Urlop wypoczynkowy a kodeks pracy - kto ma do niego prawo?

Choć przepisy o urlopach wypoczynkowych nie zmieniają się często, przed nowym rokiem kalendarzowym i początkiem kolejnego sezonu wyjazdowo-wakacyjnego warto przypomnieć sobie najważniejsze zasady.

Prawo do urlopu wypoczynkowego

Kodeks pracy stanowi, że ta czasowa nieobecność wypoczynkowa jest płatna. Prawo do wypoczynku gwarantują Konstytucja i przepisy kodeksu pracy o czasie pracy, dniach wolnych od pracy oraz o urlopach wypoczynkowych. Dlatego zgodnie z art. 152 § 1 kodeksu pracy pracownik ma otrzymać urlop wypoczynkowy nieprzerwany i co roku.

Kolejna ważna reguła dla pracownika jest taka, że nie może się on zrzec urlopu ani przekazać go innej osobie. To tzw. prawo podmiotowe, które przysługuje tylko konkretnemu pracownikowi.

Nabycie prawa do urlopu wypoczynkowego

Roczny wymiar urlopu zależy od stażu pracy. Jeśli cały okres zatrudnienia jest krótszy niż 10 lat, pracownik otrzyma 20 dni wypoczynku w roku. O 6 dni więcej, czyli 26 dni, ma ten, kto jest na etacie co najmniej 10 lat.

Do tego stażu wlicza się każde etatowe zatrudnieniei. Nawet jeśli pracownik nie ma ciągłości zatrudnienia, pracodawca przelicza mu staż na podstawie dostarczonych świadectw pracy. Jeśli pracownik ma dwa lub więcej etatów, do zatrudnienia wlicza się także okres poprzedniego niezakończonego angażu w części, która przypada, zanim rozpoczął drugi lub kolejny stosunek pracy (art. 154 [1] § 2 kodeksu pracy).

Gdy w ciągu roku pracownik uzyskuje wyższy staż pracy, zyskuje tzw. urlop uzupełniający, czyli pełnych 6 dni.

Na wymiar urlop wypoczynkowego wpływają także lata nauki. Zgodnie z art. 155 § 1 k.p. zależą one od rodzaju ukończonej szkoły. W stażu zatrudnieniowym i urlopowym uwzględnia się więc taki okres, ile trwała edukacja przewidziana programem, np.:

• 3 lata - dla szkoły zasadniczej lub równorzędnej szkoły zawodowej,
• 6 lat - dla szkoły policealnej,
• 8 lat - dla szkoły wyższej (w tym licencjatu).

Powyższe okresy nie sumują się. Absolwent uczelni będzie więc miał 8-letni staż zatrudnieniowy, choć wcześniej skończył szkołę średnią, a potem mógł ukończyć policealną.

Dodatkowy urlop wypoczynkowy

Niektórzy zatrudnieni mają prawo do dodatkowych urlopów albo urlopów w zwiększonym wymiarze. Wynika to ze stanu ich zdrowia (niepełnosprawni, inwalidzi wojenni), wcześniejszej działalności (kombatanci, ofiary represji) albo rodzaju zatrudnienia (sędziowie, prokuratorzy, nauczyciele) lub służby (żołnierze, policjanci). Takich zawodów z dodatkowymi dniami wakacji jest kilkanaście. Z reguły zyskują od 10 do 15 dni roboczych w ciągu roku.

Wykorzystanie urlopu wypoczynkowego

Kolejna kodeksowa zasada wskazuje, że firma udziela urlopu wyłącznie na dni pracy pracownika. Będzie to tyle godzin, ile ma on przepracować zgodnie ze swoim harmonogramem dnia, na który bierze wolne (art. 154 [2] k.p.).

Gdy o urlop wypoczynkowy występuje zatrudniony na pełny etat w podstawowym czasie pracy, to jego jeden dzień urlopu odpowiada dniowi pracy. Jeśli natomiast o urlop występuje osoba zaangażowana na część etatu lub w systemie równoważnym, gdy jej dniówka trwa np. 12 godzin, dni urlopu przelicza się na godziny z tego konkretnego dnia czy zmiany.

Co do zasady przy ustalaniu wymiaru urlopu jeden jego dzień odpowiada 8 godzinom pracy (art. 154 [2] § 2 k.p.), czyli 8 godzin x 26 dni = 208 godzin lub x 20 dni = 160 godzin.

Każdy dzień urlopu pracownika odejmuje się z jego rocznej puli. Jeśli więc występuje o urlop od poniedziałku do piątku, który liczy 40 godzin, o tyle zmniejsza się roczny limit wypoczynku do wykorzystania.

U osób, które zaliczono do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, norma czasu pracy wynosi 7 godzin. Dlatego ich dzień urlopu odpowiada 7 godzinom pracy.

Gdy pracownik debiutuje na etacie

Inne zasady rządzą udzielaniem urlopów u tych, którzy rozpoczynają pierwszy w życiu etat. Zgodnie z art. 153 k.p. do końca roku kalendarzowego, w którym zadebiutowali na umowie o pracę, prawo do urlopu zyskują z upływem każdego miesiąca pracy (1/12 urlopu, który przysługuje im po przepracowaniu roku). Jeśli więc ktoś zaczął pracę 1 września, to do końca grudnia uzyska urlop, który ustala się jako 4/12 jego wymiaru. Na ogół oblicza się go z 20 dni, bo taki pracownik ma niższy staż. Dlatego za ten okres jego urlop będzie liczył 6,66 dnia. U debiutujących na etacie wymiaru urlopu nie zaokrągla się do pełnego dnia pracy. Pracodawca udziela urlopu więc na pełne dni i np. kilka godzin w ostatnim dniu.

Niektórzy debiutanci w ogóle mogą nie mieć urlopu w roku, gdy po raz pierwszy zostali zatrudnieni na na etat. Taka sytuacja dotyczy pracowników, którzy rozpoczęli pracę później niż 1 grudnia. Jeśli ich etat startuje np. 16 grudnia 2019 r. (poniedziałek), to nie nabędą prawa do nawet 1/12 urlopu po przepracowanym miesiącu, ponieważ od początku ich umowy etatowej do końca tego roku kalendarzowego (do końca grudnia 2019 r.) zostało tylko 14 dni. Zagwarantowany urlop wypoczynkowy nabędą więc od 1 stycznia 2020 r. - ten zaś ustala się już w pełnym wymiarze (nie oblicza się go jako 1/12 z końcem każdego miesiąca, bo ta reguła dotyczy tylko zatrudnienia debiutantów w ich pierwszym roku kalendarzowym).

Kiedy udzielić urlopu?

Co do zasady urlop wypoczynkowy powinien przypadać w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 k.p.), a kolejny urlop nabywa z 1 stycznia każdego roku.

Pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu. Jeśli więc zatrudniony nie odpoczywał np. latem 2019 r., wolne powinien jeszcze wybrać do końca tego roku kalendarzowego. Jeśli tego nie zrobi w tym czasie, nie ma obawy - urlop nie przepada. Co do zasady zatrudniony na etacie ma czas, aby go wykorzystać, do końca września 2020 r. (art. 168 k.p.). A potem są jeszcze 3 lata, aby wykorzystać urlopową zaległość.

Urlop wypoczynkowy zgodnie z planem lub uprzedzeniem

Urlop z dnia na dzień jest możliwy tylko w niewielkim zakresie i dotyczy jedynie urlopu na żądanie. Zgodnie z art. 167 [2] k.p. w każdym roku kalendarzowym pracownik bez zgody szefa ma prawo skorzystać z 4 takich dni. Zrobi to w takim terminie, jaki mu odpowiada, a pracodawca nie może się temu sprzeciwić. Pracownik skorzysta z tej formy urlopu pojedynczo lub w całości jednorazowo. Nie jest to jednak dodatkowy urlop, te 4 dni wliczają się do podstawowych 20 lub 26 dni wypoczynkowych rocznie.

Urlop na żądanie można zgłosić najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia i przed startem dniówki roboczej. Jeśli więc dzień pracy etatowca rozpoczyna się o 8.00, uprzedza pracodawcę o swoim żądaniu urlopu przynajmniej kilka minut wcześniej. Nie musi składać wniosku na piśmie, wystarczy np. telefon, SMS do przełożonego czy wiadomość mailowa do firmy. Ważne jest jednak to, aby skutecznie powiadomić pracodawcę. Zazwyczaj, gdy pracownik wraca do firmy z urlopu na żądanie, dla celów dowodowych poświadcza, że go wykorzystał.

To jednak wyjątek od reguły, bo urlopów powinno się udzielać zgodnie z ich planem.

Jeśli w firmie obowiązują przepisy wewnątrzzakładowe (zbiorowy układ pracy lub regulamin pracy), to z nich wynika termin i sposób sporządzenia tego planu. Najczęściej powstaje on przy końcu poprzedniego roku kalendarzowego, aby od stycznia następnego roku wszyscy znali daty wypoczynku, przynajmniej w pierwszym miesiącu/kwartale. Niektóre firmy tworzą plan na początku nowego roku kalendarzowego.

Firma uwolni się jednak od tego obowiązku. Zgodnie z art. 163 § 1 [1] k.p. planu urlopów nie sporządza pracodawca, u którego:

• nie ma związków zawodowych,
• działa zakładowa organizacja związkowa i zgodziła się na to, aby nie ustalać planu urlopów.

Wtedy szef uzgadnia termin urlopu z pracownikiem, gdy się z nim w tej sprawie porozumie.

Kiedy można przesunąć urlop?

Nawet termin urlopu, który wynika z planu lub porozumienia, pracodawca może przesunąć. Stanie się tak jednak tylko wtedy, gdy np. firma ma szczególne potrzeby, a nieobecność zatrudnionego poważnie zakłóciłaby jej pracę (art. 164 § 2 k.p.).

Na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami (np. chorobą członka rodziny) pracodawca może, ale nie musi przesunąć termin ustalonych wcześniej wakacji (art. 164 § 1 k.p.). Obligatoryjnie tylko choroba pracownika i jego zwolnienie lekarskie o niezdolności do wykonywania pracy przesuwają termin rozpoczęcia urlopu lub przerywają ten, który już trwa.

Podział urlopu

Pracownik może też poprosić pracodawcę o to, aby podzielić mu urlop na części. Wystarczy, że go o tym ustnie powiadomi, choć taki wniosek zatrudnionego nie jest dla szefa wiążący.

Gdy pracownik chce korzystać z wypoczynku w kawałkach, to zgodnie z art. 162 k.p. co najmniej jedna jego część powinna liczyć nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych, a nie roboczych. Ma to też znaczenie, gdy zatrudnieni ubiegają się o świadczenie urlopowe od pracodawcy. Wypłaca się je tylko, gdy urlop wypoczynkowy trwa przynajmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Wynagrodzenie urlopowe

Nawet jeśli pracownik wypoczywa, firma musi mu za ten okres zapłacić. Jest to tzw. wynagrodzenie urlopowe. W tym czasie ma być ono zbliżone do tego, które pracownik zarobiłby, gdyby pracował, a nie wypoczywał. Przykładowo, jeśli pracownik ma stałą pensję, to składniki jego wynagrodzenia za czas urlopu wylicza się w takiej wysokości, w jakiej przysługują mu w miesiącu, w którym korzysta z urlopu. Natomiast przy zmiennych składnikach wynagrodzenia, wypłacanych za okresy nie dłuższe niż miesiąc, określa się podstawę wymiaru tego wynagrodzenia, ale nie uwzględnia wielu elementów poborów, np. premii uznaniowej.

Urlop w dokumentach

Jeśli pracownik jest w okresie wypowiedzenia, pracodawca wysyła go na urlop. Wykorzystuje zaległy urlop w całości, a bieżący proporcjonalnie do tego, co mu się należy w tej firmie (art. 167 [1] k.p.).

Gdyby jednak zwalniany nie wybrał w części lub w całości urlopu, a stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł, to zgodnie z art. 171 k.p. zatrudniający powinien wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop. Musi to zrobić z końcem umowy o pracę.

W świadectwie pracy pracodawca podaje, ile pracownikowi przysługiwało urlopu w tym roku kalendarzowym, kiedy ustaje stosunek pracy i ile dni z niego wykorzystał. Wskazuje też, ile w tym czasie wybrał dni na żądanie. Chodzi o to, aby kolejny pracodawca wiedział, jakie uprawnienia ma zatrudniana przez niego osoba i czy nie dodaje jej np. dodatkowych dni urlopu na żądanie.

Praca na urlopie wypoczynkowym

Nie ma przepisów, które zabraniałyby pracy podczas urlopu wypoczynkowego. Niewykluczone nawet, że zatrudniony może mieć równolegle dwa etaty, a terminy jego urlopów w obu miejscach nie będą sie pokrywać.

Ale właśnie pojęcie <> jest tu istotne. Urlop ma służyć temu, aby pracownik dobrze odpoczął i odbudował swoje siły fizyczne i psychiczne przed kolejnym rokiem pracy. Jeśli więc tego nie robi lub w ten sposób narusza interes pracodawcy, ten może zareagować. Byłoby tak np. wtedy, gdyby pracownik miał tzw. zakaz konkurencji wobec pracodawcy, a w czasie wolnym czy podczas urlopu wypoczynkowego zdecydował się świadczyć tylko dorywcze zadania na rzecz innej, konkurencyjnej firmy. Wówczas jego podstawowy pracodawca może rozwiązać angaż. Taka jego decyzja byłaby także dopuszczalna, gdyby po urlopie pracownik był przemęczony, nieuważny, popełniał wiele błędów, bo w czasie wakacji - zamiast wypoczywać - ciężko pracował zarobkowo..

Gdzie należy szukać przepisów dotyczących urlopów wypoczynkowych?

Przepisy o urlopach wypoczynkowymi znajdują się m.in. w:

• dziale siódmym kodeksu pracy (art. 152 - 173 k.p.),
• rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 nr 2, poz. 14 ze zm.),
• rozporządzeniu ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 1289 ze zm.).