Urlop okolicznościowy - kiedy go wykorzystać?

Pokaż więcej

Absencję mogą tłumaczyć zdarzenia i okoliczności, które nie pozwalają pracownikowi pojawić się w pracy i jej świadczyć, także wtedy, gdy wykonuje ją zdalnie z domu. Te sytuacje szczegółowo określają przepisy prawa pracy - będzie to np. choroba pracownika.

Na równi z nią traktuje się także inne przypadki, które wskaże pracownik, gdy nie może pracować i pracodawca uzna je za wystarczające, aby wytłumaczyć jego absencję. Tak stanowi § 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. z 2014 r., poz. 1632 t.j., dalej rozporządzenie).

Pracodawca musi zwolnić pracownika od pracy, jeżeli taki obowiązek wynika z:

• kodeksu pracy,
• przepisów wykonawczych do niego albo
• innych przepisów (§ 4 rozporządzenia).

Kiedy przysługuje urlop okolicznościowy?

Rozporządzenie wymienia tzw. zwolnienia od pracy, czyli różne okoliczności prywatne, urzędowe i zawodowe, które powodują, że pracodawca nie tylko akceptuje to, że pracownika nie ma w firmie, ale na ogół także płaci za tę absencję. Potocznie są to tzw. urlopy okolicznościowe, choć na ogół trwają dość krótko.

Niektóre liczą tylko dzień lub dwa dni, inne nawet 6 dni w roku kalendarzowym. Kilka obejmuje zaś czas niezbędny np. na załatwienie sprawy czy przeprowadzenie obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych. Ostatnio częstą i dłuższą przyczyną nieobecności w pracy jest przymusowa kwarantanna lub izolacja z powodu koronawirusa.

Podstawą usprawiedliwienia absencji jest na ogół wniosek pracownika (patrz przykład wniosku) uzupełniony o odpowiednie dokumenty. Będzie to np. skrócony odpis aktu małżeństwa czy akt zgonu najbliższego członka rodziny. Są to także zaświadczenia i decyzje wydane przez różne organy i instytucje, np. prokuraturę, sądy, inspektora sanitarnego.

Wolne na wesele i pogrzeb

Najpopularniejsze urlopy okolicznościowe dotyczą ważnych wydarzeń w życiu prywatnym pracownika i jego rodziny (§ 15 rozporządzenia). Będą to więc dwa dni przeznaczone na uroczystości związane z własnym ślubem czy urodzeniem się dziecka osoby zaangażowanej na etacie. Jeden dzień wolny dostanie pracownik, gdy jego dziecko zawiera związek małżeński.

Także te bardziej przykre okoliczności sprawiają, że pracownik ma prawo do urlopu okolicznościowego. W razie zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy należą mu się dwa dni urlopu okolicznościowego. Gdy zaś pracownikowi umiera siostra, brat, teściowa, teść, babka, dziadek, a także inna osoba pozostająca na jego utrzymaniu lub pod jego bezpośrednią opieką, otrzyma jeden dzień wolny od pracy.

Urlopy okolicznościowe na uroczystości rodzinne pracowników - tabela

Choroba i opieka

Pracownicy korzystają też z wolnego, gdy niezbędna jest osobista opieka nad:

• zdrowym dzieckiem do lat 3 – w zależności od potrzeb,
• zdrowym dzieckiem do lat 8 i chorym dzieckiem do lat 14 - do 60 dni w roku kalendarzowym łącznie z opieką nad innymi dziećmi i członkami rodziny pracownika,
• innym chorym członkiem rodziny - 14 dni w roku kalendarzowym, łącznie z opieką nad innymi dziećmi i członkami rodziny pracownika.

W okresie pandemii koronawirusa te okresy dopuszczalnej opieki w roku kalendarzowym nad zdrowym dzieckiem do lat 8 wydłużyły się. Od 12 marca 2020 r. nie działają w Polsce szkoły przedszkola i żłobki i rodzice mogą pozostać z potomstwem w domu. Zachowują przy tym prawo do zasiłku opiekuńczego.

Kwarantanna i izolacja

W czasie epidemii koronawirusa szczególnego znaczenia nabiera też inna przyczyna urlopu okolicznościowego. To decyzja państwowego inspektora sanitarnego wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych (§ 3 rozporządzenia). Jeżeli powiatowy inspektor sanitarny lub państwowy graniczny inspektor sanitarny postanowią o tym, że pracownik musi poddać się kwarantannie lub izolacji, usprawiedliwia to nieobecność w pracy i jest podstawą do wypłaty świadczeń z tytułu choroby własnej lub opieki nad chorym dzieckiem.

Potwierdza to także art. 89 ustawy z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2020 r., poz. 568). Zgodnie z nim przepis o zasiłku chorobowym z ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2019 r., poz. 645 i 1590) stosuje się do osób, które poddano obowiązkowej kwarantannie po 14 marca 2020 r.

Aby uzyskać świadczenie z tytułu choroby, zasiłek chorobowy lub opiekuńczy, pracownik lub zleceniobiorca przekazuje decyzję inspektora sanitarnego swojemu płatnikowi składek, np. pracodawcy, zleceniodawcy.

Wezwanie do urzędu

Pracodawcy usprawiedliwiają także nieobecność przez czas niezbędny na to, aby imiennie wezwany pracownik załatwił sprawy, które wymagają jego osobistego pojawienia się w urzędach. Ten przypadek w okresie zawieszenia lub ograniczenia funkcjonowania wielu instytucji w czasie epidemii będzie rzadki, ale należy o nim pamiętać. Chodzi o stawienie się przed:

• organem właściwym w zakresie powszechnego obowiązku obrony (§ 5 rozporządzenia),
• organem administracji rządowej lub samorządu terytorialnego (§ 6 rozporządzenia),
• sądem, prokuraturą, policją lub organem prowadzącym postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony lub świadka (§ 6 rozporządzenia),
• Najwyższą Izbą Kontroli (§ 10 rozporządzenia).

Z kolei pracownik, który jest biegłym, usprawiedliwi swoją nieobecność w firmie do 6 dni w roku kalendarzowym. W tym czasie może wykonywać swoje czynności w postępowaniu administracyjnym, karnym przygotowawczym, cywilnym lub przed kolegium do spraw wykroczeń (§ 7 rozporządzenia).

W pogotowiu i na służbie

Pracownik, który jest członkiem ochotniczej straży pożarnej, wytłumaczy absencję w pracy na czas niezbędny do udziału w działaniach ratowniczych i do wypoczynku koniecznego po ich zakończeniu, a do 6 dni w roku - w szkoleniem pożarniczym (§ 11 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia).

Podobne uprawnienia ma osoba zatrudniona na etacie, która jest ratownikiem Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratowniczego (§ 11 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia). Jej wolne zapewnia się na czas niezbędny, aby uczestniczyła w akcji ratowniczej i wypoczęła po niej.

Takie dni od pracodawcy dostaną także członkowie doraźni Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych oraz członkowie ochotniczej drużyny ratowniczej działającej w brzegowej stacji ratowniczej Morskiej Służby Poszukiwania i Ratownictwa „Służba SAR” (§ 11 ust. 1 pkt 2a i 2b rozporządzenia). U tych ostatnich potrwa to przez czas niezbędny na udział w akcji ratowniczej i wypoczynek po jej zakończeniu, a także na okres szkoleń organizowanych przez Morską Służbę Poszukiwania i Ratownictwa.

Badania, szczepienia i honorowy krwiodawca

Z pracy zwolni się też krwiodawca na oddanie krwi i przeprowadzenie zleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie może ich wykonać w czasie poza pracą (§ 12 rozporządzenia). Absencja ta będzie usprawiedliwiona przez okres, jaki oznaczy stacja krwiodawstwa.

Pracownik ma też wolne od pracodawcy na czas, gdy przeprowadza obowiązkowe badania lekarskie i szczepienia ochronne przewidziane w przepisach o zwalczaniu chorób zakaźnych, gruźlicy oraz chorób wenerycznych (§ 9 rozporządzenia).

W delegacji i różnych radach

W normalnych warunkach funkcjonowania firm, biur i fabryk z części lub całego dnia pracy zwolni się w sposób usprawiedliwiony pracownik, który odbywał podróż służbową i nie skorzystał z nieprzerwanego 11-godzinnego odpoczynku dobowego. Wówczas jego oświadczenie, że do rozpoczęcia pracy po nocnej delegacji nie upłynęło 8 godzin, wytłumaczy jego nieobecność nazajutrz w firmie (§ 3 pkt 5 rozporządzenia).

Z kolei ten, kto jest nauczycielem lub instruktorem zawodu, usprawiedliwi absencję w pracy do 6 godzin w tygodniu lub 24 godzin w miesiącu (§ 13 rozporządzenia). Musi jednak ten czas poświęcić na przeprowadzanie szkolenia na kursie zawodowym lub zajęć dydaktycznych w szkole zawodowej, szkole wyższej, placówce naukowej albo jednostce badawczo-rozwojowej.

Na czas niezbędny do udziału w posiedzeniach rady nadzorczej zwolni się także od zajęć służbowych pracownik, który jest członkiem takiego gremium (§ 14 rozporządzenia). Także członek komisji pojednawczej ma wolne, gdy uczestniczy w posiedzeniu komisji pojednawczej. To uprawnienie również dla pracownika będącego stroną lub świadkiem w postępowaniu pojednawczym (§ 8 rozporządzenia).

Firma musi wiedzieć

Pracownik uprzedza pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli z góry zna ten powód i może go określić. Taki obowiązek nakłada na zatrudnionego § 2 ust. 1 rozporządzenia. Jeśli nie może stawić się w pracy, najpóźniej w drugim dniu nieobecności w pracy powiadania o tym. Gdy zakładowe przepisy u pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia o przyczynie nieobecności, zatrudniony robi to osobiście lub przez inną osobę. Może to zrobić telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową. Za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.

Z wymogu takiego poinformowania zwolniony jest tylko ten, kto jest złożony obłożną chorobą i nie ma domowników, którzy mogliby zawiadomić pracodawcę. Będzie tak także przy innym zdarzeniu losowym, np. gdy pracownik miał wypadek samochodowy i jest nieprzytomny (§ 2 ust. 3 rozporządzenia).

Kiedy urlop okolicznościowy?

Tylko w niektórych sytuacjach wolne dni trzeba wykorzystać w konkretnym terminie, np. wtedy, kiedy urząd wzywa pracownika, aby osobiście się w nim stawił.

Gdy jednak chodzi o uroczystości rodzinne, np. własny ślub czy narodziny dziecka, urlop okolicznościowy niekoniecznie musi przypadać w tym samym dniu. Może nawet poprzedzać czy następować wkrótce po tym wydarzeniu.

Pracownik musi jednak pamiętać tym, aby data ubiegania się o tzw. urlop okolicznościowy nie była zbytnio oddalona od samego wydarzenia. Przykładowo wniosek o dni wolne na własny ślub w pół roku po zawarciu związku małżeńskiego nie przekona pracodawcy, aby go zrealizować.

W czasie pandemii wyjątek może dotyczyć np. pogrzebu bliskiej osoby pracownika. Termin pogrzebu np. teściowej niekoniecznie musi blisko sąsiadować z jej śmiercią.

Wniosek o urlop okolicznościowy

PRZYKŁAD WNIOSKU PRACOWNIKA O URLOP OKOLICZNOŚCIOWY

(miejscowość, data)

(imię, nazwisko pracownika)

(adres pracownika)

  (nazwa i adres pracodawcy)

WNIOSEK O UDZIELENIE URLOPU OKOLICZNOŚCIOWEGO

Na podstawie § 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. z 2014 r., poz. 1632 t.j.) i w związku z ......................................... (określić okoliczność)

planowanym na dzień ....................................... proszę udzielić mi urlopu okolicznościowego

(podać datę)

w przysługującym wymiarze jednego dnia/dwóch dni* w terminie: od ...... do......

……………………………….

(podpis pracownika)

* niepotrzebne skreślić