy czy ekwiwalent za pranie odzieży roboczej.

Zasady wydawania dokumentu o zatrudnieniu określają art. 97-99 kodeksu pracy oraz rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2018 r., poz. 1289 t.j., dalej rozporządzenie).

Wystawienie świadectwa pracy

Kodeks pracy nie precyzuje, kiedy pracodawca wydaje ten dokument. Określa jedynie okoliczności, w których dokument powinien być wydany - „w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy”. Zamiast konkretnej daty posługuje się sformułowaniem „niezwłocznie”, który prawnicy odczytują jako „bez zbędnej zwłoki” (powinno więc nastąpić właśnie przy zakończeniu zatrudnienia).

Potwierdza to rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2018 r., poz. 1289 t.j.). Wskazuje ono w § 4, że pracodawca wydaje świadectwo pracy niezwłocznie - w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.

Zgodnie z art. 97 kodeksu pracy szef nie może uzależniać wydania świadectwa pracy od uprzedniego rozliczenia się pracownika z firmą. Wystawia je, jeżeli nie zamierza w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy nawiązać z pracownikiem kolejnego stosunku pracy. Świadectwo pracy obejmuje okres lub okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie sporządzono i nie wydano tego dokumentu.

Gdyby zaś zatrudniający nawiązał z pracownikiem kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego angażu, to świadectwo wydaje wyłącznie na wniosek etatowca. Ten składa go w postaci papierowej lub elektronicznej. Takie pismo może dostarczyć w każdym czasie i może dotyczyć tego, aby wydać mu świadectwa pracy o poprzednim okresie zatrudnienia albo o wszystkich okresach zatrudnienia, za które dotychczas nie dostał takiego dokumentu. Jeśli pracownik wystąpi z taką prośbą, pracodawca także ma 7 dni na to, aby ją spełnić.

Świadectwo pracy do rąk własnych lub upoważnionej osoby

Co do zasady świadectwo pracy wydaje się bezpośrednio pracownikowi. Gdy je otrzyma, pisemnie kwituje, że odebrał. Może także do tego upoważnić inną osobę, np. żonę lub kolegę z pracy. Musi jednak dostarczyć pracodawcy upoważnienie w formie papierowej lub elektronicznej, że taka osoba jest umocowana do odbioru tego dokumentu.

Gdy pracownik umiera, jego stosunek pracy wygasa z mocy prawa. (art. 63 [1] § 1 k.p.). Wówczas pracodawca sporządza jego świadectwo pracy i dołącza do akt pracownika, które nadal przechowuje.

Następnie inicjatywa należy do rodziny lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Mogą to więc być: małżonek, jego dzieci, rodzeństwo, rodzice, a nawet dziadkowie. Poza stopniem pokrewieństwa te osoby nie muszą legitymować się innymi uprawnieniami, np. postanowieniem o stwierdzeniu nabycia spadku.

Inaczej wygląda sytuacja, w przypadku osób, które są spadkobiercami zmarłego, a nie są krewnymi. Aby uzyskać świadectwo pracy zmarłego powinny przedstawić jego pracodawcy odpowiedni dokument, który potwierdza im prawa po nieżyjącym pracowniku.

Jeśli uprawnieni chcą otrzymać świadectwo pracy, zwracają się z wnioskiem o jego wydanie do pracodawcy nieżyjącego etatowca. Przepisy nie określają, jaka ma być szczegółowa treść takiej dyspozycji. Wskazują tylko formę - wniosek trzeba złożyć na papierze lub elektronicznie. Gdy takie pismo trafi do pracodawcy, ten ma 7 dni, aby wydać dokument.

Co zawiera świadectwo pracy?

Artykuł 97 § 2 kodeksu pracy ogólnie wskazuje, jakie informacje mają się znaleźć w świadectwie pracy. Podaje się w nim informacje dotyczące:

  • okresu i rodzaju wykonywanej pracy,
  • zajmowanych stanowisk,
  • trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne dane, które są niezbędne, aby ustalić uprawnienia pracownicze i te z ubezpieczenia społecznego.

Ponadto w dokumencie tym zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika należy podać także informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.

Ten zakres precyzuje § 2 rozporządzenia i wymienia 20 punktów. Są to:

1) okres lub okresy zatrudnienia,

2) wymiar czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,

3) rodzaj wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji,

4) tryb i podstawa prawna rozwiązania lub podstawa prawna wygaśnięcia stosunku pracy, a w przy rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem - strona stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia,

5) okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy na mocy art. 36 [1] § 1 k.p.,

6) urlop wypoczynkowy przysługujący pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystany w tym roku,

7) wykorzystany urlop bezpłatny i podstawa prawna jego udzielenia,

8) wykorzystany urlop ojcowski,

9) wykorzystany urlop rodzicielski i podstawa prawna jego udzielenia,

10) wykorzystany urlop wychowawczy i podstawa prawna jego udzielenia,

11) okres, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy na podstawie art. 186 [8] § 1 pkt 2 k.p.,

12) zwolnienia od pracy przewidziane w art. 188 k.p., wykorzystane w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,

13) liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie zgodnie z art. 92 k.p. w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,

14) okres odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,

15) okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,

16) wykorzystany dodatkowy urlop albo inne uprawnienie lub świadczenie przewidziane przepisami prawa pracy,

17) okresy nieskładkowe przypadające w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,

18) zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym,

19) należności ze stosunku pracy uznane i niezaspokojone przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku pieniędzy,

20) informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach - na żądanie pracownika.

Wzór świadectwa pracy

Rozporządzenie zawiera załącznik z pomocniczym wzorem świadectwa pracy. Wskazuje także sposób wypełniania tego dokumentu. Przybliża szczególnie te punkty, które pracodawcy mogą przysparzać więcej trudności.

Jak prostować błędy w świadectwie prac?

Jeśli w ciągu 7 dni od wydania świadectwa pracy pracownik zauważy, że w świadectwie są błędy, może poprosić pracodawcę, aby je poprawił. Tak wskazuje art. 97 § 2 [1] kodeksu pracy. Jeśli były zatrudniający się na to nie zgodzi, pracownik ma 7 dni od zawiadomienia o sprzeciwie, żeby wystąpić do sądu z żądaniem sprostowania dokumentu. Takie pouczenie musi się znaleźć w każdym świadectwie pracy. Rozporządzenie o świadectwie pracy nakazuje umieszczenie tej informacji. Ma w niej też być wskazany sąd, do którego pracownik może się odwołać.

Gdy pracodawca odrzuca sugestię pracownika, papierowo lub elektronicznie zawiadamia go o negatywnym rozpatrzeniu wniosku o sprostowanie świadectwa w ciągu 7 dni od dnia otrzymania tego wniosku. Jeśli jednak zatrudniający uwzględni prośbę pracownika o poprawkę, wydaje mu nowe świadectwo pracy. W dniu, kiedy to robi, usuwa z akt pracownika i niszczy poprzednio wydany dokument.

Jak uzupełnić świadectwo pracy?

Niewykluczone, że w świadectwie konieczne będą uzupełnienia. Dotyczy to np. orzeczenia sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania za niezgodne z przepisami wypowiedzenie umowy lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia. Wówczas szef na żądanie pracownika w ciągu 7 dni uzupełnia wydane wcześniej świadectwo o informację o tym orzeczeniu.

Na uzupełnieniu będzie z kolei zależało pracodawcy, gdy sąd pracy przyzna mu odszkodowanie za nieuzasadnione rozwiązanie przez etatowca umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 § 1 [1] k.p. Wtedy pracownik w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się orzeczenia w tej sprawie przedkłada pracodawcy wydane mu świadectwo, aby je uzupełnić o informację o tym orzeczeniu sądu. Jeśli pracownik ociąga się, pracodawca wzywa go, aby przedłożył świadectwo w ciągu 7 dni od otrzymania wezwania. Gdy szef naniesie uzupełnienie, wydaje pracownikowi dokument w ciągu 7 dni od chwili, gdy ten zostawił go w firmie.

Odpis świadectwa pracy

W uzasadnionych przypadkach na wniosek pracownika pracodawca wydaje także odpis świadectwa pracy, zwany też duplikatem. Dopuszcza to § 6 rozporządzenia, nie precyzuje jednak, jakie to są sytuacje -ocenia je szef i samodzielnie uznaje, czy zgłoszony przypadek jest uzasadniony. Najczęściej taką prośbę były etatowiec kieruje, gdy zgubi lub utraci dokument o zatrudnieniu, np. wskutek pożaru czy kradzieży.

Wtedy na podstawie posiadanej w aktach pracowniczych kopii świadectwa firma wystawia mu odpis. Przepisy nie określają techniki przygotowania tego duplikatu. Należałoby w nim jednak zamieścić wszystkie dane, które firma ma w posiadanej kopii świadectwa, włącznie z pierwotną datą jego wystawienia (umieszczoną w prawym górnym rogu). Duplikat powinien więc wyglądać tak jak oryginalny dokument, który wystawiono po rozwiązaniu stosunku pracy. Ma zatem zawierać wszystkie te informacje i sformułowania, jakie miało poprzednie świadectwo. Uwzględnia także wcześniejszą terminologię, np. „zakład pracy” zamiast obecnego „pracodawcy”.

Jedyna różnica między oryginałem a duplikatem dotyczy zaznaczenia, że jest to właśnie odpis i przy tej adnotacji podaje się aktualną datę jego wystawienia. Niektórzy opatrują go także pieczątką i podpisem osoby wystawiającej obecnie taki dokument, ale nie jest to konieczne. W aktach zakładowych umieszcza się notatkę o tym, że pracodawca sporządził duplikat i dlaczego oraz dołącza potwierdzenie, że pracownik odebrał odpis.

Świadectwo pracy po ugodzie

W razie sporu pracownicy często zawierają z pracodawcą ugodę sądową czy pozasądową. Gdy do niej dojdzie, były pracodawca musi wystawić nowe świadectwo pracy - powinien to zrobić w ciągu 7 dni od dnia zawarcia lub zatwierdzenia ugody przez sąd.

Przyjęcie tej bardziej pokojowej formy zakończenia konfliktu między stronami dopuszcza art. 917 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kodeksu pracy. Najczęściej odnosi się to do sposobu rozstania i wolno nawet dyscyplinarne zwolnienie z etatu zamienić na porozumienie stron. Najpóźniej w dniu wydania nowego świadectwa pracy pracodawca usuwa z akt osobowych pracownika i niszczy poprzednie świadectwo.

Będą zmiany na jesieni

Na podpis prezydenta czeka kolejna nowelizacja kodeksu pracy, którą Sejm uchwalił 16 maja 2019 r. Zgodnie z nią pracownik będzie miał 14 dni na to, żeby wystąpić do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy. Tyle samo czasu uzyska na to, aby zażądać przed sądem jego poprawienia, jeśli pracodawca nie uwzględni jego prośby. Teraz etatowiec ma na to o 7 dni mniej.

Ponadto dopisano art. 97 [1] k.p. Jeśli pracodawca nie wyda świadectwa pracy, pracownik będzie miał prawo wystąpić do sądu pracy z żądaniem, aby ten zobowiązał pracodawcę do wydania tego dokumentu. Jeżeli zaś pracodawca nie istnieje albo z innych przyczyn nie można wytoczyć przeciwko niemu powództwa o zobowiązanie do wydania świadectwa, pracownik będzie miał prawo wystąpić do sądu pracy, aby ustalić uprawnienia do otrzymania tego dokumentu.

Do kar dla pracodawcy dopisano także punkt o niewydaniu świadectwa pracy w terminie.

Zmiany te zaczną obowiązywać po trzech miesiącach od ogłoszenia nowelizacji kodeksu w Dzienniku Ustaw, czyli prawdopodobnie dopiero wczesną jesienią.

WZÓR ŚWIADECTWA PRACY

                                                                                                                                                               (miejscowość i data)

(pracodawca oraz jego siedziba

lub miejsce zamieszkania)

........................................................................

(numer REGON-PKD)

ŚWIADECTWO PRACY

1. Stwierdza się, że ....... (imię (imiona) i nazwisko pracownika)

imiona rodziców ..................................................................

urodzony ..................... (data urodzenia)

był zatrudniony ..................................... (nazwa pracodawcy)

w okresie od ................................. do ................................... w wymiarze ...............................................

w okresie od ................................. do ................................... w wymiarze ...............................................

w okresie od ................................. do ................................... w wymiarze ...............................................

2. W okresie zatrudnienia pracownik wykonywał pracę tymczasową na rzecz:

...................................................................... w okresie od ............................... do

(pracodawca użytkownik)

...................................................................... w okresie od ................................ do

(pracodawca użytkownik)

....................................................................... w okresie od ................................do

(pracodawca użytkownik)

3. W okresie zatrudnienia pracownik wykonywał pracę .........................................................................................................................................................................................(rodzaj wykonywanej pracy lub zajmowane stanowiska lub pełnione funkcje)

4. Stosunek pracy ustał w wyniku:

a) rozwiązania ................................................................................................................................

(tryb i podstawa prawna rozwiązania stosunku pracy)

b) wygaśnięcia ................................................................................................................................

(podstawa prawna wygaśnięcia stosunku pracy)

5. Został zastosowany skrócony okres wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 36 [1] § 1 kodeksu pracy ......................................................................................................................................................

(okres, o który został skrócony okres wypowiedzenia, uprawniający do odszkodowania)

6. W okresie zatrudnienia pracownik:

1) wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze ...............................................................................

(urlop wypoczynkowy wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy)

w tym ................................................................................................................................

(urlop wypoczynkowy wykorzystany na podstawie art. 167 [2] kodeksu pracy w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy)

2) korzystał z urlopu bezpłatnego ........................................................................................................

(okres trwania urlopu bezpłatnego i podstawa prawna jego udzielenia)

3) wykorzystał urlop ojcowski w wymiarze ............................................. w ......................... częściach

4) wykorzystał urlop rodzicielski udzielony na podstawie ....................................................................

(podstawa prawna udzielenia urlopu)

w wymiarze .......................................................... w .......................................... częściach, w tym na podstawie art. 182 [1c] § 3 kodeksu pracy w ................................ częściach

5) wykorzystał urlop wychowawczy udzielony na podstawie ..............................................................

(podstawa prawna udzielenia urlopu)

w wymiarze ................................................... w okresie (okresach)

w ............................................... częściach

6) korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 186 [8] § 1 pkt 2 kodeksu pracy,

w okresie (okresach) .......................................................................................................................

7) wykorzystał zwolnienie od pracy przewidziane w art. 188 kodeksu pracy

...............................................................................................................................

(liczba dni lub godzin zwolnienia wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy)

8) był niezdolny do pracy przez okres ............................................................................................ dni

(liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie zgodnie z art. 92 kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy)

9)............................................................................................................................

(dni, za które pracownik nie zachował prawa do wynagrodzenia przypadające od 1 stycznia 2003 r. do 31 grudnia 2003 r. zgodnie z art. 92 § 1 [1] kodeksu pracy obowiązującym w tym okresie)

10) odbył służbę wojskową w okresie .................................................................................................

(okres odbywania czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych)

11) wykonywał pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze

................................................................................................................................

(okresy wykonywania pracy oraz jej rodzaj i zajmowane stanowiska)

12) wykorzystał dodatkowy urlop albo inne uprawnienia lub świadczenia przewidziane przepisami prawa pracy

................................................................................................................................

13) ...........................................................................................................................

(okresy nieskładkowe, przypadające w okresie zatrudnienia wskazanym w ust. 1, uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty)

7. Informacja o zajęciu wynagrodzenia: ...................................................................................................

(oznaczenie komornika i numer sprawy egzekucyjnej)

................................................................................................................................

(wysokość potrąconych kwot)

8. Informacje uzupełniające

................................................................................................................................

................................................................................................................................

(podpis pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę albo osoby upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy)

POUCZENIE

Pracownik może w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie tego świadectwa. Jeśli pracodawca nie uwzględni tego wniosku, pracownikowi przysługuje w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do Sądu Rejonowego - Sądu Pracy w

.................................................................................................................................

nazwa sądu i nazwa miejscowości

(podstawa prawna - art. 97 § 2 [1] kodeksu pracy)

5
/ 5
(liczba głosów: 
1
)
Twoja ocena

Nasi Partnerzy

logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo
logo

Ta strona używa ciasteczek (cookies), dzięki którym nasz serwis może działać lepiej. Więcej informacji znajdziesz w naszej Polityce cookies

Ok, rozumiem.